ポイントを押さえれば怖くない！オンライン面接のススメ

新型コロナウイルス感染対策がきっかけとなり、採用活動にオンライン面接を取り入れる企業が増加しました。中には会社説明会から最終面接まで、すべてをオンラインで実施する企業もあるそうです。
オンライン面接は、Web会議などのオンラインコミュニケーションツールを利用した面接方法です。パソコン、スマートフォン、 タブレット端末を利用して自宅などから面接に参加できるため、被面接者は面接会場に訪問することなく選考を受けられます。

この記事では、あらためてオンライン面接のメリット・デメリットを確認しつつ、これからオンライン面接を導入する場合、どのようなことに気をつけるとよいかを紹介します。

オンライン面接のメリットとは

まずはオンライン面接のメリットを4つご紹介します。

① 利便性が高い

オンラインという特性上、どこからでも面接を実施することができます。
オンライン面接が普及したきっかけともなったコロナウイルスなどのパンデミックにより、外出自粛が求められる状況下でも、採用活動を継続することができました。

弊社でも新卒採用活動にオンラインツールを利用しています。緊急事態宣言が出た際も、オンラインツールを利用した面談・採用面接を実施したことで、選考を中断せずに済み、利便性を実感しています。

Face to Faceでの面接と比べてオンラインという状況では、被面接者の緊張が多少和らぐという声もあります。そのため、被面接者の自然な様子を垣間見ることができるなど副次的な効果も期待できます。

② コスト削減

面接地まで赴くための交通費や宿泊費の負担・支給が不要になります。
また、採用側は面接の日程調整、面接会場となる設備の手配などの、面接にまつわる業務コストの削減も期待できます。

面接者・被面接者にとっても、移動という行為がなくたるため費用面だけではなく、時間を有効活用できるというメリットがあると言えるでしょう。

③ より多くの候補者にアプローチできる

オンライン面接であれば、都市近郊だけでなく、地方在住者や海外在住者など物理的な距離がネックになって出会えなかった人材層との接点を持つことが可能になります。
候補者の母数が増え、より自社にマッチした人材に出会える確立を高めることができます。

④ 採用側の業務効率化、面接精度向上などにつなげられる

オンライン面接のツールで有償のWeb会議システムを利用している場合、録画機能がついているものがあります。
面接中に録画ボタンを押すだけで、簡単に面接の様子を録画することができます。

録画を残すことで、面接の振り返りや選考基準の検討などができるようになります。また、面接の進行が上手な採用担当者の様子を共有することもできるので、面接者のスキルアップ、ひいては面接の精度を上げることにつながります。

録画機能の活用ができるのは、オンラインツールを利用した面接ならではの方法ではないでしょうか。
※録画機能を利用する場合は、被面接者側への説明や同意を必ず取りましょう。

オンライン面接のデメリットとは

オンライン面接は良いことばかりのように見えますが、メリットばかりではありません。
つぎにオンライン面接のデメリットを2つご紹介します。

① 対面面接と比べ情報量が劣る

実際に対面してみたらオンライン時と印象が違ったという理由で、選考辞退につながるケースが少なくありません。
また、逆もしかりで、オンライン面接はモニターを通した被面接者の表情やしぐさが対面と比べて読み取りにくいため、細かな点を観察するのには向きません。インターネット環境によっては、会話の間合いが取りづらいこともあり、共感が得づらいこともあるでしょう。

② トラブルによって面接がやり直しになることも

被面接者がインターネット環境が不安定な場所から参加してきた場合、面接の途中で音が聞こえなくなったり、会話が途切れてコミュニケーションが取れなくなることがあります。最悪の場合は通信が切れてしまい、面接自体を中止せざるを得ない状況になってしまうこともあります。

通信状況が悪くて面接が滞り、再度日程を変更してやり直しということになると、再度面接者や会議室のスケジュールを押さえたり、被面接者との調整も必要になるなど無駄な業務と時間が費やされてしまいます。

デメリットをカバーするためのポイント

デメリットにも挙がった、オンライン面接の成功を左右する「トラブル」にはどのように備えれば良いのでしょうか。
主なトラブルの原因には、以下が考えられます。

• ネットワークなど、オンライン面接への参加環境
• オンライン面接に利用するツールやデバイス
• 被面接者側のトラブル

① 参加環境の確認

被面接者にオンライン会議に参加する際の環境について、事前に確認をしておくことをおすすめします。
Web会議を利用できる回線速度の目安は10～15Mbpsといわれています。Web会議は自拠点の映像や音声データをアップロードし、相手拠点の映像や音声データをダウンロードする必要があるので、インターネットの上りと下りの両方の速度の確認が必要です。
無料で回線速度を測ってくれるツールなどもありますので、それらを利用して被面接者に参加予定のデバイスを利用してインターネット環境を事前に確認してもらい、回線速度が遅いようであれば参加場所を変更してもらうなど、安定して接続できる場所を事前に確保してもらいましょう。
同じ場所でも曜日や時間帯、利用するデバイスによっては速度が変わることもあるため、事前確認はなるべく面接を行う日程と同じ状況（曜日や時間帯）で行うように伝えましょう。
参考：【USEN GATE 02】インターネット回線スピードテスト・通信速度測定の判定結果

数値のほかに用途別回線スペード判定結果も表示される

② 使用するツールやデバイス

ツール選びは被面接者のオンライン面接への心理的ハードルを左右するポイントにもなります。弊社では、被面接者になるべく負担をかけないよう、以下のポイントでツールを選定しました。

• WebRTC対応であること：　アプリのインストールが不要で、会議URLをクリックするだけでブラウザから会議に参加できる
• ゲストユーザーとして参加できること：　事前にアカウントを作成しなくてもゲストとして参加できる

先に触れたネットワーク環境とも関連しますが、被面接者によっては自宅にインターネット環境がなくモバイルデータのみを利用しているケースも考えられます。専用のアプリは安定した品質で通信ができますが、アプリのインストールがデータ量を圧迫し負担になる場合もあります。また、利用にあたってアカウント作成が必要なものも、有償無償に関係なく手間がかかるため、オンライン面接に対する心理的ハードルが高くなります。

また、利用するデバイスのコンディションも大切です。弊社が採用活動で出会った被面接者の中にも利用予定のデバイスの調子が悪く、途中で利用するデバイスを変更した例もありました。
オンラインツールでの接続に不安がある被面接者には、事前テストに応じるなどの配慮があるとより親切でしょう。ツールによっては事前に音声や映像の確認ができるテスト用の会議室が用意されているので、それらを利用するのもおすすめです。
同時に、採用する側でも面接当日問題なくツールやデバイスが利用できることを確認しておく必要があります。

③ 被面接者へのフォロー

オンライン面接は、被面接者側がオンラインツールに慣れていないと進行が難しいことがあります。利用するツールによって、ユーザーインターフェースや操作方法も異なりますので、接続方法や操作方法などをまとめた利用マニュアルなどを用意しておくと、被面接者も安心して面接に臨むことができます。
弊社では、新卒採用の応募者を対象に下図のようなオンラインマニュアル（オンラインツールの操作方法と、不具合時の設定の確認方法）を提供しています。

【VTVジャパン】新卒採用の応募者向けのオンライン操作マニュアル（Webサイトで提供）

また、トラブルがあった際の問い合わせ先も必ず明記しておくなど、有事の際の問い合わせ先は必ず伝えるようにしましょう。被面接者のフォローは、企業への信頼に直結します。

④ マナー

被面接者がオンライン面接に慣れていない場合に起こしがちな行動などを事前に伝えておくことで、よりよい状態でスムーズに面接を進めることができます。
例えば、「事前にドレスコードを指定する」「面接の○分前には入室可能（事前の接続テストに対応）」「背景が気になる場合はバーチャル背景などの機能の利用を可能とする」「発言しないときは音声をミュートにしておく」「通信状況が悪くなった場合は音声のみの参加も可能」など、自社の面接スタイルに合ったマナーを伝えておくことで、被面接者は余計な不安を持たずに面接に臨むことができます。

まとめ

オンライン面接は、採用側にも被面接者側にもメリットのある採用方法です。
利用するツールや運用方法次第で、メリットを最大限に引き出しながら効果的な採用活動が期待できます。

VTVジャパンではオンライン面接をご検討のお客様へのビジュアルコミュニケーションのご提案を行っております。
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