東京オリンピック2020が開催された2021年あたりから働き方が進化し、遠隔地にいる社員や仕入れ先、取引先とのコミュニケーションをオンライン会議で実施するスタイルに移行されました。今まで利用されていた「テレビ会議システム」や、それらを同時接続させるための多地点接続サーバー「MCU」の稼働率が減り、現在ではMicrosoft365でサービス提供される「Teams」やオンライン会議サービス「Zoom」を使ったビジュアルコミュニケーションが主流となっています。
今まで利用していたテレビ会議システムの現状、利用状況についてVTVジャパンのお客様の声を聞いてみると、やはりテレビ会議システムを使う機会は激減しているようです。システムが稼働していないので保守サービスの更新を打ち切り、サポートの無い状態で「壊れるまで使う」といった方針の企業様が多いように感じます。多地点接続もMCUを廃止し、テレビ会議システムの機能にある「内蔵多地点接続機能」を用いて複数拠点を接続し利用しているケースが多く見受けられています。
壊れるまで使うという方針でテレビ会議システムの利用を続けている企業様は多いのですが「壊れてしまったらどうする？」を事前に検討されている企業様は、実はそれほど多くないのが現状です。確かに情報収集としてTeamsやZoomで利用できる専用機「Teams Rooms や Zoom Rooms」の名前や存在は知っていても、
・テレビ会議システムが壊れてしまった後の「リプレイス対象」としてちゃんと利用できるのか？
・その品質は？ 使い勝手は？
・コストは？ 管理は？ 運用は？
など、テレビ会議システムのリプレイス対象として、詳細な部分までは把握しきれていない管理者様の声も多く聞かれます。
現在、テレビ会議システムに変わって注目を集めている「Teams RoomsやZoom Rooms」といったオンライン会議サービス内で利用できる専用端末ですが、
・従来利用していたテレビ会議システムとRoomsでは何が違うのか？
・テレビ会議システムに代わるデバイスとしてRoomsがなぜ優位とされているのか？
・簡単にオンライン会議へ接続できる理由はどこにあるのか？
など、失敗しないRoomsへのリプレイス手順をご紹介して参ります。
オンライン会議サービスで利用する専用端末「Rooms」ですが、テレビ会議システムと大きく何が違うのか、という部分を解説していきたいと思います。
大前提として、様々な違いはあれど遠隔会議のデバイスとしての役割は同じです。Rooms本体・カメラ・マイク・コントローラーで構成され、HDMIケーブルでモニターに接続しIPネットワークを利用するという部分はテレビ会議システムと変わりありません。では何が大きく違うのか？ 分かりやすく利用者の目線から解説します。
テレビ会議システムのほとんどは「リモコン」を使って操作していました。
一部、タッチパネル仕様のメーカーもありますが、Roomsでは「タッチパネルコントローラー」を使った端末操作がスタンダードな構成になります。
写真でもお分かりの様に、Teams Rooms・Zoom Roomsどちらも同じようなUIが見て取れます。テレビ会議システムではリモコン操作が一般的だったので、操作方法が分からなかったりボタンの押し間違えがあったり、うまくテレビ会議に接続できないなど問題が起こり、必ず操作マニュアルを準備するケースが定番でしたが、Roomsでは全てタッチパネルコントローラーにアイコンや文字で表示されるので、操作が初めてな方でもスマートフォンを操作する感覚で直感的にご利用いただけます。
管理者側としてはテレビ会議システム利用時に対応していた「操作が分からない・つながらない」というクレームが内線電話で入り、会議室へ急行していたシーンが思い出されますが、Roomsを利用する事でこれらのトラブルが軽減され、利用者から「使いやすい！ 簡単！ いいね！」と高評価していただけるデバイスになるのではないか、と感じております。
テレビ会議システムを使って会議開催する場合、コーデック本体に登録されているアドレス帳から接続先を選択してコールする方法が一般的でした。多地点接続サーバー「MCU」をご利用されていた企業様なら経験があると思いますが、MCUでは会議予約機能があり、設定した日時になればMCU側から呼び出されテレビ会議システムが自動で会議参加できていました。ではRoomsの場合はどんな会議開催方法になるのでしょう？ Teams Roomsを例にご紹介します。
Teamsを利用した会議開催方法として、Microsoft365のサービスにある「Outlook」から会議予約を行い、開催日時になれば個々パソコンから予約された会議に出席するという流れが一般的だと思います。パソコンをデバイスにした参加方法は日頃みなさまも経験済みだと思いますが、会議室に設置されたTeams Roomsはどのように会議参加させるのか？ ですが、一般的なTeams会議予約方法とまったく変わりません。
MCUで会議予約する場合、テレビ会議システムの予約はできても物理的な会議室の予約はグループウエアなどで予約登録するなど、2度手間・3度手間が必要でしたが、Teams RoomsではMicrosoft365のベーシックな設定が必要ですが、Outlookで「会議予約・会議室予約・Teams Rooms予約・参加者予約」が一度に行える運用も可能になります。Outlookで会議予約が完了後、Teams Roomsのタッチパネルコントローラーを見ると、会議予約スケジュールが表示されます。
Teams Rooms利用者は予約された会議の「参加」ボタンをタップするだけで、Teams会議に参加する事が出来ます。我々VTVジャパンのお客様から「うちの会社はリテラシーが低いから・・・」と諦め口調でお話しされる管理者さまも多い中、Teams Rooms利用者はタッチパネルコントローラに表示された会議予約から「参加」ボタンをタップするだけなので、ITに不慣れな方や機械操作が苦手な方まで、本当にワンタッチするだけでRoomsからオンライン会議へ参加する事ができるようになります。
テレビ会議システムとRoomsの大きな違いとして最後に注目したいポイントは「Roomsは1台からでも導入いただけるシステムである」という事です。テレビ会議システムの場合は、テレビ会議システム同士が通信し遠隔会議が成り立つ仕組みですが、Roomsの場合は通信対象がバーチャルな会議室（VMR）という考え方になります。
テレビ会議システムは「物」に対して通信しますが、Roomsは「場所」に対して通信しますので、オンライン会議で利用するデバイスがパソコン・タブレット、またRoomsでも利用可能となります。会社の各拠点を含む会議室が10室あるとすれば、テレビ会議システムの時は10台必要だった事に対し、Rooms導入の考え方として1拠点にRoomsを導入しておいて、残りの9拠点はパソコンやタブレットで運用する事ができるようになります。
例えば頻繁にオンライン会議で利用される小～中規模の会議室にRoomsを導入し、品質や使い勝手などをトライアル利用して導入拠点を徐々に増やしていく方法が、テレビ会議システムからRoomsへリプレイスしていく失敗しない方法のひとつではないかと考えます。
その後、社内にRoomsが浸透した時点で大会議室や役員会議室など「重要度の高い会議を行う部屋」へRoomsを導入するようなステップが満足し、納得してRoomsをご利用いただける導入手順だと考えます。
如何でしたでしょうか、テレビ会議システムとRoomsの大きな違い、ご理解いただけましたでしょうか？ Teams RoomsやZoom Roomsを紹介しているウエブサイトは数多くありますが、スペックや写真だけでは評価しにくい製品です。我々VTVジャパンでは、東京・大阪にTeams Rooms・Zoom Roomsが実際にご体感いただけるデモンストレーションルームを設備しておりますので、次世代のテレビ会議システムをRoomsへ移行したいなどご検討されているのであれば、是非VTVジャパンのデモンストレーションルームへお越しくださいませ。 みなさまのご来社、おまちしております。
次回6月に掲載させていただくコンテンツ内容は「Teams Rooms・Zoom Rooms」それぞれの選定選択ポイントをご紹介させていただきます。
