前回のコラムでは、Teams Rooms・Zoom Roomsを選定する３つの確認ポイントについて見てきましたが、最終回3回目のテーマはこれらRoomsを導入する事に関しての「メリット・デメリット」を解説してみたいと思います。
Teams RoomsやZoom Roomsを利用する事でメリットは数多く考えられますが、3つの観点に絞ってご紹介したいと思います。
メリット｜その①
IDを持たない方でもご利用する事ができる
そもそもオンライン会議を利用する場合、利用者にIDを付与してTeamsやZoomをご利用いただく事が出来ますが、社員全員にIDを付与するコストなどを考えると、なかなか現実的ではありません。となるとIDを持たない社員がパソコンを使ってオンライン会議を主催したり、会議に参加できないケースが考えられます。もちろんゲストで参加する事も可能ですが、頻度が高くなれば現実的ではありません。
ですがRoomsは会議室に設備するデバイスとなり、RoomsにIDを持たせるような設定、運用となります。なので、IDを持たない社員も気にすることなくRoomsを利用してオンライン会議に参加したり、オンライン会議を開催する事と可能になります。
メリット｜その②
グループウェア連携で会議予約できる
2つ目のメリットは、社内で利用されるグループウェアとの連携で会議予約ができる事です。例えばMicrosoft365をグループウェアとしてご利用の企業様であれば、Outlook連携により会議予約する際に会議室に設置しているTeams Roomsを一緒に予約することができます。予約が完了すればTeams Roomsのタッチパネルコントローラーに予約された会議タイトルがアイコン表示され、利用者はそのアイコンをタップするだけでTeams会議へ参加する事ができます。
メリット｜その③
Roomsの稼働率や状態が管理できる
例えばZoom Roomsをご利用する場合であれば、Zoom管理者画面にある「ダッシュボード」からZoom Roomsの稼働率や利用状況を管理する事ができます。どのZoom Roomsがどんなミーティングにどれだけ利用されているか、Zoom会議の品質はどうだったか、でれだけの参加者がいたか、などを管理する事ができますので利用者からの相談や質問に応える際、役立つデーターを収集する事ができます。
次にTeams Rooms・Zoom Rooms導入前に知っておきたいデメリットをいくつか紹介いたします。デメリットとして感じない項目もあるかもしれませんが、デメリットになるかもしれない内容としてご参考にしてください。
デメリット｜その①
音声・映像に関する臨場感
これは今まで企業様がご利用されていた「テレビ会議システム専用機（H.323/SIP）」との比較になりますが、もともとTeamsやZoomはデバイスをパソコンをメイン利用とする設計のもと展開されたサービスだと認識しておりますが、その仕組みをRoomsに持たせることによりテレビ会議システム専用機のような簡単で便利な運用が可能になりましたが、カメラや音声の品質に関してテレビ会議システム専用機と比較すると、若干劣ってしまう部分があるように感じています。
カメラの解像度や倍率はテレビ会議システム専用機と同等であっても、画（絵）を作り出す臨場感や、集音能力の差、相手の声の臨場感など、テレビ会議システム専用機の場合は、それ専用の端末でしたが、Roomsは汎用性のあるオンライン会議デバイスという印象があります。
Rooms導入検討時には、しっかり実機の性能や品質を理解する事が必要です。
デメリット｜その②
情報システム部との連携
例えばTeams Rooms導入検討部門が情報システム部（情シス）の場合ですとMicrosoft365の管理などもされているので、Teams RoomsのOS選定やMicrosoft365とTeams Roomsとの連携設定や管理を主導で対応する事ができますが、導入検討部門が経営企画部やマーケティング部の場合、Teams RoomsだけではなくMicrosoft365に関わる多くの知識が要求されることになりますので、必ず知識を持った情シスのメンバーと一緒に導入検討されることをお勧めいたします。
デメリット｜その③
Rooms利用や稼働に時間がかかる可能性がある
こちらはRoomsの機能・性能とは関係ありませんが、もともとTeamsやZoomをパソコンで利用していて会議開催手順なども慣れている社員が多くいる中、会議室ではRoomsを使ってくださいと推奨しても、利用者の中にはパソコンの方が慣れてるし簡単、トラブルが起こったらイヤだからパソコンを使う、Roomsって一般社員も使っていいの？ といった思い込みや認識の違いからせっかく導入したRoomsの稼働率が上がらない、Rooms利用が定着しないといったケースも考えられますので、導入前にしっかり運用方法やルールを考えておく必要があります。
如何でしたでしょうか、Teams Rooms｜Zoom Rooms 導入に関する「メリット・デメリット」ご理解いただけましたでしょうか？ Teams RoomsやZoom Roomsを紹介しているウエブサイトは数多くありますが、スペックや写真だけでは評価しにくい製品です。我々VTVジャパンでは、東京・大阪にTeams Rooms・Zoom Roomsが実際にご体感いただけるデモンストレーションルームを設備しておりますので、次世代のテレビ会議システムをRoomsへ移行したいなどご検討されているのであれば、是非VTVジャパンのデモンストレーションルームへお越しくださいませ。 みなさまのご来社、おまちしております。
