日々、会社の業務で利用しているオンライン会議の仕組みですが、従来は多地点接続サーバー（MCU）をプラットフォームとし、テレビ会議システムを利用する企業が多く、小規模な拠点やお客様、取引先様はパソコンを利用してミーティングに参加するケースがほとんどでした。しかし現在ではクラウドサービスをベースとしたWeb会議的な利用が中心となり、オンライン会議参加者のほとんどがパソコンを使い、会社の会議室からミーティングへ参加する少数の方々はテレビ会議システムを利用するケースへと変化しています。
そこで問題となってくるのが「ミーティングを開催するときの接続方法」ではないでしょうか？ 会議主催者はオンライン会議サービスから会議予約し、関係者へ接続URLをメールで送ります。パソコン利用の参加者は指定されたミーティング時間に各自がメールに書かれている接続URLをクリックすれば会議に参加できます。
しかし会議室からテレビ会議システムを利用して参加される方々は、リモコンを使って接続URLを打ち込んで接続しなければならず、入力ミスや長いURLを打ち込みむ手間が発生し、時間通りに接続できない、入力が面倒などの理由からテレビ会議システムを利用されなくなり、最近ではテレビ会議システムの稼働率が下がっている企業が多いと言われています。
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またセキュリティー面を考慮して、ご利用されるオンライン会議の予約は管理者（情報システム部や経営企画部など）へ申請して予約を申込んでいるなど、運用面に関しても面倒だ、もっと簡単に予約は取れないのか、というユーザーの声も耳にします。
テレビ会議システムやパソコンの混在参加でも「簡単に」「シンプルに」そして「管理の手間が軽減」される、そんなオンライン会議利用者のご要望から生まれたオンライン会議予約管理ツール「VTV Booking Maker（VBM）」をご紹介したいと思います。
VTV Booking Maker（VBM）とはお客様のご要望の声から生まれたVTVジャパンオリジナルのサブスクリプションサービスです。ご利用中のクラウドサービスの仮想会議室（VMR）を管理しながら、誰でも簡単にオンライン会議予約ができてしまうアプリケーションです。大きな特徴として2つのメリットを持ったサービスとなります。その2つのメリットとは、、、
① 誰でも簡単にオンライン会議予約、会議招集ができる
② テレビ会議システム参加者は電源をONしておくだけでオンライン会議につなげてくれる
というようなメリットがあります。ではパソコンを使って実際にVTV Booking Maker（VBM）の画面を見ながら操作方法を見てみましょう。ご覧頂くGUIはVTVジャパンで取扱のある「BlueJeans」というクラウドサービスの利用イメージです。
このようにVTV Booking Maker（VBM）では、たった「4つのステップ」でオンライン会議を予約する事ができます。またVTV Booking Maker（VBM）で予約作成された会議は「ワンタイムミーティング」で作成されます。ワンタイムミーティングとは、クラウドサービスの仮想会議室（VMR）に設定されるパスコード（暗証番号）が自動でその都度設定される機能の事で、パスコードの使い回しによるセキュリティー面のトラブルを防ぐことができます。
それでは、VTV Booking Maker（VBM）を使ったオンライン会議の予約方法から会議が開催されるまでを、動画を見ながらもう一度ご紹介したいと思います。
会社の会議室からオンライン会議に参加する方々は、テレビ会議システムの電源をONにしておくだけで自動接続され、終了時間になると自動切断されますので操作する手間が省け、しかも無駄に長くなる会議時間を抑制する効果も望めます。
VTV Booking Maker（VBM）はVTVジャパンでご体感頂くことができます。また実際にみなさまの会社に環境を構築してトライアルしていただくことも可能ですので、ご興味ございましたら是非お問い合わせ願います。
