テレビ会議やWeb会議、オンライン会議って集中できなかったり、時間が長引いてしまったり、会議内容がまとまらなかったりすること、良くありますよね。しかも社外の方とオンライン会議すると、セキュリティーとプライバシーの関係でカメラミュートされるシーンも多く、相手の表情や誰が話しているのか分からない事も度々・・・。
はぁ～、やっと営業会議終わった～。今日も長かったなぁ・・・。
営業部って毎回会議の時間長いなぁ。オンライン会議でやってるんやろ？なんかシステムのトラブルとかで長引いてるんか？
森田さん、いや、そうじゃないんです。ネットワークも良好で、オンライン会議サービスやヘッドセットなどデバイスもストレスなく使えてるんですけど、毎回会議時間が延長するんですよね。
それだけ活発な意見やアイデアが議論されてるってことじゃないんか？
いやぁぁぁぁ、そーでもないんですよ。眠そうな人もいれば、まったく意見を出さない人もいるし、しかも議題に対しての解決策や方向性もまとまらないんですよね。
誰がオンライン会議の司会進行してるの？
ん？ 僕ですけど・・・。
ちゃんと「ファシリテーション」してる？
ファシリテーション？？ 走るアプリケーション？？？？ ・・・・なんか良く分らないんですけど。
オンライン会議に関わらず、会議やミーティングで成果を出すためには「ファシリテーター」がどれだけ上手に進行するか！参加者の意見を引き出すか！会議をどうまとめるか！という裁量にかかってるのよ！
なんか今日の花水さん、心強いね！ 成果の出るオンライン会議はどうやれば良いのか、教えてくれない？
ワシも聞いとこ・・。
かしこまり！ じゃぁ、まず初めに「ファシリテーション」と「ファシリテーター」について説明するね。
と言うように【ファシリテーター】は会議の場の進行役で、参加者に積極的に発言させたり、会議の流れを整理しながらまとめて、参加者の意識や理解を共通認識させる【ファシリテーション力】が無いといけません！ という事。
ふんふん、意味は分かった。でもどんな風に進行したら成果の出るオンライン会議が実施できるの？
成果の出るオンライン会議の進め方としてポイントは「３つ」！ そこも説明するね。
時間の長い会議をするんだったら、45分ぐらいで5～10分の休憩を入れるようにすると良いかもね。あとオンライン会議の場合、移動しなくて良いから会議を連続してスケジュールされるケースも多いと思うんだけど、1回のオンラン会議を45分で終わらせて、次の会議の準備をしたり15分間リフレッシュしたりする時間が必要よね。
ふんふん、ダラダラ会議しても効果なし！ってことだね。で、2つ目のポイントは？
2つ目のポイントはコレ！
特に気を付けたいのが「宿題はあるのか？」だよ。誰が、いつまでに、何を宿題にするのか？、はきっちり決めておかないと、次の会議で進捗確認できないもんね。
あわわ・・・、確かに会議で問題課題が残っても、次に誰がどうするかって決めずに終わる会議って多いです。反省。最後の１つは何？
3つ目のポイントはコレ！
特に心掛けてきたいことは「キミの意見はうちの会社の考え方と合っていない」とか「考え方の論点がずれてるよ」など、ネガティブな進行は避けようね。反対意見は参加者から発言されるようなやりとりにすると良いかもね。
なるほどねー！ 花水さん、すごく分りやすかった！
しかし花水、なんでそんなスキル持ってるんや？ チャラチャラしたバイトやのに？？？？
ワタシ、和食が好きで家では漬物作ってるんですよ。特にお新香作るのが上手なので、お！「進行」上手！って事ですかね？
うう・・、ギャグにも説得力あるやないか・・・。
会議の進行は難しいですが、特にオンライン会議となると「雰囲気」が伝わりにくいので、次のオンライン会議で「ファシリテーター」となる方は、一度今回のポイントを実践してみてはいかがでしょうか？
