企業で利用されているテレビ会議専用機から、ZoomやMicrosoft TeamsなどのWeb会議ツールへの切り替えまたは統合を検討されている企業のご担当者は多いのではないでしょうか。
ここ最近のオンライン会議ツールの進化や市場の変化は大きく、まず何から手をつければいいのかご相談いただくケースが増えています。ここではオンライン会議ツールのリプレイスでは、何をポイントに準備を行えばよいかをご紹介します。
現在のオンライン会議の利用状況を把握する
現在社内でオンライン会議はよく行われていますか？利用している部署や用途、ツールなどは偏っていないでしょうか。
リプレイスは利用用途を広げるよい機会です。社内アンケートを実施するなどして利用者の声を収集しましょう。なぜ利用しないのか、なぜ頻繁に利用しているのか。管理者からは見えづらい利点や欠点が見つかることがあります。
社内で利用されているテレビ会議専用機の状況を把握する
次に現在社内に現存するテレビ会議専用機の状況を把握します。リース期限や保守契約の状況を確認し、全体を見直した際に引き続き利用可能かどうかを判断します。
ほとんどのテレビ会議専用機が、メーカーが設定する保証期間終了後は修理対応ができなくなります。
この先も専用機を利用必要があるか、サポート終了後も利用するのか、利用するなら何年まで保証期間があるかなどを把握しておくことも大切です。
参考：テレビ会議システム販売終了製品一覧
代表的なメーカーの製品終了後のサポート終了日を掲載しています。
個別の製品については下記よりお問い合わせください。
混在するツールを統合し、誰でも利用できる環境を整える
長年テレビ会議を行われてきた企業では、新旧さまざまなメーカーのシステムやWeb会議ツールなどのコミュニケーションツールが部署毎に混在しているケースが見受けられます。
オンライン会議ツールが異なることで、コミュニケーションロスを招いているケースもあり、状況を事前に把握することができれば、リプレイスは社内コミュニケーションを見直すよい機会になります。
まずは社内に存在するオンライン会議ツールの情報を一覧化して、どこまで接続を可能とするかなどを検討するところから始めると、リプレイスの全体像がつかめます。
なお、現在は異なるテレビ会議専用機間を接続できるツールや、ZoomやMicrosoft Teamsなどと専用機を連携できる方法もあります。下記もご参照ください。
参考：ソリューション｜Teams・Googleテレビ会議連携
実現したいことをまとめ導入計画を立てる
現在のオンライン会議の環境から改善したい点や社内の状況が把握できたら、それらをまとめて導入計画を検討します。
その後、それを実現できるパートナーとなる販売店を決定し、希望を伝え相談を行いましょう。
なお、リプレイスはすべてを一度に実施する必要はありません。
最近ではPCやタブレットをテレビ会議専用機代わりに利用できる製品やサービスも多く、専用機を一度に入れずに主要拠点から順に利用状況を見ながら導入されるお客様も増えています。
予算に合わない場合や導入環境が整わない場合は、フェーズを分けて導入計画を立てることで、妥協することなくリプレイスを実施できます。
VTVジャパンでは上記のようなリプレイスに伴う必要な事前準備から、導入・運用ご担当者にヒアリングを行いながら一緒に進めさせていただくソリューションをご提供しています。
事前準備がリプレイス成功の鍵を握ります。ご検討の際にはお気軽にご相談ください。