ウェビナーで発生する課題に対する解決策とは
テレワークが定着し、リアルなイベントからWeb上でセミナーなどを開催するウェビナーが多くの企業で実施されていますが、参加者のウェビナー疲れや主催者側でのウェビナー管理の不備など、課題も顕在化しつつあります。そんなウェビナーの今について改めて整理しながら、見えてきた課題に対しての解決策について考えていきます。
強力な営業ツールとなりつつある「ウェビナー」の今
世界的なパンデミックの影響から、会場を借り切った大規模な展示会やユーザーを集めて開催するセミナーなどが難しくなっていることはご存じの通りでしょう。そこで、Web会議ツールのオプションなどを駆使して1対多の接続を行うことでセミナーをWeb上で開催するウェビナーが広がってきており、1度は参加したことがある方も多いはずです。時間さえ確保できればどこからでも参加できるウェビナーだけに、会場の予約や設営など事前準備が最小限で済むため、それなりの頻度でウェビナーを企画、開催している企業も少なくありません。
販売促進やマーケティングの観点から社外に向けて行うものだけでなく、社内的な研修や講義などにもウェビナーの仕組みが利用されており、新入社員や幹部に向けた研修にも活用されているほどです。今やウェビナーは、人材育成や販売促進などの観点から必要不可欠な仕組みとして広く認知されているところです。
そもそもウェビナーにはどんな種類があるの？
そもそもウェビナーとは、Webとセミナーを掛け合わせたもので、インターネットを利用してセミナーや研修、講演会などを行う仕組みで、Webセミナーやオンラインセミナー、eラーニングなどと同義です。実際のウェビナーは、生配信を行ってその場でテキストチャットなどを活用して質疑応答に応えるライブ配信もあれば、事前にテロップや字幕、資料挿入などを行った動画コンテンツを準備して、生配信やオンデマンド提供を行う録画配信などその方法はいくつかのパターンがあります。授業や講義などマンツーマンで行う個別配信のものもあります。同期型と非同期型に大きく分かれますが、使うツールによって有料・無料の選択肢が出てきます。
オフラインのイベントとオンラインのウェビナーで大きく違う部分は、潜在顧客へのアプローチからリードとなる見込顧客の獲得、そして商談から実際の受注までのプロセスにおいて、ZoomなどのWeb会議ツールを活用していくことができる点でしょう。いわゆる優良顧客へと育てていくナーチャリングの手法として、情報が統合的に利用できるようになります。
リアルな展示会の場合、ブースで顧客と会話をしながら見込顧客となり得る名刺を獲得し、後日電話やメールを使って商談につなげていくようなプロセスを経ることになります。ウェビナーの基盤となるWeb会議ツールを用いれば、それらのプロセスを全てオンライン上で実現することも可能となります。
ウェビナーを行う配信プラットフォームに求められる機能
ウェビナーを行うツールは、主にZoomなどのWeb会議ツールが持つオプションとしてのウェビナー機能を利用するケースもあれば、Adobe Connectなどウェビナー専用プラットフォームやFacebookLive、LINEライブなどSNSを利用するもの、YouTube Liveなど動画配信プラットフォームを活用する方法など、いくつかの方法が選択できます。配信方法は様々な方法がありますが、ターゲットの多くがどんなデバイスから参加してくるのかによって、選択していくケースが一般的です。
法人向けの製品やサービスに関するウェビナーであれば、ビジネスマンがPCやテレビ会議端末を経由してアクセスするケースが多く、SNSなどを利用するよりは、クラウドベースのWeb会議ツールやウェビナー専用プラットフォームなどが選択されます。一方、個人向けのプロモーションであれば、SNSや動画配信プラットフォームを選択することになることが多くなります。ウェビナーに参加する人の属性に応じて使い分けていくことが求められます。
一般的に法人向けのウェビナーでは、参加登録機能や録画機能、アンケート及び投票機能、参加者と登壇者の間でやり取りできるライブチャット機能などが必要となってきます。また、企業ロゴの追加などのカスタマイズ機能や権限に応じたアクセス制御機能なども必要でしょう。
ウェビナーを開催する場合は、講師として登壇するプレゼンターが使う、カメラやマイクが備わっているPCがあれば基本的に開催することが可能です。実際には、切り替え用のカメラやノイズキャンセリング機能などが備わったマイクなどを用意し、高精細な映像と音声が提供できるような環境を用意しているケースも少なくありません。
ウェビナー運用のなかで見えてきた課題
多くの企業で日常的に企画、開催されているウェビナーですが、すでに多くの方が体験しているなかで、具体的な課題が顕在化してきています。参加者側の視点はもちろん、管理者側の視点双方からその課題について考えてみます。
参加者のウェビナー疲れ
多くの企業でウェビナーが開催されており、情報収集のために参加する機会は多いことでしょう。ただし、ウェビナーの開催頻度が多いため、以前は展示会場に赴いて一気に情報収集できていたものができずに、効率よく情報収集するために、どのウェビナーに参加すればいいのか悩むケースもあることでしょう。また、いろいろなウェビナーに何度も参加することで新鮮味が失せてしまい、多少面倒に感じてしまうことも。
さらに、ウェビナーの開催形式や参加方法がバラバラで、その都度学びが必要になるなど、使い方が統一されていないことでの手間も感じているようです。ウェビナーが広く利用され始めた段階にある今、ユーザー体験が最適化されていない状況が続いており、どうしてもウェビナー疲れを引き起こしてしまっているようです。実際のユーザーアンケートでも、およそ7割の方がウェビナー開催に関する情報が多すぎて、選ぶのに疲れてしまうと回答している調査もあるほどです。
ウェビナーを開催する各部門の負担が大きい
ウェビナー開催に際しては、主にウェビナーを開催したい各部門の責任所掌が、ウェビナーを行うプラットフォームを用意し、ターゲットに合わせたコンテンツ作りや事前の集客活動、そして当日の議事進行からウェビナー後のフォローアップ、商談化を行っていくケースが多くみられます。突発的なテレワークへの移行を強いられてきたため、ウェビナーを統括する部門がそもそも整備されておらず、現場主導でウェビナーを開催せざるを得ないという状況も多く見受けられます。
部門ごとでプラットフォームを運用していくケースでは、当然ながらITに関する知識が十分にないケースもあり、現場部門にそれなりの負担を強いてしまうことも少なくありません。場所の手配からブースの設置など専門知識と経験を持ったマーケティング部門でないと開催しづらい従来のリアルなイベントに比べて、サービスを契約するだけで手軽に利用できるウェビナーは、多少の知識があれば開催できてしまうもの。それゆえ、ITに不慣れな部門担当者任せになり負担が大きくなってしまう傾向にあります。
管理者不在でのバラバラな管理
各部門での運用を余儀なくされているウェビナー環境では、当然ながら情報システム部門の関与も最低限であり、ケースによっては部門の自由裁量のなかで運用されているケースもあることでしょう。この場合、情報システム部門にとってみれば、全社的に統制されていない“野良ウェビナー”が部門ごとに開催されてしまっている状態で、セミナー参加者に関する個人情報管理やウェビナー内容の漏洩リスクなどセキュリティやガバナンスへの対策は十分ではないことが想像されます。
もちろん、IT的な視点でいえば、部門ごとにバラバラの環境で同時刻にウェビナーが開催されてしまうと、ネットワークの帯域が急激に圧迫されてしまうことも。ネットワークやセキュリティの面で、快適なウェビナー環境とは言えない状況も出てきます。ウェビナーを利用するためのライセンスだけは情報システム部門で管理しているケースもありますが、どんな使われ方をしているのなど、企業として統制のとれた環境かどうかは重要になってくるはずです。
ウェビナーにおける最適な基盤とは
では、ウェビナーにおける最適な環境とはいったいどんなものなのでしょうか。まさにウェビナー黎明期にある今だからこそ、どんな環境が必要なのかを理解しておく必要があります。最も理想的なのは、社内にウェビナーを統括する部門を整備し、テレビ局のような社内的なウェビナー専用の配信局を中心に配信プラットフォームを統合し、企業全体のウェビナーを企画運営していくことではないでしょうか。
【ウェビナー参加者に向けての視点】
参加者が感じているウェビナー疲れなどの課題に対しては、各部門が実施しているウェビナーを全社的な視点でとらえたうえで、最適なユーザー体験を作っていくことが求められます。ウェビナー登録の段階から申込フォームをきちんと統一させた形でアクセスできる環境を整備し、ウェビナー時に行うアンケートやライブチャットなどアクションの統一、参加者に対して簡単に資料できるダウンロード手法の採用など、できる限りユーザーに負担なくウェビナーに集中してもらえるような環境を意識したいところです。
そのためには、社内の統一的な運用ルールを定めたうえでウェビナー専用の組織も選任し、参加者の意見もヒアリングしたうえで改善を進めるなど、ウェビナーで最大限の効果が発揮できるような仕組みづくりを目指しましょう。
【情報システム部門に向けての視点】
配信プラットフォームのライセンス管理だけを行うだけでなく、最適な配信環境が維持できるかどうか、そして利用する部門担当者のアカウント管理や個人情報保護の視点も見逃せないところです。セキュリティの観点でいえば、配信プラットフォームが用意しているTSLのバージョンが自社のセキュリティポリシーに合致しているかといった観点はもちろん、Zoom爆弾のように悪意を持つ第三者の侵入などのセキュリティインシデント対応、パスワードごとの機能制限などにも配慮できるよう、統合管理できる環境づくりを進めていきたいところです。
特に音声と映像を社内ネットワークに乗せることになるため、利用状況を的確に把握しながらネットワークへの負荷が過大になっていないか、配信するコンテンツの情報管理など、セキュリティやガバナンスを考慮する情報システム部門の役割は本来大きなものになってきます。利用する配信プラットフォームのセキュリティ環境もきちんと確認したうえで、野良ウェビナーを放置しない環境づくりを意識するべきです。
【ウェビナー開催部門に向けての視点】
集客のための施策やアフターフォローのフローづくりは重要なものですが、ウェビナーで一番大切になってくるのは質の高いコンテンツの配信です。そのためにコンテンツ作成にできる限り時間を割きたいところです。その意味では、事前準備やウェビナー当日の配信プラットフォームの運用管理などの時間を最大限削減し、コンテンツ作成やプレゼンテーションのリハーサルなどの時間が確保できるような環境整備を進めたいところです。
その意味では、情報システム部門などに協力を仰ぐことはもちろん、ウェビナー運営のノウハウを持っている外部パートナーに事前準備からアフターフォローまでを任せてしまい、参加者が興味をそそるようなコンテンツづくりや当日のスムーズなプレゼン準備に注力できるフローを整備しておきたいところです。
VTVジャパンが提供するウェビナー支援サービス
自社の環境に合わせたウェビナー環境の支援から運営サポートまでを手掛けているのが、VTVジャパンが提供するウェビナー支援サービスです。Zoomのウェビナー機能を活用して提供されるこのサービスは、ウェビナーの企画から集客、開催後の顧客フォローまで、幅広い領域でサポートするサービスです。特にテレビ会議・Web会議専業ベンダーとしての知見を駆使し、システム環境の最適化やセキュリティ対策強化を支援しながら、参加者に飽きさせないウェビナーコンテンツの作成ノウハウについても提供可能です。
企画段階のウェビナーデザインでは、要望をヒアリングしたうえで実施形態や機材構成の提案から調達も含めて手厚く支援します。また、参加希望者リストに対して登録のためのメール配信支援やリマインダーメールの送信など、本番前日までの集客支援もサポート。さらに、当日行われるリハーサルおよび本番時のツール操作を代行したうえで、本番終了後はアンケート集計や出欠名簿作成などZoomからエクスポート可能な情報整理を行うことも。人気の高いZoomウェビナーを軸に、自社に求められる環境づくりを強力に支援します。
ウェビナーの企画から集客、開催後のお客様フォローまでサポートします。