年末年始の休暇前のシステム点検で、システムも気持ちもスッキリと新年を迎えましょう
オンライン会議の普及に伴い、納会や年賀式などの年末年始に開催される社内イベントをオンライン会議で開催する企業が増えています。多くの社員が一堂に会したフォーマルなイベントが多いため、オンライン会議の管理者にとっては、普段の打ち合わせや会議とは異なるプレッシャーを感じることと思います。
本コンテンツでは、長年オンラインイベント支援も行っている弊社が実際に行っている、年末に行うべきオンライン会議のシステム・設備の点検ポイントや年始にやるべきこと、オンラインイベント前の注意事項についてご紹介します。
年末の大掃除に併せてオンライン会議設備も点検！システム周りを整理してトラブルも防止
会議室やホールなどに常設するオンライン会議のシステムや映像・音響設備は、導入時に配線などに気を使って設置しても、不特定多数の人がシステムや設備を利用するため環境維持が難しい場合があります。機器やケーブルを別の場所で使用するために常設の設備を外してしまい、その後元に戻す際に配線ミスをしたりケーブルが断線してしまうなど、さまざまな理由でトラブルの原因になることがあります。
特に年末はオンライン会議の需要が多いため、気づかないうちに社内ユーザーがトラブルの原因を作ってしまい、そのまま年始年末のイベントを開催してしまっては大変です。
このようなトラブルを防ぐためにも、年末の社内の大掃除などの機会にオンライン会議のシステムや会議室の設備も併せてしっかり点検・整備し、スッキリとした状態で年始を迎えてみてはいかがでしょうか。
年末にやっておくべきシステム点検の5つのポイント
自社の設備や環境によって追加で行うべきこともあると思いますが、ここでは基本的な点検項目を5つご紹介します。
①備品の確認
会議室に常設されるカメラやマイク・スピーカーなどの映像・音響設備が正しく動作するかを確認します。映像が映らない、音が聞こえないなどのトラブルがある場合は、まずはケーブルがしっかり挿入されているか、配線ミスがないか、ケーブルが断線していないかを確認し、それでも改善されない場合は機器の故障が考えられるため、保守に加入している場合はサポートデスクに連絡をしましょう。保守に加入していない場合は、購入した販売店へ修理対応が可能か確認してみましょう。
カメラやマイクの故障の原因についてはこちらもご参照ください。
②配線の確認
前述の備品の確認とも被りますが、「電源系およびネットワーク系の配線確認」「機器本体と周辺機器間の物理的な配線確認」といったオンライン会議に必要な機器が正しく配線されているかを確認します。弊社サポートデスクへのお問い合わせでも配線ミスによる不具合が多くみられます。本来設備は会議室などに常設して外さないのが良いのですが、管理者の知らないところで機器やケーブルを外して他の場所で利用しているケースはよくあるようです。
事前に機器にケーブルが配線された状態の写真を撮っておいたり、ケーブルと本体のコネクタ部分にテプラなどでタグ付けしておくと、配線確認がしやすく外したあとの再結線によるミスが減るのでおすすめです。
③ケーブルをまとめる
ケーブルが煩雑になると見た目が雑然としてしまう他、断線の原因になる場合もあります。ケーブルは普段からケーブルバンドなどでまとめておけるようにしておくと良いでしょう。
④機器の動作確認
オンライン会議を起動した際に、システムの待ち受け画面が正しくモニターに表示されているか、また操作用タッチパネルを利用している場合はタッチパネルに正しくメニュー画面が表示されているかを確認します。正しく表示されない場合は、再度ケーブルはしっかりと挿入されているか、正しく配線されているか、ケーブルが断線していないかを確認し、それでも改善されない場合は機器の故障が考えられるため、保守に加入している場合はサポートデスクに連絡をしましょう。保守に加入していない場合は、購入した販売店へ修理対応が可能か確認してみましょう。
⑤主電源のON/OFFについて
年末年始の休暇中などにシステムの電源をOFFにするかは、利用するオンライン会議のシステムによって異なります。例えばMicrosoft Teams Roomsやは、指定した時間に自動でシステムの更新を行う設定が基本のため、オンライン会議を行わない休暇期間であっても電源はONのままにしておく必要があります。
オンライン会議を利用しないときのシステムの主電源のON/OFFについては、システムの特性や社内のポリシーにあわせて対応してください。
年始にやっておくべきシステム点検の2つのポイント
年始休暇が終わり出社したらやるべきことは以下の2つです。年始始めのイベントがある場合は早めに対応しておくと安心です。
①機器の動作確認
年末に電源をOFFにしていた機器の電源をONにし、年末に行った機器の動作確認を再度行います。
②オンライン会議システムの更新
業務用PCなどと同様に長期休暇の後はオンライン会議システムのバージョン更新の有無を確認し、必要があれば更新作業を行います。自動更新を設定している場合も更新の有無を確認します。
更新があった際は内容の確認や新しい機能などの設定が必要な場合は対応します。
注意事項として、Microsoft Teams Rooms及びZoom端末の場合は、アップデートが必要になるケースがあるので、年末電源をOFFにしていた場合は使用する数時間前には起動してサインイン状態にしておきましょう。
年始にイベントでオンライン会議を使用する際の注意事項
年末年始に行う設備の点検の他、事前に「進行・操作台本の作成」と「リハーサル」を行っておくと、年始のイベントの開催がよりスムーズです。これらは弊社がオンラインイベント支援を行う際に必ず行っているものです。
進行・操作台本を用意する
イベントの詳細なタイムスケジュールとその進行にあわせた機器操作内容を事前にまとめた台本を用意しておくと、当日映像や音声の切り替えなどのときにスムーズに進めることができます。一度接続したらそのまま、というような場合はなくても構いませんが、複雑な操作が必要になる場合は用意しておくことをおすすめします。想定されるトラブルとその対処方法も記載しておくとさらに安心です。これらの台本はイベント担当者全員で共有しておきましょう。
リハーサルを行う
可能な限りイベントに参加する拠点は全て事前に接続テストを行い、音声入出力レベル、カメラのパン/チルト、プリセットなどを確認します。とくに音声・映像はすべての拠点を必ず確認しましょう。
年末のイベントの場合はできれば前日までに、年始のイベントの場合は年末にリハーサルを行い、その状態（イベント用の設定）を維持してイベントに臨むようなスケージュールを組むことで、トラブルがあった場合にも焦らず対応することができます。
オンラインイベントをグレードアップさせる映像・音声拡張
オンラインイベントでは、普段の会議よりも広いスペースで大人数が参加することもあります。そのため普段の会議と同じ設備ではスペック不足になってしまうことも…。
そこでイベント開催時に活用できそうな拡張に関するコンテンツを集めましたので、ご参考までにご覧ください。
今後オンラインイベントの開催回数が増えるのであれば、会場に常設の映像・音声設備の導入を検討しても良いかもしれません。弊社ではオンライン・オフラインでの会議をおこなうための会議室の映像・音声設備のご提案も行っておりますので、お気軽にご相談ください。
年末年始のオンラインイベントを成功させるには
オンライン会議の不具合の原因はさまざまなところに潜んでいます。日々の業務に追われ、ついつい後回しにしてしまいがちな機器の配線確認や動作確認ですが、年末の大掃除などの比較的時間が取れるときに併せて点検することが、オンラインイベントを成功させるカギになります。
年末年始のオンラインイベント前には、是非今回ご紹介した点検ポイントや事前準備などをご参考いただき、満足のいくオンラインイベントを開催いただけましたら幸いです。
また、オンラインイベント開催にあたり、イベント運営に集中したいというお客様向けに、弊社がオンラインイベントの映像・音響とオンライン会議に関する技術支援を行う「オンラインイベント支援サービス」もご提供しております。ぜひご活用ください。
