快適なテレビ会議を行うための会議室選びのポイント
テレビ会議はバーチャルに遠隔地の人間が同じ部屋にいるかのように会議ができるシステムです。テレビ会議時に私たちは無意識に画面の向こうの人間と会話をしていますが、その映像と音声がリアルから離れれば離れるほどストレスが溜まり、長い時間会話をすることができなくなります。
既存の会議室に設置する場合でも、ちょっとした工夫でストレスを軽減することができます。新たに役員会議室やマルチメディア会議室を構築する場合には、諸条件にあった設計にすることで、快適なテレビ会議が行える会議室になります。
同じ部屋にいるような環境を作る
テレビ会議専用機
遠隔地にいる人物をリアルに表示するには、高解像度で滑らかな動きに対応したテレビ会議専用機を、送受信拠点の双方に設置する必要があります。テレビ会議専用機の映像については、購入前にデモンストレーションなどを利用してご自身の目で必ず確認されることをお勧めします。
モニター
送信されたテレビ会議映像をきれいに映し出すには、モニターも高解像度のものを用意する必要があります。また会議参加者を等身大で表示できる大きさのモニターを、目線の合う位置に設置することで、よりリアルな会議環境を作ることができます。大型モニターを壁に取り付ける場合は、壁の耐荷重に配慮する必要があります。対応できない場合は、専門業者にご相談ください。
カメラ
カメラの設置位置も重要です。対面で話す際、目線を合わせて会話することは大変重要です。テレビ会議の場合、カメラを見ることで相手と目線を合わせることができますが、会議中はどうしても目線は相手が表示されているモニターに向いてしまいます。これではお互いに違うところを見ながら会話することになります。モニターの相手の目線の近くにカメラを配置することが重要です。2面モニターの間にカメラ台を置いて設置するなど、会議室の状況によって適した位置に設置しましょう。
この他にも、テーブルのデザインや配置を工夫することで、モニター越しにテーブルがつながったように演出しているお客様もいらっしゃいます。 また、会議に関係ないものが目に入ると会議に集中できない原因になるので、カメラに映らない場所に移動したり、会議室の外に出すなどされることをお勧めいたします。
ご参考：ＶTVジャパンサイト
テレビ会議に関わる人間要因（ヒューマン・ファクタ）【映像1】
テレビ会議に関わる人間要因（ヒューマン・ファクタ）【映像2】
音声は映像以上に気を遣う要素
テレビ会議専用機
音声についてもテレビ会議専用機を利用することをお勧めします。会議システムとして進化してきたテレビ会議専用機には、音声に特化したプロトコルやノイズキャンセル、ゲインコントロールなどの機能が標準で備わっているものがあります。こちらもデモンストレーションを利用して、よく知っている人の声で確認して検討されることをお勧めします。
マイク
声を集音するマイクの品質が悪い場合、再現度は下がります。会議用マイクの利用をお勧めします。また、複数人数で会議を行う場合、マイクの性能はとても重要になります。同じ部屋にいる時にはノイズとしてとらえない音も、以下の例のようなマイクを通すと不快な音になるケースがあります。
- 紙をめくる音
- ペンを落とす音
- PCのタイピング音
- 会議に関係ない小声の雑談
ノイズキャンセラーなどの機能でも抑えきれないこれらのノイズは、会議形態にあったマイクを利用することでコントロールすることができます。
スピーカー
出力にも注意が必要です。音質だけではなく、相手の姿が見える方向から声が聞こえてくることが臨場感を高めます。スピーカーはモニターの方向に置き、できれば表示される相手の顔の高さから音声が出力されるように調整します。
マイクが会議資料をめくる音を拾って、そのタイミングで発言者した人の声が聞こえなくしてしまうことがよく問題になります。この問題は紙をめくる場所からマイクを遠ざけることで解消されますが、エコを意識してタブレットや液晶モニターを利用したペーパーレス会議を導入されるお客様も増えています。
ご参考:
テレビ会議に関わる人間要因（ヒューマン・ファクタ）【音声】
マイクシステムのご紹介
その他の会議環境を阻害する要因
窓とカメラの位置
窓とカメラの位置によっては、逆光で相手の表情がまったく分からなくなる場合があります。特に日光の位置に影響を受けやすい南、東、西の窓には必ずブラインドやカーテンなどを用意して調整できるようにします。
マイクの位置
空調の真下にマイクを設置すると、風音をマイクが拾って会議中ずっとノイズが聞こえるといった現象が起こることがあります。指向性の高いマイクを利用するなど方法はありますが、マイクやテーブルの配置を考慮することで避けることができます。
会議室の内装の色
会議室の壁の色やテーブルの色が白い場合、カメラのホワイトバランス機能やピント調節機能がうまく動作しないことがあります。顔色が黒く映る、カメラのピントがなかなか合わない場合は、壁の色をブルーグレーや濃い木目調などにすると、好転するケースがあります。
VTVジャパンはオンライン会議ツールの選定はもちろん、AV機器を含めた会議室の構築のお手伝いも可能です。テレビ会議室の改善を検討されているご担当者様はお気軽にご相談ください。
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