その1.自社に適したWeb会議ツールを選ぼう

何を使ってWeb会議をするか（接続サービス）

テレワークでWeb会議を利用するには、グループ内で利用するWeb会議サービスやツールを決定します。
現在、下記のようなツールがありますが、コミュニケーションをとるには、基本的には参加者全員で同じツールを利用する必要があります。

グループウェア内のビデオ会議機能

社内でOffice365やG Suiteなどのグループウェアが導入されているのなら、そのパッケージに含まれるビデオ会議機能を利用することができます。 (Office365はMS Teams、G SuiteにはGoogle Hangout Meetsというビデオ会議機能がパッケージされています。)
すでにインストール済みツールの中に用意されているので、参加者全員に抵抗なく使ってもらえますし、カレンダーやメールなど他のツールとの連携で簡単に会議を始められるなどの利点があります。ただし、セキュリティポリシーで、社外と接続できない環境に構築されているケースや、社内でのコミュニケーションしか許可されない場合も多いです。

Web会議サービス

社内やグループ内でビデオ会議機能をもったビジネスツールを利用していない場合に、最初に検討されるのはこのタイプでしょう。
Web会議専用で設計されているため、使いやすく工夫されたGUIや資料共有機能などが充実しています。
Web会議サービスは無償/有償含めた数多くのサービスが提供されており、映像・音声品質はサービス毎に差がありますが、社外の方とも気軽にやり取りができます。
専用機を接続する必要がない場合は、社内やグループ内はMS Teamsで、社外はWeb会議サービス、という使い方をされている方も多いです。

テレビ会議系クラウドサービス

テレビ会議専用機を接続することをベースに設計された、さまざまなデバイスが接続できるサブスクリプション型のサービスを指します。PCからの接続だけではなく、企業内のテレビ会議専用機と接続するケースがある場合は、このタイプをお勧めします。
テレビ会議メーカーが提供しているものが多く、一般的に高機能で映像・音声品質がよく、ネットワークの状況変化で起こる映像・音声の途切れなどを減らす工夫が各社取られています。
PCや専用機の他、iPadやスマホからの接続が可能なマルチデバイス対応のものが多く、MS TeamsやHangout Meetsとの連携が可能なサービスもありますので、統合的なビデオネットワーク構築を行いたい場合に適しています。
高機能なものが多く、Web会議の利用回数や利用人数が多い場合、品質やセキュリティを重要視される方にもお勧めです。

各タイプの接続イメージ例

なお、この他にもオンプレミス型のサーバーを利用したタイプもあります。オンプレミス型は自社管理が必要で導入負荷が高いのでテレワーク目的にはお勧めしませんが、自社のセキュリティプランに沿った構築が可能です。ご興味のある方は以下をご参照ください。

参考：テレビ会議クラウドサービスについて｜オンプレミスとの徹底比較

ブラウザを使うかPCにアプリをインストールして利用するか

Web会議サービスやテレビ会議系クラウドサービスを利用する場合、PCにアプリをインストールしてから利用する方法とアプリをインストールせずにブラウザを使う方法の2つがあります。双方に対応しているサービスもあり、状況によっていずれかを選択することができます。

ブラウザを利用する
ブラウザを利用する利点の一つとして、アプリをインストールの手間がないことがあげられます。 セキュリティ上、指定されたアプリ以外のインストールを禁止している企業も増えていますので、社外の人を招待する場合にも依頼がしやすいです。
なお、ブラウザを利用する場合でもプラグインのインストールが必要なサービスもあります。

アプリを利用する
一般的にアプリを利用する利点としては、機能がブラウザで利用するよりも多い、GUIが使いやすいなど利便性がいいことがあげられます。
アプリを利用すると、会議主催者モードなど高度な運用が提供されるサービスが多いです。 利用頻度が高い場合は、アプリを利用されるケースが多いです。

社員はアプリを利用することで統一、社外からのゲストにはブラウザ利用用のマニュアルを用意して案内するといった工夫をされて運用しているところもあります。サービス選定の際には、この点も選択のポイントになります。

自社の運用スタイルに適したWeb会議サービスを選ぶ必要あり

顔を見て声が聞こえて資料を共有できるくらいだったWeb会議サービスは、現在では多数のサービス会社が参入し、さまざまな機能や運用スタイルが登場しています。
情報を集め、各サービスの特長を比較しながら自社に適したものを選定するのは至難の業です。
VTVジャパンでは、グループでのスモールスタートから全社のツール統一、社外接続まで、各企業のニーズに適したサービスや構成をご提案します。
Web会議の選定でお悩みの場合はお気軽にご相談ください。