第2回 プロもおすすめ！Zoom RoomsとZoomミーティングの違いや使い方について解説

この間、PCが支給されていない製造部の人もオンライン会議に参加できるよう、第3会議室に専用PCを設置したじゃないですか。
結構、操作方法やトラブルの問い合わせが多いんですよね。
以前使っていたテレビ会議システムは問題なく使えていたのに、やっぱり違うんですかね。

テレビ会議システムは遠隔地と会議をするために特化した「専用機」だからな。
ストレスなく会議ができるように長年開発されてきたから、オンライン会議製品として極められている。
汎用機でなんでもできるPCとは、そこは比べものにならないよ。

確かに余計な機能がないっていうのは使いやすいかもですね。
さっきは「お客さんとの打ち合わせが始まるのに、PCのバージョンアップが始まっちゃったんだけどどうすればいい？」というヘルプ要請がきました。
自動アップデートにしといた僕が悪いんですが…
でも先日会社のオンライン会議ツールはZoomって決まっちゃったから、PCに慣れてもらうしかにないですよね。

それがZoom会議に参加できる専用機があるんだよ。

あるんですね、Zoom会議に参加できる専用機。
タッチパネルから操作するなら、製造部の人も簡単に操作できるかも。
でも、PCがあればできることを、わざわざお金出してハードを購入するのってハードル高くないですか？
Zoom RoomsにはPCで使ってるZoom Meetingsと比べて、簡単に利用できる以外にもメリットはあるんですか？

そうだな、まずはテレビ会議システムの時のように、管理やメンテナンスが簡単なところかな。
今、Zoomミーティングのアカウントは社員に一人ずつ配って使ってもらっているが、個人PCの設定まで逐一管理するのは正直無理だ。
最新バージョンをちゃんと使っているのか、ライセンスの更新時期を把握しているのか、ちょっと心配な状況だな。
その点、Zoom Roomsは会議室の備品で、ライセンスも機材に紐づいていて管理しやすい。
「突然の再起動」、「CPUの低下」、「他のアプリ由来のトラブル」、「デバイスが認識しない」というようなPC由来のトラブルの心配もないしね。
そもそもZoom会議に参加するだけの製品だから、シンプルで障害時の切り分けも楽だ。
それに自分のPCをZoom会議接続用に使っている時に「お昼出れそう？（ハート）」なんてチャットが表示されて、社内の秘密の交友関係がみんなにさらされるようなこともない。

…その話は言わない約束じゃないですか（震）

共通の秘密は部内の結束を固めるのに役立つんだよ（笑）

それから当たり前だけど、Zoom Roomsはカメラ・マイク・スピーカーすべてが一体型、または会議室に合わせた機器がそれぞれ設置されている。
参加者のスキルやPCの設定状況によって「音が聞こえづらい」、「カメラに写らない」というようなことは、一度セッティングしてしまえば基本起こらない。
ケーブルが刺さってなかった、PCのスピーカーがOFFだった、なんてトラブルで呼び出されることもなくなる。

後は最近のバージョンアップでMicrosoft Teamsの会議にも参加できるようになった。使える機能は一部制限されるが、
社外との接続でMicrosoft Teams会議を指定される時にもZoom Roomsから参加できる。

参考ページ「Microsoft Teams Direct Gest Join」について
テレビ会議ワンポイント活用術｜VTV Japan Mail News

確かに、取引先はMicrosoft Teams使っているからつないでくれという相談も多いんですよ。
他メーカーまでカバーできるなんて、ユーザーのシチュエーションを考えてますね。

Zoomミーティングとの違いはわかりました。
でも、ひとまず第3会議室には入れるとして、すべての会議室に入れる必要はないと思うんですが。
PCでも問題なく使えている場所もありますし。

もちろん、その通り。予算は限られることだし、共存がいい。
でも、Zoom Roomsを使った方が良いシチュエーションはあると思う。

1. 社長室
2. 小会議室
3. 大規模会議室

まず、社長室にはこのタイプを入れようと思う。
机に置けば、社長のZoom会議への参加頻度も上がると思う。
よく言われる「発言者の表情がわからない」も、この製品なら自動でズームアップしてくれるので見やすい。

Neat Frameの製品詳細はこちら
Neat Frame｜製品紹介｜VTVジャパン

あ、こんなタイプもあるんですね！タッチモニタなら社長も操作を覚えてくれそう。
毎回、社長のZoom会議に付き合わされるのに緊張していたので助かります。
社長室付のスタッフも喜ぶでしょう。

そして第2会議室のような6~8名程度の小会議室だ。
まず、バー型の製品を1台入れるだけで、マイク・カメラ・スピーカー等を配備する必要はない。
音も映像も自動コントロールで相手にきれいに届く。参加者のスキルによる会議クオリティの差は出ない。
電源ボタンもなく基本的には電源は入れっぱなしなので、会議参加者はタッチパネルに表示された参加する会議のアイコンをタップするだけで会議に参加できるんだ。

Neat Barの製品詳細はこちら
Near Bar & Pad｜製品紹介｜VTVジャパン

それから第1会議室のような大規模会議室だ。あの部屋は20名ほど入るけど、全員の声を拾えなくて何度かクレームが出ている。
レイアウトも変更するからどのタイプのマイクにしていいか絞れなかったけど、この際、天井に設置するシーリングマイクを導入して、本格的に改築を考えてもいいかもな。
この製品だとマイクを拡張することができるし、3つの映像ソースを同時に送信できる機能もあるから、会議室全体と発言者をズームアップした映像を一緒に送ることができる。
部屋が広すぎて誰が発言しているかわからないという話もよく聞くが、これなら解決だろう。

Poly G7500シリーズの製品詳細はこちら
Poly G7500｜製品紹介｜VTVジャパン

なるほど、よくわかりました。
それで、これはマイクスピーカーみたいに通販かカタログで買うんですか？

そうだな、それがコストは抑えられるかもしれないけど、今回は大規模な会議室もあって周辺機器も考えることだし、会議室インテグレーションをやってくれるところに頼もうと思う。
うちの第1会議室はインテリアが凝っているから音響の心配もあるし、来客も多いからきれいに仕上げたい。

確かに窓ガラスが大きいせいか、時々変な音の響き方をしますよね。
あれも解消できる方法があるのかな？

実はさっきのMicrosoft Teams Direct Gest Joinの情報を教えてくれた会社に相談を始めている。
やはりビジネス利用する製品については、そういう情報をもっている販売会社とつきあう方が何かと心配がないと思う。
サブスクリプション製品はバージョンアップも頻繁にあるし、こちらがわからないことができても相談もしやすいしね。
現地調査をした上でいくつか提案してくれることになっているんだが、その中にZoom Roomsを使った案も入れてくれるように頼んでいるんだ。
保守サポートや運用アドバイスも込みでね。

運用もですか？
そんなところまで突っ込んでくるとは。

向こうの担当者が言うには、導入後の運用まで決めた上じゃないとせっかく買っても製品が無駄になるっていうんだ。うちの会社の最適解の製品が勧められないってね。
確かに導入したのに社員が使ってくれない、ユーザーからクレームが来るといったことは他の製品でもよくあることだ。
感染防止対策でリモートワークの緊急導入から始まって、取引先との兼ね合いとか見ながらZoomを自社のオンライン会議ツールに設定したけどまだまだ、課題はあるし、この機会に一度プロに相談して、これから先の会社全体のオンライン会議コミュニケーションの計画を立てるのもいいと思うんだよ。せっかく導入する製品をフル活用できるようにね。