まるで隣りにいるような一体感。離れたオフィス同士のコミュニケーションの質を上げるオンライン会議を使った常時接続

A君の会社では、社内からある要望が挙がっていた。その要望とはオンライン会議を利用した「常時接続」の導入だ。
オンライン会議関連はA君の所属する情報システム部が管轄となるため、A君が常時接続について情報収集をすることになった。
情報収集に集中していたA君に、同部署の先輩Bさんが話しかけた。

オフィス間の「常時接続」要望の理由は、実際に会っているかのようなリアリティとコミュニケーションのクオリティアップ

常時接続の情報収集はどう？はかどってる？
ところで今回の常時接続の要望は、複数の部署から出てるって聞いたよ。商品部と社長室だったっけ。

あ、はい。商品部と社長室からの要望で、ただいま絶賛情報収集中ですよ。

絶賛ね（笑）
そういえば常時接続は巷でも要望が多いね。うちのオンライン会議や会議室設備の面倒をみてくれている会社の担当者からも、最近常時接続の問いあわせが増えているって聞いたことがあるな。
しかし商品部と社長室か。社長室は完全に社長からのリクエストだろうね。

さすがお見通しですね。社長の訓示や役員会議もコロナ禍でオンライン会議に切り替わりましたけど、どうもやりにくいご様子で。「実際に会っているときと同じリアリティがほしい。なにかいい方法はないか」とおっしゃっているようです。
あと商品部は、大阪や福岡の商品部メンバーや在宅勤務社員とは頻繁にオンライン会議はしているものの、コミュニケーションの質に不満があるらしくって。そこで常時接続を使ってみてはどうかって商品部のN部長が。同じオフィスにいるようなリアリティと一体感が生まれてコミュニケーションの質も業務効率も上がるはずだと。

なるほどな。オンライン会議でもコミュニケーションは取れるけど、実際に会っている感覚や社内で一緒に仕事をしているようなリアリティまでは感じないよな。そこで常時接続がこれらの悩みを解決できるかも、と考えたわけか。たしかに解決できそうではあるな。

そうなんですよね。でも常時接続を実施することでコミュニケーションの質が上がったり、リアリティや一体感を感じるもんなんですかね。てか、今さらなんですけど、そもそも常時接続ってどんなものなんでしょうかね。

オンライン会議による常時接続とは

常時接続とは、テレビ会議システムやWeb会議システムを使って遠隔にある複数の拠点同士をオンラインでつなぎ、映像と音声で常に各拠点のオフィス空間を共有することです。遠隔の拠点、営業所、工場、サテライトオフィス、自宅などと接続して迅速な情報共有や活発なコミュニケーションが行えます。常にオンラインになっているため、画面越しから離れた場所で働く社員の様子がリアルタイムに確認でき、的確なタイミングで遠隔にいる相手と会話ができます。

常時接続って、その名の通り「常時」「接続」のつなげっぱなしでコミュニケーションが取れるんですね。いろいろな効果は期待できそうですが、社長室と商品部のリクエストにばっちり応えられる効果はあるんですかね。

そうだな。
じゃ、実際に常時接続を利用することでどのようなメリットや効果が期待できるか説明していこうか。

常時接続のメリット

1.同じ空間を共有しているような一体感

遠隔地のオフィスをリアルタイムに映し出し、相手の様子をすぐに確認できます。遠隔地の社員に声をかけたり、そのまま簡単な打ち合わせを行ったり、まるで同じ空間にいるような感覚で仕事ができます。
大型モニターを利用すれば、相手の映像やオフィス内の様子が大きく映し出されて距離感がさらに縮まります。

2.在宅勤務でもオフィスにいる環境を再現

オフィスと自宅を常時接続することでオフィス勤務の社員の様子が一目で分かり、チャットや電話で声をかける必要もなくすぐに話しかけることができます。常時接続で「空間共有」することで、孤立感を持たずに業務に取り組めます。またお互いの進捗状況をいつでも確認することができ、業務の効率化につながります。

3.コミュニケーションの活性化

常時接続で「空間共有」することで、相手の顔を見ながら質の高いコミュニケーションをとることができます。
社員同士が気軽に会話ができるようになり、社内コミュニケーションが活性化し、一体感が生まれます。
また、離れた拠点で働いている上司と部下がそれぞれの様子が分かり、部下への適切なアドバイスができるなど遠隔でのマネージメントも可能です。

4.円滑な情報共有

全拠点の状況がリアルタイムで分かるので、社内連絡、業務指示、情報交換、相談などが円滑に行えます。
同じ業務をおこなっている社員が複数拠点に分かれている場合や、各拠点に担当者がいるプロジェクトなどでも、すぐに確認、共有することで業務効率がアップします。

常時接続すごいですね！これならリクエストに応えれそうです。

たしかにな。ただし常時接続にも、当然ながらデメリットはある。デメリットも把握しておくべきだね。

常時接続のデメリット

1.心理的ハードル

常時接続は映像を常につなげている状態なので、監視されているような感覚が社員に生まれる可能性があります。とはいえ、このような感覚にとらわれるのは導入後すぐの時期だけです。
常時接続はお互いの様子を見ながらコミュニケーションできるシステムなので、慣れてくれば監視されているという感覚は薄れ、社員同士が一緒に仕事をしているという連帯感や安心感の方が強くなります。

2.導入コストがかかる

通常のWeb会議はインターネット環境とPC端末さえあれば接続できますが、快適な常時接続を行うためには常時接続にふさわしい環境を整えることが重要となり、テレビ、カメラ、マイク・スピーカーなど機材の導入費用がかかります。
また、機材やシステムの検討が必要になりますので、手間と時間といったコストもかかってきます。

ざっと2つのデメリットがあるけど、1の「監視されているような感覚」は、例えば監視カメラのようなカメラやWeb会議システムのようなPCの小さなディスプレイに表示するのではなく、55インチ程度の大型モニターを利用することで、払拭できたりするんだよ。
大型モニターに映し出された映像は臨場感たっぷりで、「画面越しの向こう側にオフィスが続いているような感覚」になると、社員からも高評価を得ることも多いんだ。

それ、分かります。大きなモニターは臨場感があってリアリティが増す気がします。

あと、常時接続でよく利用されるシーンや用途はバラエティがあるように思う。例を挙げると

 

1.朝礼
2.ミーティング
3.業務指示
4.経営情報発信
5.訓示などの一斉配信
6.無人受付
7.雑談

 

5の訓示などの一斉配信は、社長室のリクエスト通りだな。7の雑談も、良好なコミュニケーションを築く上では重要だとオレは思ってる。
そうそう。海外拠点とのコミュケーションにも常時接続は使える。海外の現地社員とのやり取りも常時接続なら表情がジェスチャーで伝わりやすい。言語の壁といったハードルも低くなって、ミスロスも防げる。

事例紹介
株式会社アマナ様

常時接続めちゃくちゃ詳しいですね！ぼくに代わって情報収集してくれたらよかったのに（笑）
それはさておき、両部署からのリクエストに合うシステムにこんなのはどうですかね。

1．Zoom会議専用機・Zoom Roomsを使った常時接続プラン

【Neat Bar Pro&Pad 】
高性能のカメラ、マイク、スピーカーを備えたZoom Roomsデバイスです。コントローラーやスケジューラーとして利用できるNeat Padを使って、ワンタッチで常時接続が可能です。
最大3台のモニターに対応し、相手がそこにいるかのような、一体感のある常時接続を実現します。
Zoomを利用するため、在宅勤務社員との接続も容易に行えます。

2．オンライン常時接続専用システムを使ったプラン

【オンライン常時接続システム：VTV Office Leap】
オンライン常時接続システム「VTV Office Leap（ヴィティヴィオフィスリープ）」は、遠隔拠点間を接続して、まるで同じオフィスにいるかのような社内コミュニケーションを実現するオンライン常時接続システムです。
VTVジャパン自社開発製品・VTV4Kの技術を活かした高解像度の映像で、遠くの社員の様子まできれいに見ることができます。

このプランだと商品部と社長室が要望している「リアリティと一体感」も生まれて、「コミュニケーションの質アップ」が叶いそうだな。

ですよね！でも2つのプランのうち、商品部はZoom Rooms、社長室はだれでも簡単に操作できるVTV Office Leapと、選ぶプランが分かれそうなのでもう少し検討しようと思ってます。実は両方ともデモで検証できそうな会社を見つけていて、デモ依頼をかけているんです。

お、仕事が早いね。百聞は一見にしかず、実際にデモを見てもらって検討してもらうのが一番だな。
社長に見てもらえたら鶴の一声で導入決定するかもな。

鶴の一声、あり得る話だ…と思いながら、システム提案のプレゼンとデモ準備を万全にこなして個人評価アップにつなげようと、A君はひそかに思うのだった。