大手エンターメント企業のクラウドサービス乗り換えまでのプロセス
VTVジャパンはテレビ会議システムをはじめとするオンライン会議ツールの販売、レンタルに特化した会社として、数多くのお客様にテレビ会議製品・サービスを提供してまいりました。
テレビ会議の利用を開始された企業や団体ではよほどの理由がない限り、使わなくなったというお話を聞きません。企業のコミュニケーション文化に深く根差したツールになるからです。VTVジャパンのお客様も機材の老朽化や保守終了などのタイミングで後継機や新しいシステムへの更新を検討されることが多く、長くお付き合いいただいている会社様では2回目、3回目とリプレイスされたところも多いです。
先日、10年に渡り同じ営業が担当している大手エンターテイメント会社が、オンプレミスのサーバーからクラウドサービスへのリプレイスを実施されました。営業が長年見守ってきた同社のリプレイスまでの経緯をご紹介します。
部署ごとに必要に応じて始まったテレビ会議システムの導入
こうして社内にさまざまなメーカーのテレビ会議が設置され、部署毎で自分たちが利用するシステムを管理している状態ができていました。
このように最初は海外パートナーとの1対1での接続が主でしたが、テレビ会議の利用が文化として社内に浸透してきたところで、役員会議などで数十拠点を接続した社内会議の需要が高まり、MCU（テレビ会議多地点接続サーバー）が導入されました。
今までの経緯から社内の全てのテレビ会議システムを一度に管理する専門の部署がなかったため、多地点会議を行う場合は予約システムから利用ユーザーが空いている仮想会議室を予約して利用する方法で運用が開始されました。
最大15拠点が一度に接続できる環境が整えられ、併せて仮想会議室が不足した場合にと、テレビ会議システムの内蔵多地点機能オプションも用意されましたが、思ったよりも多地点会議の利用は伸びず、MCU自体の利用は年5、6回程度でした。当時iPadの活用が流行していたこともあり、出張先や自席からiPadを使って会議に参加できるようにモバイル接続用オプションも導入されていましたが、それも積極的に利用されることはありませんでした。
会社の状況を見守ってきた担当がクラウドへの移管を提案
この会社を担当しているVTVジャパンの担当営業は入社十数年の中堅社員です。この会社の部署毎のテレビ会議システムの導入やMCUの導入、グループ企業のテレビ会議環境を10年近く担当してきました。同社のテレビ会議の活用状況を見ながら、先にリプレイスを行ったグループ企業の課題や苦労話を導入ご担当者と度々共有しながら、MCUの保守終了に向けて次はどうするかを相談してきました。
コストや管理のことを考えると、MCU導入当時にはなかったテレビ会議クラウドサービスが最適に思われました。しかし、部署毎に異なるテレビ会議システムが導入されているので、それらすべての接続互換がなければなりません。また、専任の運用担当者はいませんので、現在のMCUの運用のようにユーザーだけでスムーズに利用できるようにする必要があります。前回はモバイルデバイスを使った社外や自席からの会議参加の普及には至りませんでしたが、コロナ禍の影響でテレワークが推奨されるようになった今こそ不可欠な機能と言えます。
担当は上記の課題を踏まえて、テレビ会議クラウドサービスのBlueJeansが最適だと考えました。実はBlueJeansは他のグループ会社では運用の部分でニーズが合わず、別のサービスを導入することになったのですが、この会社の環境や運用にはマッチしそうだと思い、リプレイス検討前からご担当者に候補として紹介していました。
この会社にBlueJeansが最適だった理由
その1. 既存のテレビ会議システムがオプションなしでスムーズに接続できる
部署ごとにテレビ会議システムを導入してきた経緯から、同社には2つのテレビ会議メーカーの製品が導入されていました。この双方が接続できないと多地点会議は行えません。また、今後、接続先が増える可能性も考えるとさまざまなメーカーのテレビ会議システムがスムーズにつながる環境が望ましいこともあり、ほとんどの有名メーカーのテレビ会議システムとの接続確認がとれているBlueJeansはこの条件をクリアしており、安心して薦めることができました。
その2. アカウントを部署毎の担当者に割り振ることでユーザーだけで運用できる
今まで部署毎にテレビ会議システムを保持している形態で、必要に応じてMCUの仮想会議室を予約して利用していましたので、運用の主体は利用するユーザー側にあり、MCU自体の専任担当はいない状況でした。BlueJeansは1つアカウントに仮想会議室が1つ用意されていますので、現在テレビ会議システムを管理している各部署の担当者にアカウントを配布し、会議の主催拠点の仮想会議室を利用するような運用方法に決めました。予約管理がテレビ会議システムと同様に各部署内で完結するので運用上で混乱することもありませんし、社外とも手軽に多地点会議ができるようになりました。
その3. MCUと同様のことができてコストが大幅に抑えられる
BlueJeansはクラウドサービスながら、テレビ会議システムを接続することを前提に設計されたサービスです。Web会議サービスとは異なり、状況に合わせて変更できる画面レイアウトやオンプレミスMCU並みの機能が付帯しており、ほぼ今まで通りの運用が可能なので、オンプレミスのMCUからクラウドサービスへの乗り換えも特に抵抗なくユーザーに受け入れられました。クラウドサービスのため、サーバーの購入費などの初期投資はほぼなく、コストを大幅に抑えることができたと満足いただいています。
また、BlueJeansは1アカウントあたり1つの会議で最大150拠点を接続することができます。会議番号やパスワードさえ分かっていれば事前設定の必要なくデバイスを選ばずに会議に参加できますので、以前は会議参加をあきらめていたケースでもPCやモバイルから気軽に参加できるようになり、利用機会が増えることが期待されています。ここは今後の社会情勢を見ながら、引き続きお手伝いしていきたいと担当営業は考えています。
サポートを継続し適時調整を加えることでさらに役立つツールに
今回のケースでは、長年に渡ってテレビ会議システムのご相談をいただきサポートを続けてきたことで、社内の環境やニーズをきちんと把握でき、最適なタイミングでリプレイスをご提案させていただくことができました。
今回リプレイスしたBluejeansはクラウド型のサブスクリプション方式なので、1年ごとに状況をみてアカウントの増減やオプションの追加が可能です。今後もユーザーの利用状況を確認しながら、この会社に最適なオンライン会議の環境作りを今後もお手伝いさせていただきます。