環境を整えたはずなのに、サポート業務が増加！だれでも簡単にオンライン会議の準備ができるようにするには？
オンライン会議のお悩み
しかし、設定や配線ミスによる会議スタートの遅れやユーザーがケーブルをなくすなどトラブルが絶えません。
何かあるたびに使用方法・設定方法を説明してきましたがトラブルがなかなか減らず、最近は会議準備から立ち会っています。会議スケジュールによっては他の業務にあてる時間が圧迫されることも少なくありません。管理部門のスタッフが立ち会わなくても済むような簡単な方法はないものでしょうか。
【原因】オンライン会議トラブル原因の代表格「準備段階でのミス」。その裏にあるものは？
「音声が聞こえない」「映像が映らない」「ノイズがひどい」などオンライン会議にまつわるトラブルは、使用しているマイクスピーカーやカメラなど機器の接続や設定が原因であることがほとんどです。そして、原因にあたる「何か」は会議準備の段階で発生しています。
これらのミスの根底には「社内ユーザーのオンライン会議ツールやその周辺機器へのリテラシーレベルの違い」があると考えられます。
同じ組織内のユーザーでも、普段からオンライン会議ツールを活用していて問題なく使いこなせる人もいれば、一人で参加するのは問題なくてもグループ会議になると機器の設定や操作に躓いてしまう人、業務柄なじみがなくオンライン会議ツールそのものに抵抗を感じる人などオンライン会議ツール利用に対するハードルの高さは異なります。
オンライン会議ツールの導入・運用にあたって担当者が苦労したことの上位に「ユーザーへの説明」「ツールの使い方」が挙げられています。（参考：『業務用ビデオコミュニケーション・テレワークの導入・利用実態調査』、株式会社シードプランニング、2020年11月5日発行）
弊社でも「わからないなりにやってみたけど、うまくいかなかった」と、操作や設定方法についてお問い合わせを受けることが多々あります。
ユーザーのリテラシーレベルに関係なく、簡単に使い始められる会議環境の整備は、スムーズな会議運営における重要なポイントです。
【解決案】周辺機器の配線をシンプルにして、オンライン会議の準備段階でのミスを予防！
お悩みを解決する方法の1つとして、会議に利用する周辺機器を据え置きし、オンライン会議用USBハブを使って機材準備を簡素化することをおすすめします。
オンライン会議用USBハブとは、オンライン会議に必要な周辺機器の配線をひとまとめにして会議用PCと接続する「ハブ（中核）」の役割を果たすツールです。USB端子やHDMI端子を搭載しており、グループで会議に参加する際に利用するUSBカメラやマイクスピーカー、外付けのテレビモニターを接続することができます。オンライン会議ツールに不慣れなユーザーにとっては煩雑に感じられる周辺機器の結線など、会議トラブルの原因となりうる要素を取り除くことができます。
オンライン会議用USBハブには、有線タイプと無線タイプがありますが、どちらも使い方はシンプルです。
有線タイプの場合は、周辺機器を接続済みのオンライン会議用USBハブと会議用PCをUSBケーブルで接続するだけで、配線作業が完了します。
無線タイプの場合は、会議用PCにUSB端子搭載の「専用ボタン」を接続し、ボタンを押すことでオンライン会議用USBハブに接続されたカメラ・マイクスピーカー・テレビモニターとワイヤレスで接続できます。
最初に会議に必要な機器とオンライン会議用USBハブを設置してしまえば、会議の際はPCを持ち込み、オンライン会議用USBハブと接続するだけで機材準備が完了します。あとはPCから会議に参加する手順をふめば、会議に接続することができます。
会議終了後はPCとオンライン会議用USBハブの接続を解除し、機材の集中電源をオフにするだけなので、片付けも簡単です。
オンライン会議用USBハブを利用することのメリットとして、以下が挙げられます。
- 結線は最初の設置時のみなので、ケーブルの挿し間違えや挿し忘れ、機材・ケーブル類の紛失を防げる
- 会議の度に結線する必要がなくなるので、ケーブル類の断線・接触不良などのトラブルを防げる
- 機材準備が、PCとオンライン会議用USBハブを接続するだけで完了できる
- 会議に利用するPCのUSBポート数が少ない場合、USBポートの数を補える
会議準備手順をとことんシンプルすることで、準備段階で起こりうるトラブルの原因を予防し、スムーズな会議運営が期待できます。
【おすすめソリューション】オンライン会議用周辺機器の配線をひとまとめにできるUSBハブのご紹介
USBカメラ・マイクスピーカー・会議用PC・テレビモニターの配線を一括で管理できるオンライン会議用USBハブには、無線タイプと有線タイプがあります。どちらも簡単に使える点が魅力ですが、利用する会議スペースの大きさや運用方法にあわせて最適な方を選択してください。
VTVジャパンでは、ご利用になる環境や運用イメージに合わせたご提案が可能です。また、実機でのデモンストレーションや貸し出しにも対応しておりますので、希望される場合はお問い合わせください。