デモのお申し込み
アップデートが多すぎる！内容が理解できないまま対応せざるを得ないけど大丈夫？
管理者のお悩みの声から生まれた
Teams Rooms運用の負担軽減の解決策とは？
オンライン会議ツールがオンプレからクラウドへ移行し、専用機もH.323/SIP搭載のテレビ会議システムからMicrosoft Teams RoomsやZoom Roomsへと変化しています。
Microsoft Teams RoomsやZoom Roomsは会議運用の効率化に最適ですが、テレビ会議システムとの管理・運用方法の違いに戸惑い悩んでいる管理者も多いのが実情です。
そこでVTVジャパンは、導入率が高く運用に関するご相談が多いMicrosoft Teams Roomsに焦点を当て、管理者のお悩みにお答えできるようサポートメニューを見直しました。そしてMicrosoft Teams Roomsのバージョンアップに特化した新メニュー「MTR Core」が誕生しました。
会議室のオンライン会議はテレビ会議専用機からTeams Roomsへ
管理者の新たなニーズに対応する、サービス内容の再検討が必要に
オンライン会議にMicrosoft Teamsが採用され、会議室からもTeamsの会議に参加することが多くなったことから、会議室専用機のMicrosoft Teams Roomsを導入する企業が増加しています。
弊社が今まで提供してきたテレビ会議専用機と同様の保守サービスでは、変化する管理者のニーズには応えられていないという実状から、Microsoft Teams Roomsユーザーへ提供するサポートの内容を見直す必要がありました。
そこで実際にMicrosoft Teams Roomsの管理者に接する機会が多い弊社社員が集まり、“要望に応えられるサポートメニュー”とは何かを検討することになりました。
見えてきたMicrosoft Teams Rooms管理者の不安
デバイスの“Microsoft主体のアップデート”への困惑
Microsoft Teams Roomsはテレビ会議システムと違い、アップデートが頻繁に行われます。Microsoftからバージョンアップ情報は提供されているものの、自らWebサイトから収集しなければならず、内容も簡素で理解しづらいこともあり、つねに最新のアップデート情報を入手するのは手間がかかります。管理者のお悩みの声の多くはこの頻繁なアップデートによる負荷に起因していました。
Teams Rooms管理者がかかえる
頻繁なアップデートによるお悩みの代表例
- アップデート内容がよく理解できないまま、対応しなければならない
- 新機能が自分たちにとって便利なのか不要なのかわからない
- 頻繁なUI変更・機能追加でユーザーが混乱する。ユーザーへの通達も面倒
- 重要会議直前のアップデートは避けたい
Microsoft Teams Rooms管理者の不安を解決する糸口
Microsoft Teams Roomsのアップデートに際し
弊社が実施していることを管理者にも情報として提供
前述の問題は、Microsoft Teams Roomsのいちユーザーでもある弊社も抱える問題です。弊社ではMicrosoft Teams Roomsの新バージョンが出ると、社内のMicrosoft環境で検証を行い、機能や利用方法を確認してレポートにまとめ、社内で更新内容を共有しています。
この検証レポートをもとに、アップデート情報の概要や機能説明などの詳細をMicrosoft Teams Roomsの管理者にも提供することで、抱えていたお悩みを解決できるのではないかと考えました。
アップデート内容を理解したうえで更新・対応することができる
アップデート情報がリリースされて2週間以内に更新内容を詳細にまとめた資料を提供されるので、調べる手間もなく理解した状態でアップデートできるので安心です。
必要な機能が一目でわかり、効率よく会議に活かせる
どんどん追加される機能を資料からパッと精査できるので、少ないリソースで、自社に最適な機能を取り入れて会議環境を構築することができます。
アップデート情報の詳細資料でユーザーへの事前周知も可能に
アップデート前に詳細な資料が提供されるので、事前に管理者側でアップデート内容を把握でき、ユーザーへの周知もできるので更新後も混乱もなくスムーズです。
アップデート前に更新情報が把握でき、更新のタイミングを計りやすい
更新情報がリリースされて2週間以内に資料が提供されるので、更新情報を把握しつつ更新のタイミングを計ることができるようになりました。これで更新後に慌てることもありません。
また、Microsoft Teams Roomsの保守サービスというと主にハードウェアに関する障害を対象とし、アプリ起因によるものはお客様側で対応するというのが一般的でした。そこでMicrosoft Teams Roomsのアプリ起因の障害に対し、弊社の知見を踏まえ障害解決に向けてアドバイスを行うことで、管理者の負担は大きく軽減できると考えました。
こうして「Microsoft Teams Roomsアップデート情報の提供」と「Microsoft Teams Roomsアプリが起因と想定される障害時の支援」の2つのメニューからなる新サービス「MTR Core」が誕生しました。
Microsoft Teams Roomsの機能を十二分に活かし
末永くご利用いただくために
ソフト面の問題・課題をカバーするこの「MTR Core」と共に、メーカーの製品保証内容に合わせて製品ごとにアレンジしたMicrosoft Teams Roomsの保守メニュー「MTR xSP」も整備しました。
双方のサービスを組み合わせ、Microsoft Teams Roomsに特化したVTVジャパンオリジナルの運用支援・保守サービス「MTR After Care」のリリースに至りました。
VTVジャパンでは、引き続き皆様の声を活かしながら、導入システムの機能を業務に活かせるサポートメニューを提案してまいります。
MTR After Careについてのお問い合わせはこちら
Microsoft Teams Roomsの管理・運用について不安をお抱えの方はお気軽にお問い合わせください。
＼ 併せて読みたい！ おすすめコンテンツ ／
VTVジャパン株式会社のご紹介
弊社VTVジャパン株式会社は、1995年の設立以来、「コミュニケーションをデザインする」を事業コンセプトに、お客様のビジュアルコミュニケーション環境の構築を支援してきました。
ハイブリッドワークで高まるリモートとオフィス間のコミュニケーション環境をより充実したものにするため、Web会議・オンライン会議システムの導入や会議室のAV設備デザインなどを含めたソリューション提案を行っています。