オンライン会議用設備導入事例：イベント企画会社様
最新システムの導入と既存システムを整理
安定した音声で多様なツールに対応可能なオンライン会議環境を実現
とある会議で起きた音声トラブルを機に、システムの不具合などでの機会損失を避けるため安定したオンライン会議を開催できる環境を実現すべく、現在の会議室のシステムを見直すことになったイベント企画会社様。
簡単で使いやすいオンライン会議にするための新システムへの移行と、既存のシステムを活かしつつ新しい運用に沿ったAVシステムへのリプレイスを行った同社の会議室インテグレーション事例をご紹介します。
現状の音声問題を改善し、安定したオンライン会議ができる環境にしたい
- 会議室からの参加者の声が聞こえにくい事象が発生
- 安定したオンライン会議の環境を整えるよう社内から依頼があった
イベント企画会社様では、以前はテレビ会議システムをご利用でしたが、オンライン会議のツールをZoomに移し、会議室でも周辺機器を拡張してオンライン会議を開催していました。マイクスピーカーは会議室の規模にあわせて適正な台数を連結して利用していたものの、会議室からの参加者の声が聞こえにくいというトラブルが発生し、ユーザーからは音声の改善を指摘されていました。
同社のオンライン会議のご担当者は、以前より弊社の情報誌やWebコンテンツをご覧いただいていたこともあり、Zoomの会議専用機を導入することで現状の音声問題を改善し、安定した利用が可能になるのではと考え、VTVジャパンに問い合わせをされました。
Zoomでの会議は使いやすく、他のオンライン会議でもAVシステムを簡単に活用できる環境を
問い合わせを受け、VTVジャパンは同社の会議室へ現地調査に伺い、抱えている問題やご要望などをヒアリングしました。
同社のオンライン会議のメインはZoomで、用途によってTeamsなども利用、テレビ会議システムは利用率は低いがクラウドサービスが利用できないときのBCP対策用として温存していました。
音声トラブルについて調査をしたところ、利用していたマイクスピーカーに原因があるという結果に至りました。会議室にはAVシステムが入っており、これに複数台のマイクスピーカーを繋いでオンライン会議の音声を拡張していたことも要因のひとつでした。ご利用のマイクスピーカーは音声処理を行う場所が1箇所しかないため、拡張時に複数名が同時に会話すると音声処理が追いつかずに音が途切れてしまうことがあるのです。
- 音声トラブルが起きない環境にしたい
- 既存のAVシステムを活用したい
- Zoomでの会議を使いやすくしたい
- Zoom以外のオンライン会議ツールも利用したい
そこでVTVジャパンでは既存のAVシステム構成を見直すことで、①音声トラブルの要因を排除し、②メインツールであるZoomの会議が使いやすい構成にし、③PCからのWeb会議の映像・音声もAVシステムと連携させる、という3つの要件を満たす提案をしました。
音声改善としてマイクスピーカーの利用をやめ、集音範囲を詳細に設定できるShureの天井マイクを採用しました。②の使いやすさは、デバイスをPC+音声拡張から会議室常設のZoom Roomsに変更することで、事前準備や会議中の操作からくるトラブルやストレスを軽減できます。既存のAVシステムのうち、天井カメラ、天井スピーカー、スクリーン、ハンドマイクなどはそのまま活用し、プロジェクターはより輝度の高いものへ、音響用ミキサーはアナログからデジタルへリプレイスすることで、既存システムを活かしつつ高品質な会議環境を提供します。
同社にAVシステムを納品したベンダーと協業し、既存のデバイスを活かしつつ新しい運用にも対応したAVシステムが構築できることをご評価いただき、リプレイスが決定しました。
- 音声トラブルの要因を排除
- マイクスピーカーでの音声拡張をやめ、集音範囲が詳細に設定できる天井マイクを採用
- 既存のAVシステムを新しい運用に刷新
- メインツールのZoomの会議を使いやすく
- デバイスをPCから会議室専用機Zoom Roomsに変更
- 周辺機器の事前セッティングが不要になり、タッチパネルで簡単に操作が可能
- 他のオンライン会議ツールの映像・音声もAVシステムと連携
- Microsoft Teamsなどの他のWeb会議ツールが入ったPCを会議室のAVシステムと簡単に接続
- H.323テレビ会議システムも連携しており簡単に接続できる
導入システム
- Zoom Rooms：Lenovo ThinkSmart Core + Controller
- シーリングマイク：Shure MXA920
- AVシステム一式：プロジェクター、音響用デジタルミキサー、プロセッサーボード、スイッチなど
- VTV Care（保守・運用サービス）：運用ガイド作成サービス
機材構成イメージ
マイクの位置を気にせずに発言できる！オンライン会議特有の制約によるストレスが減少
- 音声トラブルの原因がなくなり、機会損失も減少した
- テーブルにあったマイクが天井付けになり、すっきりとしたレイアウトになった
- 声の小さい人の発言もよく聞こえるようになった
- トラブルが減少したため、管理者のサポート業務の負担が軽減された
今回の新システムの導入と併せてユーザーがトラブルなくスムーズに新システムに移行できるよう、カスタマイズマニュアルの作成サービスもご利用いただき、ソフト面とハード面の両方から使いやすい会議環境を実現しました。
新しい環境でオンライン会議に参加したユーザーからは「今までテーブルにあったマイクがなくなりすっきりした」「発言のときにマイクを気にしなくても良くなった」「声の小さな人の発言もちゃんと聞こえるようになった」との声がありました。マイクに向かって話さなければいけない、などのオンライン会議特有の制約が意外とユーザーにはストレスになっていたようで、今回のリプレイスは概ね高評価を得ることができました。
また、導入を担当したご担当者からは「リプレイス以前にトラブルがあった時は管理担当者宛てに連絡が来て、直接出向いて対応していたのですが、Zoom Roomsに変更したことで、PC+拡張マイクに由来していた音声トラブルが大幅に減少したことと、使い勝手も良くなったので問い合わせが減り、業務負荷がだいぶ減った」との喜びの声もいただきました。
同社の他の会議室では今もPCを拡張した構成でZoomの会議を行っています。今後はメイン会議室のサポートとともに、他の会議室でも快適なオンライン会議に臨める環境を提供できるようにトータルで同社のオンライン会議環境をサポートしてまいります。
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