VTV OfficeLeap開発ストーリー｜オンライン会議のVTVジャパン株式会社

オンラインの枠を超えたリアルなつながりを「VTV Office Leap」開発ストーリー

2024年03月29日

オンライン会議を利用したオフィス間常時接続には、社内コミュニケーションの活性化や業務効率化をはじめとしたさまざまな効果が認められています。
弊社のお客様からも「離れたオフィスにいる社員とも同じオフィスにいるように業務が進められる」、「直接あったことがないのに親近感が持てる」といった導入効果についての評価をいただいています。
一方で、途中で導入をあきらめたり、利用を始めたものの運用が根付かずやめた、といった話もよく聞きます。

VTVジャパンの開発推進グループでは、コロナ後に常時接続の問い合わせが急増したことを機に改めて対面コミュニケーションの価値を再考し、常時接続が広まりづらい理由とその最適解を見つけることにしました。
そこからオンライン会議常時接続システム「VTV Office Leap」をリリースするに至るまでの開発ストーリーをご紹介します。

【VTVジャパン】開発推進グループについて

弊社内の各部署からメンバーを選出し、それぞれの立場や知見を活かし、オンライン会議の既製品だけでは解決できないユーザーの課題を "オリジナル開発製品"で補うことで解決できる方法を、日々、検討・企画しています。

VTVジャパン　開発製品一覧

過去の検討ユーザーの声を洗い出してみて分かったこと

まず、常時接続に関するお問い合わせが増えてきたその原因について議論を行いました。調査会社のレポートからリモートワーク普及により社内コミュニケーションの希薄化を感じている企業が増えていることがわかりました。接する時間が少ないことで同僚への親近感やチームへの帰属意識が薄まると、組織の成功に対する責任感やモチベーションの低下につながります。そのような背景から企業のリーダーや代表を中心に、常に組織全体を“リアル”につなぐことができる常時接続に興味を示しているのではないかと推察しました。

次に常時接続に関する過去5年間のお問い合わせ内容を洗い出しを行い、その対応結果について弊社の営業担当にヒアリングを実施しました。常時接続導入に関するお問い合わせはコロナ禍以降、 3倍以上増加していました。
また、問い合わせ内容から、大手企業では部門間を、中小企業ではオフィス間を繋ぐことを想定した2～4拠点程度の接続を希望する内容が多いことがわかりました。 TeamsやZoomで試してみたもののうまくいかなかったという相談も多く、それについては10年以上オフィス間常時接続を行ってきた自社の経験から、何故うまくいかないのかは即座に理解できました。
弊社では既存のテレビ会議専用機を各拠点に設置して、内蔵多地点機能を使ってメイン拠点から全拠点を一斉接続していましたが、 TeamsやZoomのようなWeb会議ツールでは、PCを起動して指定会議室への接続操作を担当する人を各拠点に配置する必要があります。毎日これを続けるのはなかなか大変です。担当者が休んだ場合などは接続が行われず、次第に接続されなくなったのではと想像ができました。

また、常時接続を検討するも導入に至らなかった理由のうち、最も多かった理由は「コスト」にあることがわかりました。専用機を利用すると操作は簡単ですが、高額な端末が拠点数分必要なこともあり、費用が想像以上にかかりすぎることで断念されているようです。

これらの調査結果を踏まえ、以下のコンセプトを定め、常時接続システムの開発をスタートさせました。

開発コンセプト

ほぼ操作の必要がない
コストを抑えて手軽に導入できる

操作の手間が少なく、手軽に導入できる「常時接続システム」を作ろう！

このコンセプトを実現するために、最小限の操作で動作するシステムをお客様がコストを抑えて導入できる方法を引き続き検討しました。

まず、普段お客様へのオンライン会議の提案を担当しているソリューション部門から、「自動接続・自動切断が必須」という強い希望が出されました。設定時間に自動で接続/切断できるシステムを開発してPCの自動起動設定と合わせて利用すれば、操作することなく全拠点が毎日必ず接続されることが保証されます。接続当番の必要もなくなり、接続忘れの心配もありません。

UIも極力シンプルにすることにしました。常時接続は基本的にオフィス間を接続して互いの映像を確認することが目的ですが、せっかく姿が見えているのでちょっとした声かけもできればコミュニケーションも深まります。また、お問い合わせには朝礼などでも活用したいという要望がありました。そこで、「オフィス間共有モード」「対話モード」「一斉配信モード」の3つのモードをボタン一つで切り替えられるようにしました。

次にコストを下げる方法です。まず、開発部門からVTV4Kという4K対応のオンライン会議システムの開発の際に使用した技術を、今回の常時接続システムにも活かすことで開発コストを抑える提案がありました。VTV4Kは4K映像でのやり取りを行うエグゼクティブ向けの製品ですが、遠くの席に座る人の様子も明確にわかる高解像度での映像のやり取りは常時接続にも必要です。また、問い合わせ内容から接続したい拠点数は2～3拠点が多いことが判明したので、4拠点までと9拠点までの2つのモデルを用意し、それ以上の拠点数への対応や追加機能が必要な場合には、別途カスタマイズで対応することにしました。

さらに製品の提供方法について検討した結果、親拠点PCのみをレンタルで提供することが営業部門から提案されました。親拠点から子拠点を接続する今回のシステムは、ある程度のPC性能や設定作業が必要なのは親拠点のみで、子拠点側はPCにソフトウェアをインストールするだけで利用できます。性能が重視される親拠点にはキッティング済みのPCを貸出し、子拠点はすでに自社で保有しているPCや周辺機器が利用できる仕様とし、初期導入費を抑えられる導入形態としました。

各部門からさまざまな情報や意見を持ち寄り、上記のようなディスカッションと検討を経て、開発と販売準備を開始しました。遠く離れたオフィス間を一瞬でリープ（飛び越えた）したかのようなコミュニケーションを実現することを願い、サポート部門からのアイデアで「VTV Office Leap」と名付けられました。

検証を兼ねて1カ月間社内で利用後にリリース

試作品が完成し、社内で利用していた既存の常時接続システムと入れ替えを行い、検証を兼ねた社内利用を開始しました。日ごろからオンライン会議を提案している目の肥えた社員でも「映像が美しい」という感想が出ました。カメラから離れたところにいる社員の様子も明瞭に見えるため、スケジューラーで在席確認をしなくても会話のタイミングを計ることが可能になりました。また、毎日の接続と切断作業を行っていたサポートチームは、1つ仕事が減って喜んでいました。

1カ月間の社内利用から収集したデータをもとに最終調整を行い、2023年10月にVTVオリジナル開発製品「VTV Office Leap」をリリースしました。現在、Office Leapの見学を希望するお客様には、弊社会議室から常時接続環境ににご参加いただき、オフィス間常時接続を疑似体験いただいています。参加者からは映像と音声のクオリティや実際にどのような体験ができるかがリアルに体験できると好評です。

実際にVTV OfficeLeapをご利用になったお客様のご意見を収集できるよう、発売と同時にモニターキャンペーンを開始しました。収集したレビューを元に実際のニーズとのミスマッチなどをさらに検証を続け、開発に活かしていきます。