MCUリプレイス事例集
「6つの成功事例から学ぶ」オンライン会議 問題・課題の解決策

VTVジャパンの顧客様（仮：A社）のMCUリプレイス事例をご紹介する前に、A社ではどんな機器を導入され、どんな利用、運用をされていたかをご説明します。

社内ネットワーク内にアプライアンスMCUを含め5つのサーバーを構築しており、多地点接続機能の他にゲートキーパーと呼ばれるテレビ会議システムを管理したり、会議スケジュールが行えるサーバーと、会議録画サーバーを構成し、社外のテレビ会議システム接続を可能にするため、DMZ内にはH.323 NAT/FWトラバーサルサーバー、社外のパソコンやモバイルデバイスが接続可能になるためのサーバーを構成していました。利用できるデバイスはテレビ会議システムのほか、パソコン、タブレットなどのモバイルデバイスを使ってオンライン会議を運用していました。

現状の課題・問題点としては

1. 利用しているMCUの保守費用が高額、また保守サポート終了日が近付いていること
2. MCUの利用頻度がコロナ禍前に比べて上がっており、MCUのリソースがひっ迫してきていること
3. 情報システム部門としてMCUは運用やセキュリティーを社内設定でき重宝しているものの、世の中がクラウド化している中で利用者から「何故うちの会社はクラウド化しないのか？」とクレームが上がってきていること

また将来的な想定を考えると

1. 利用中のMCUが故障してしまうと、システム自体が利用できなくなり、社員の業務生産性に大きな影響を与える可能性がある
2. リモートワークが更に増え、MCUのリソースが足りず、会議を開きたいけど開けないような問題が発生しそう
3. 利用者の意見を反映することに躍起になってしまい、クラウド化させたものの、自社にとって重宝していた機能が利用できなくなり、新たなクレームが発生しそう

などの事を考慮した上で、MCUリプレイスの検討を開始し始めました。

ご採用いただいたプランとして、アプライアンスタイプではなく、仮想サーバー上で稼働するソフトウェアタイプのMCUをプラットフォームとし、社外との会議やミーティングはクラウドコンピューティングサービス上で実施できる「ハイブリッド型MCU」の仕組みを構築し、運用を再スタートしました。

利用者の運用や使い方は大きく変更なく、多地点接続と管理・制御機能をソフトウェアタイプに変更し仮想サーバー上で稼働する仕組みにリプレイスしました。接続ポート数を増強し、外部からの接続は、クラウドコンピューティングサービス（aws）上に多地点接続機能を持たせ、セキュリティー面は自社設定した項目で強化されました。問題となっていた保守費用もサーバーの数が減った分、費用削減に成功し、またMicrosoft TeamsやGoogle Hangouts Meet利用者も、ミーティングルーム（仮想会議室：VMR）へ参加できるようオプションで拡張し、ニューノーマルな働き方に対応できるようになりました。

MCUリプレイスの成果として、利用方法の大きな変更が無かった、サーバーの本数が減り保守費用が軽減された、ニューノーマルな働き方に対応できた、という３つのポイントが、リプレイス成功のカギになりました。

A社のMCUリプレイス事例をご紹介しましたが、自社が抱えていた問題や課題の他に、いくつか考えておくべき「失敗しないリプレイスポイント」をご指摘させていただき、リプレイスを検討する際、A社が気づかれていなかった問題や課題をシステム導入前に整理しておくことができました。
失敗しないリプレイスポイントは3つあり、それぞれについてご紹介します。

• クラウドサービスは万能ではない
• 自社運用に沿った細かなカスタマイズが設定しにくい
• 分割画面レイアウト・通信帯域・会議室設定など、クラウド側のルールに従わなければならない

オールインワンで提供されるクラウドサービスは簡単、便利に利用できますが、上記のように管理側にとっては不憫な成約が多くあります。この成約事項をしっかり理解していないと導入後、利用者からのクレームが多発してしまう可能性があります。

• クラウドサービスを導入するのであれば、サービスがダウンしたときのことを考えておくことも重要
• 冗長化が組める、障害後の対策を立てられることはオンプレならではのメリット

システムの使い勝手や品質は重視しておきたい項目ですが、一番考えておくべきポイントは「オンライン会議は、誰が何の為に利用するシステムか」という事です。せっかく設備をリニューアルしても、トラブルが発生した際、最速復旧できなければコミュニケーションミスにつながったり、ビジネスチャンスを逃してしまう可能性も高くなります。オンライン会議の仕組みは「ツール（道具）」です。ツールが上手く使えないと、業務生産性が下がり企業力を低下させてしまう可能性を秘めています。

• 利用用途によってシステムを使い分ける
• オンプレミスMCU＋クラウドサービスをダブル活用することで、接続ポートのリソースを分割する

オンライン会議の使い方ルールとして社内会議はテレビ会議システムを使い、社外との会議はMicrosoftTeamsやZOOMを使い分けて利用する企業は多く存在します。ニューノーマル時代として、複数のシステムやサービスを使い分けながら、企業力を落とさず仕事力をさらに上げていく仕組みを考える必要があります。また先に述べたように、システムが利用できなくなってしまった場合のバックアッププランとしても、1つのシステムに固着する必要はないと考えておくべきでしょう。