MCUリプレイス事例集
「6つの成功事例から学ぶ」オンライン会議 問題・課題の解決策

VTVジャパンの顧客様（仮：E社）がクラウドサービスへ乗り換え、デバイスをパソコンだけで運用された事例をご紹介する前に、E社ではどんな機器を導入され、どんな利用、運用をされていたかをご説明します。

社内ネットワーク内にアプライアンスMCUを冗長化させ、会議予約・管理サーバー（ゲートキーパー）を構築しており、本社・支社・工場を含む拠点に合計10台以上のテレビ会議システムが導入されていました。E社は会議は会議室で行う文化だったので、自席や社外からの会議参加は仕組みとして持たず、社内利用を基本としたテレビ会議システムネットワークと機材構成になっていました。

現状の課題・問題点としては

1. MCUとテレビ会議システムを利用していたが、保守費用が高額なためコスト削減としてパソコン利用を検討している
2. MCUとテレビ会議システムの稼働率が低下する一方、社外とはオンライン会議を利用する機会が増えたため、パソコン中心のオンライン会議形態へ移行したい

また将来的な想定を考えると

1. パソコン利用により音質・画質が劣化した、切断されてしまう現象が多発する、などの今までになかった利用者からのクレームがあがりそう
2. 社内会議室からのパソコン利用する準備に時間がかかってしまい、時間通りにオンライン会議が始められるか不安

などの課題・問題を考慮した上で、社内会議室からパソコンをデバイスにしたオンライン会議運用方法の検討を開始し始めました。

ご採用いただいたプランとして、パソコン利用する社内会議室のAV機器を一新、オンライン会議利用できる設備としてデザインし、運用を再スタートしました。

社内会議室からオンライン会議利用するパソコンにUSBボタンを接続するだけで、会議室に設備されているモニター・カメラ・マイク・スピーカーが連動されオンライン会議の準備や手間が削減。Microsoft TeamsやZoomなどクラウドサービスに依存されることなく、どんなオンライン会議でも利用可能。天井に設置するシーリングマイクはアクリルパーテーションによる音声収音低下も気にすることなく、会議室の参加者全員の声を収音できます。しかもUSBボタンをパソコンに接続し、一括集中電源でAV機器をON・OFFするだけなので、様々な機材に触れることなくコンタクトレス利用が可能となるため、共用利用する物から不意に起こってしまうウイルス感染を防げ、USBボタンと一括集中電源を除菌するだけで感染対策する事ができます。

社内会議室のAV機材を一新し、パソコン利用へ完全移行した成果として、テレビ会議システムを廃止した事による運用コスト（保守費、管理費など）削減、誰でも簡単に利用できる利便性の向上、どんなオンライン会議でも対応可能、という３つのポイントが、リプレイス成功のカギになりました。

E社の社内会議室AV機材を一新することでパソコン利用に完全移行された事例をご紹介しましたが、自社が抱えていた問題や課題の他に、いくつか考えておくべき「失敗しないリプレイスポイント」をご指摘させていただき、リプレイスを検討する際、E社が気づかれていなかった問題や課題をシステム導入前に整理しておくことができました。
失敗しないリプレイスポイントは3つあり、それぞれについてご紹介します。

簡単で手軽に使えるようにしたい、という利用者のニーズの裏側には「今まで使っていたテレビ会議システムで良かった部分はそのままにしてほしい」という条件がついていることも多々あります。利用者へ、しっかりヒアリングしておくことが大切です。

オンライン会議をパソコンだけで実施していくにあたり、できること・できないこと・今までと同じこと・今までとは違うことを整理し、利用者とコンセンサスを取ってから、導入側・利用側とも合意しておく必要があります。ですが、この合意を得ずにシステム更新を導入側だけで決定してしまい、失敗してしまった企業も少なくありませんので、注意が必要です。

コスト削減というと、イニシャル・ランニングコストや機材・サービスにかかる費用を削減する、と考えてしまいますが、システムなどにかかる直接費用だけではなく、導入検討する時間や利用者に納得していただけるかどうかのプレッシャー、リプレイスすることによる管理負担なども「コスト」に属されます。システムだけではなく、リプレイス全体を俯瞰的に見て、何がコスト削減になるのかを検討しておく事が大切です。