Zoom Rooms導入事例：総合物流会社様
お客様のコミュニケーション環境を把握しているからこそできた提案
オンライン会議ツール変更でもユーザーの利用を止めない方法
リプレイスは社内外でのコミュニケーション活性化が目的でしたが、そのためには簡単かつ快適にコミュニケーションがとれる環境を作ることが大前提でした。オンライン会議ツールを変更することで社内ユーザー間で起こる混乱を最小限に抑えるにはどのような運用設計が必要なのか、数社の販売店に相談しました。しかし、運用面については思うような回答を得られず、現在のツールで運用サポート実績があった弊社に、ご相談をいただきました。
オンライン会議ツール変更後も安心して利用できる環境実現のために
- Zoomへのオンライン会議ツール変更で、社内ユーザー間で起こる混乱を最小限に抑えたい
- 快適にコミュニケーションがとれるオンライン会議の運用をサポートしてほしい
新会議ツールは「ユーザーに易しいコミュニケーションツール」であり、「ユーザーに優しいコミュニケーション環境」になることをユーザーに認識してもらうことがカギになることが分かりました。
これを受けて、弊社ではまず運用面として「全社員向け勉強会の開催」と「Zoom サポートの提供」の2つをご提案しました。
勉強会では現在のオンライン会議ツールとZoomの双方の操作画面を見せながら、今のツールから異なる点と同じ点を説明することで「Zoomに変わっても使い方に大きな変化はない」とユーザーに認識してもらうことを目標としました。
Zoomサポートについては「Zoom運用アシストプラン」をお薦めしました。現在のツールでご提供している保守サポートと同様のサービスを受けられるもので、ご担当者からは「以前同様に相談しやすく管理業務の負担が軽減できる」とご賛同いただき、2つの提案を採用いただきました。
ユーザーファーストの視点から「Zoom Rooms」を提案
次に「ユーザーに優しいコミュニケーション環境」を実現するツールとして以下の理由でZoomの専用機「Zoom Rooms」の導入を提案しました。
①ユーザーにとってなじみのある会議方法に適している
ユーザーは長年、テレビ会議専用機を利用して集合型の拠点間会議を実施してきました。コロナ禍を経て、出社する社員が徐々に増え、以前のように集合型の会議も増えている状況から、Zoom環境でも専用機を利用した方が、今までの利用方法に近いため、ユーザーに抵抗感も少なく受け入れてもらえると考えました。
②ユーザーのＩＴリテラシーに関係なく簡単に利用できる
ZoomはPCから個別で会議に参加するイメージがありますが、複数人で参加する場合は外部カメラやマイクスピーカーで映像・音声を拡張する必要があります。ユーザーが自分たちでカメラやマイクスピーカーの準備をし、会議に参加できるようになるには時間を要することや、配線や設定ミスによる接続トラブルが多発することが想定されました。主電源を入れ、タッチパネルのボタンを押すだけで会議に参加できる常設型のZoom Roomsなら、誰でも簡単に利用でき、接続トラブルを未然に防ぐ方法として最適と考えました。
③ライセンス費用とユーザー数のバランスをとりつつ、全社員がZoomを利用できる
全社員がPCから会議に参加する運用に切り替える案も出ましたが、Zoomのユーザーライセンスは個人に紐づくため共用ができません。全社員へのライセンスの配布は、ランニングコストがかかり、大きな負担になります。しかし、Zoom Roomsのデバイスライセンスは端末に紐づきます。一部の社員にのみZoomのユーザーライセンスを配布し、それ以外の社員は会議室からZoom Roomsを使って会議を開催、または参加する運用なら誰でもZoomが利用できる環境が整うと考えました。
提案を通して、社内外コミュニケーション活性化につながる新環境を構築し、ツールが変わっても今までと同様の運用を維持できる見通しが立ったことで、弊社の提案を採用いただきました。
- ユーザーに優しいコミュニケーション環境を実現できるツール
- 長年利用してきたテレビ会議専用機と変わらない利用方法でユーザーが抵抗感なく利用できる
- 主電源を入れ、タッチパネルのボタンを押すだけで会議に参加できる
- PCとZoom Roomsから会議に参加できる環境で誰でもZoomが利用できる
- ユーザーファーストのオンライン会議運用サポート
- 全社員向け勉強会の開催やZoom運用サポートの提供でユーザーに優しく、管理業務の負担を軽減できる
導入後も運用環境の最適化をサポート
運用開始から１か月後、導入後の経過を伺ったところ、総務部からは大きな混乱もなく運用をスタートできたと感想をいただきました。ユーザーからの問い合わせも想定の範囲内で対応できているとのことです。
一方で情報システム部からは時折音声が途切れたり、通信が不安定になることがあるとの報告を受けました。早速現地調査を実施したところ、利用率が上がって想定以上にネットワークに負荷がかかっていることがわかりました。ネットワークが増強された現在は、不具合は解消されて問題なくご利用いただけています。
今回の提案では、以前から同社の運用サポートを担当してきたことで得た同社のオンライン会議に関する情報を活かすことで、納得いただけるご提案を行うことができました。今後も引き続きユーザーファーストでコミュニケーション環境をサポートして参ります。
