オンライン会議音響設備導入事例：Extreme Networks株式会社様
オンライン会議システムの全社統一を機にAV機器をリプレイス
品質改善とサポート加入でIT専任担当のいない拠点でも良好な会議環境継続を実現
1.概要
背景と課題
1:海外本社のIT部門が会議システムの全社統一を決定。知見が少ないAV機器のリプレイスが必要に
- 海外本社のIT部門が全システムを一括管理できるよう全社リプレイスが決定
- Zoom Roomsは海外本社より指定された自社取り扱い製品を導入。会議室の音響・映像設備はメーカーなどの指定はなく、各拠点で手配することに
- 日本支社にはIT担当はおらず、社員がボランティアで担当するがAV機器の選定や取り扱いには不安があった
2:顧客とのオンライン会議時の音声・映像の品質が問題になっていた
- 以前からオンライン会議を利用。コロナ禍以降顧客との打ち合わせやパートナー向けトレーニングでの利用頻度が高くなった
- 既存の会議室用音響設備は過去にトラブルが起きて以来、利用をやめてしまった
- 以降はUSB接続対応の周辺機器を導入するも、カメラ映像は参加者が見切れていたり、マイクスピーカーも音が悪いため、会議室に集まらず自分の席からPCで参加するユーザーが多かった
導入効果
1:オンライン会議の映像・音声のクオリティが改善
- 参加者全員をカメラで映すことができるようになり、音声もきれいに届くようになった
- 全体的にトラブルが減った。また、オンライン会議関連の相談先が見つかった
2:オンライン会議でのコミュニケーションがとりやすくなった
- トレーニングルームの後ろ席の人にも講師の音声がしっかりと届くようになった
- PCから参加していた社員も、会議室から一緒に参加するようになった
ソリューション
導入システム
- Shure MXA920（シーリングマイク）
- Shure IntelliMix Room(オーディオ・プロセッシング・ソフトウェア)
- KRAMER Galil4-C（シーリングスピーカー）
- AVer CAM520 Pro2（PTZカメラ）
- Logicool Rally Bar（Zoom Rooms）
他、スイッチャーなど。オンライン会議デバイスとしてZoom Roomsをお客様にて導入
- シーリングマイクはShure社のMXA920を、高機能なオーディオプロセッシング機能を持つIntelliMix Roomとの組み合わせで選定
- シーリングスピーカーを選定。上から降り注ぐ音でどの席からもきれいに聞こえる
- カメラはレイアウト変更にも対応できるようPTZカメラを選定。トレーニングルームは講師用と参加者双方が映るように部屋の前後に1台ずつ設置
- 広いトレーニングルームの配線も景観よくすっきりと
- 通常の会議室には会議室の対応人数をカバーできるカメラ・マイク・スピーカー一体型のZoom Roomsを導入
2.詳細
導入の背景：会議室システムの全社統一が決定。AV機器リプレイスの相談先が必要に
同社では海外拠点とのやり取りで以前よりオンライン会議システムを利用していましたが、コロナ禍以降、顧客やパートナーともオンライン会議を行う機会が増えました。
相手に合わせてMicrosoft TeamsやZoom、Webexといったさまざまなオンライン会議ツールに対応していました。会議室にはもともと音響システムがあったのですが、以前トラブルが発生したため、以降は会議室に持ち込んだPCをWebカメラやマイクスピーカーで拡張して会議を行っていました。
しかしこれらの外部デバイスで拡張したものの、映像が見切れてしまったり、音が悪かったりとユーザーからは品質面で不満の声があがっていました。顧客との大切な会議やパートナー向けトレーニングなどを映像音声の品質が悪い状況で行うと、却って商談に悪影響なのではないかといった意見もありました。
2024年2月にアメリカ本社のIT管理部門より、会議ツールの統一を目的にZoom Rooms導入、AV機器のリプレイスを指示されました。
Zoom Roomsはお客様の取り扱い製品内で用意することができますが、AV機器については製品・設置に詳しい相談先が必要になりました。
日本法人にはIT部門がなくIT機器導入担当者もいないため、プリセールスの立場ながら今回のリプレイスを引き受けた韓氏は、AV機器の購入元の条件として導入後のサポートも含めて頼れる相談先が欲しいと考えていました。また、すでに稼働開始日が決定していたため、可能な限り早く会議室構築を完成させる必要もありました。
現地調査を実施した上で機器選定とご提案、在庫確保を迅速に実施
ご相談を受けた担当営業は、まず本社IT部門側の指示内容と、同社のオンライン会議の利用状況をお伺いしました。AV機器のリプレイス対象となっていた2つの会議室には、本社からはシーリングマイクとPTZカメラを導入するように指示が出ていました。重要会議や商談が行われるボードルームとパートナー企業向けのセミナーなどを開催するトレーニングルーム、両会議室ともどの席にいても明瞭な音のやり取りができる必要があります。担当営業はZoom RoomsのPCにソフトウェアオーディオプロセッサーを導入することで、シンプルな構成ながら高性能な音響環境が構築できるShure社のシーリングマイクMXA920を選定しました。この組み合わせなら会議室の広さやレイアウトに合わせて調整することで、どの席から発言してもしっかりと声を届けることができます。こちらは導入後に韓氏から「Shureの製品は品質がいいですね」と言っていただけるクオリティを実現しています。
またスピーカーも、マイク同様に天井にすっきりと設置できるKRAMER社のGalil4-Cをご提案しました。
カメラについては、AVer社のCAM520 Pro2が本社IT部門からの提案依頼書に指定されていました。設置位置についても床上120cmの高さに設置するようにとの記載がありましたが、要件通りに設置しようとするとディスプレイの横に設置するしかありません。それよりは自然に目線が集まるディスプレイの中央に設置する方がコミュニケーションがとりやすいと判断し、お客様にご提案しました。
また、日本法人にはIT部門がないことや本社より保守サポート加入が必須との指示を受けていたことから、弊社はお客様の状況に合わせた保守サービスをご提案しました。会議室内のオンライン会議用機材のことを一括してご相談いただけるように、弊社が納品するAV機器だけではなく自社で導入されたZoom Roomsについても、弊社コールセンターで障害を切り分け、必要に応じてメーカーのサポートへ引継ぎを行うなど、弊社が保守の一時受付窓口を務める保守メニューを組みました。
納期を急がれていたこともあり、上記のご提案内容と見積もりを迅速にまとめ、ご提案機種の在庫確認まで行った上でご回答したところ、弊社からの導入が決まりました。
導入後の感想：遠隔でのコミュニケーションがとりやすくなり、会議室からの参加者が増加
導入後の感想を伺ったところ、リプレイス後はオンライン会議のトラブル自体が減ったとのことでした。また、「参加者全員が映るようになった」ことや「トレーニングルームの後ろの席の人まできちんと声が聞こえるようになった」ことをあげられ、映像音声の品質が狙い通りに改善できたことを評価いただきました。社内のユーザーからは、「新しい環境は講師だけでなく会場の参加者の様子も配信できるようになり、オンラインでの参加者にも臨場感が伝えられるようになった」と好評です。
また、映像音声が改善したことで、アメリカ本社からの社長メッセージなどは自分の机からPCで参加していた社員が会議室に集合するようになり、みんなで一緒に聞くようになったそうです。以前と比べてオンラインでもオフラインでもコミュニケーションが活性化したと感じていらっしゃるようです。
オンライン会議ツールをTeamsへ切り替えを検討。引き続きサポートと情報提供を
「ひとつはこちらから希望した納期に応えてくれたことです。いくつかのベンダーに問い合わせしましたが、他社はこの短期間での機器調達は難しいとの回答でした。もうひとつは提案書や見積書の回答が早く、しかも丁寧であったことです。自分もセールスをしていますが、一番大事なことだと思います」
また、今後弊社に期待したいことについてお尋ねしたところ、最新情報の提供をあげられました。同社はPC周りについてはプロフェッショナルですが、AV機器やオンライン会議については情報がとりづらいとのことでした。
弊社では商談経験で得た知見、メーカーの製品・サービスの最新情報などを社内で共有し、ホームページやメール配信、セミナーなどを通して定期的に情報発信をしています。今後もお客様にとって有益な情報を継続的に提供していく予定です。
また、現在、ZoomからTeamsへツールの移行を計画されているそうです。弊社はMicrosoft Teams Roomsの導入やサポートについても実績があり、必要な最新情報を提供することが可能です。
今後もより良いオンライン会議環境で運用できるよう、引き続きサポートしてまいります。
お客様プロフィール
Extreme Networks株式会社
- 日本法人住所：
- 東京都千代田区霞が関1-4-2 大同生命霞が関ビル11F
- 日本法人設立：
- 1993年3月1日
- URL：
- https://jp.extremenetworks.com/
関連する事例
