導入事例
ウェビナー支援事例：ソフトウェア・システム開発会社様

情報システムの企画、開発、販売およびリースを手掛けるソフトウェア・システム開発会社様では、優良顧客やリード（見込客）に対し、自社のシステムやサービスについてのセミナーを年15回以上実施されていました。しかしコロナ禍の影響を受け、会場に集まって開催していたセミナーを2020年4月からオンラインで開催する仕組みに変え、手探りの状態からウェビナー運用が始まりました。

まずオンラインセミナーが実施できる環境の整備から着手を開始。ウェビナーが開催できるプラットフォームの選定、カメラはパソコン内蔵のWebカメラ、マイクはヘッドセットのマイクを利用するなど、オンラインセミナーを実施するたび試行錯誤を重ね、現在ではオンラインセミナー専用の部屋を社内に設備し、機材環境は我々VTVジャパンが見ても申し分ない設備が構築されています。
しかし、オンラインセミナーが行える環境や設備が整い、講演するコンテンツも今までと変わりなくプログラムが組まれていたのですが、これまで体験したことのない大きな問題に直面することになります。

同社の問題として抱えられている点もここにあり、集客自体はオンラインで行うことで参加者は1.2倍に増えたものの、その先に目指すお客様からの相談や質問、関係強化から案件化へのプロセス進捗が今までのセミナー終了時より下がっている傾向から抜け出せない状況が続いていました。

同社に対し、厚く支援し改善いただいた部分は企画（デザイン）とフォローのステージになります。企画（デザイン）で今までのオンラインセミナーから改善した要点は「オンラインセミナーが終わった後のフォロー」について焦点を当て、オンラインセミナー参加者に対し、効率よくかつ効果的なアプローチができるよう、企画段階の時点からフォローまでにやること、フォロー時に取り組むことを明文化しルール設定しました。明文化されルール設定したものを「5日間のタスク」としてオンラインセミナー関係者に共通認識を持っていただき、実行へと取り組みを開始しました。

既にオンラインセミナーの経験がある同社なので、セミナーのコンテンツ作りやウェブページに掲載するお知らせや集客、管理手法は今まで通りのやり方で問題はありませんでした。そしてオンラインセミナー本番が終了し今回から改善ポイントとなる「5日間のタスク」実行に移りました。

【1日目】　オンラインセミナー「終了1時間以内にお礼メール」を配信

オンラインセミナーが終了して1時間以内に参加者リストを作成し、オンラインセミナー参加のお礼メールを配信しました。もちろん不参加者に対しても次回の参加をお待ちしております、などの内容でお礼メールを配信します。メール文は事前の準備段階で参加者、不参加者に対するお礼メールテンプレートを作成しておきます。セミナー終了1時間以内にメール配信することで、視聴したオンラインセミナーの印象を薄めない効果、また開催側のブランディングUP効果として実施していただきました。お礼メールには必ず「後日、弊社担当が改めましてお電話させていただきます」と一文を添え、担当者がコンタクトさせていただく旨を伝えることで参加、不参加者に対し手厚くフォローさせていただくことを事前に伝える工夫をしました。リスト作成はZoomビデオウェビナーからCSVで参加情報を抜き取ることが簡単にできますが、初回取り組みのため、VTVジャパンがリスト作成を支援させていただきました。

【2日目】　録画したオンラインセミナーの動画データーを編集する

次に着手したのが、ZOOMビデオウェビナーに実装されている「録画機能」を使って録画したオンラインセミナーの動画データーを編集し、45分間のセミナーを15分のダイジェスト版へ編集しました。強調したい部分にテロップを入れたり、見て欲しいプレゼン資料画面はプレゼンターのカメラ映像を消して画面全体に資料表示させたりしながら、セミナーの要点が短時間で確認、理解できるような動画コンテンツを作成しました。動画コンテンツはソフトウェア・システム開発会社様のウェブサイトにアップし、セミナーコンテンツのアーカイブとして二次利用されています。
同社では動画データーを編集するノウハウやアプリケーションをお持ちでなかったため、こちらの作業も弊社が支援させていただきました。

【3日目】　アンケートを集計

3日目は参加者に記入していただいたアンケート集計です。Zoomビデオウェビナーではアンケート機能が実装されていますが、Zoom専用アプリからの参加者にしかアンケート用紙を配布することができず、インターネットブラウザーを利用される参加者にはアンケートを取ることができません。どんなデバイスで参加いただいた方からもアンケートが記入いただけるよう今回は「Googleフォーム」を利用し、アンケートの実施を行いました。1日目にお礼メールを配信した際、アンケートのご協力としてGoogleフォームのURLも転記することで、今まで実施していたオンラインセミナーより1.5倍の回答率を得ることができました。
アンケートで収集した内容をもとに、相談や質問などコメントがあった場合、1日目で作成した参加者リストにコメントを追記し、担当がフォローコールする際の話材として活用できるようにしました。
Googleプラットフォームを利用したアンケートの仕組みもVTVジャパンが担当し、アンケートテンプレートの作成から集計までご支援させていただきました。

【4日目】　フォローコール部門に情報を展開

次はオンラインセミナー参加者に対してフォローコールを実施する部門に、セミナーで行った内容やコールリスト、アンケート集計の内容を展開します。企業によってフォローコールする部門はインサイドセールス（テレアポ）部門が受け持ったり、外注を使って実施されたりしますが、同社では直接顧客やリードの声を営業が聴くという体制で取組んでいただき、営業チーム向けに「勉強会」という名目で情報を展開しました。1日目に作成したリストには、参加者の企業名、電話番号、メールアドレス、アンケートでのコメントなどを情報として記しており、自分の担当企業をリストで把握、編集したオンラインセミナー動画を勉強会内で視聴しの要点を共有、また営業チームが同じレベルでフォローコールできるよう、コールスクリプトも準備し「アポイント獲得」をフォローコールのゴールと設定しました。
この取り組み方法もVTVジャパンが日々行っているノウハウからアイデアを提供させていただき、ソフトウェア・システム開発会社様用にカスタマイズし支援させていただきました。

【5日目】　フォローコール実施

最後のミッションはフォローコールを実施していただきました。コールスクリプトを基準に営業チームがコールを実施し、アポイント獲得を目指しながら顧客、リードとの関係強化を目指しました。電話するも不在の際は、メールでオンラインセミナーの動画が視聴できるURLを案内したり、会話の中でアンケートに書かれていた相談や質問項目に対応しました。
フォローコールのルールとして、コール期間は3日間と設定し、オンラインセミナーに参加いただいた熱量が冷めないうちにフォローコールを完了していただきました。フォローコールの実施状況や結果、成果は営業会議内で報告され、マーケティングデータとしても活用されることになりました。
ソフトウェア・システム開発会社様において「5日間のタスク」手法は今まで実施した経験もなく、成果とともに失敗されるリスクも想定していたのですが、結果として今まで実施していたオンラインセミナーより見込客獲得率が「62％UP」されたという報告をうかがいました。
最後に成功へと導くオンラインセミナー運用のカギ、効果が最大限に発揮できる「本当のウェビナー」とはどんなところにポイントを置けばよいのか、を最後にご紹介したいと思います。