導入事例
オンラインイベント支援事例：建設コンサルタント会社様

次に必要なのは会議環境の調査です。会場となる同社の会議室を訪問し、広さや当日のテーブルの配置、会議室の設備の確認しました。
会議室設備にプロジェクターとスクリーンがあるので映像出力に利用できます。
また会議内容についても伺いました。特定の参加者が話者になるのか、それとも参加者全員が自由に発言する会議なのかによって準備する音響機器も変わります。前者の場合は、グースネックマイクなど外付けマイクシステムを接続すると話者の声を集音しやすくなるので最適です。後者の場合は、参加者全員の音声を集音するマイクシステムが向いています。今回は発表者は決まっているが質疑応答時には全員が話す可能性があるとのことなので、会議室の広さと参加者が10名ということからXT5000の専用マイクを2台接続する構成を考えました。
接続テストやリハーサル対応などどのようなサポートが必要かを検討し、改めて必要な機器・サービスと接続構成の決定、お見積書を提出しました。

海外拠点の担当者と直接やり取りできるように調整いただき、弊社主導でテレビ会議接続テストを進めました。
弊社でヒアリングシートを作成して海外拠点が利用するテレビ会議専用機の機種名、IPアドレスなど必要な情報を提供いただきました。
同社を通して情報収集や共有することはできますが、同社の手間を削減する目的と直接海外とやり取りをするほうが情報収集や共有にかかる時間の短縮になると思いお願いしました。弊社では英語対応もできるので海外との連絡も問題ありません。

接続テストを実施する目的は海外拠点との接続状況を確認することです。テストは弊社会議室と海外2拠点の3拠点間を接続し、会議が開催される同時刻に実施できるように調整してなるべく本番環境に近い環境を整えました。
接続帯域やパケットロスの状況など接続診断をリアルタイムで確認したところ技術的に問題ないことを確認でき、お互いに受信・発信もできたので、当日にリハーサルを行うことを伝えて終了しました。
同社にも結果を報告し、不安を抱えていた接続については接続テストで解消されたと安心されていました。

本番前日から会議室を確保いただき、テレビ会議専用機を設置しました。設置完了後に弊社会議室と接続テストを行い、会議室環境にあわせて音声設定やカメラの画角を調整して本番に備えました。
弊社担当が訪問して海外拠点とのリハーサルに立ち合い、お客様からのご要望により、万が一の不具合が発生したときのために別室で待機していました。

本番中、一時的に映像の乱れがあったとのことですが音声は途切れず、出席された方々から「音が聞き取りやすく会話しやすかった」とのコメントをいただいたのことでした。
担当者から次回からは同社が利用するWeb会議でも同等の品質で開催することはできないかとご相談いただきました。
今回のように取引先や海外などと積極的にWeb会議を活用されていきたいと検討されているとのことです。
会議形態など想定される利用シーンをヒアリングし、同社のWeb会議の活用の幅を広げるための運用方法を支援していきたいと考えています。