オンラインイベント事例:製薬会社様
映像・音響機材の手配からオペレーションまで
会場の参加者とオンライン参加者を繋ぐ全社イベントの技術面をトータルサポート
![オンラインイベント事例:製薬会社様](https://www.vtv.co.jp/casestudy/wp-content/uploads/img_pharmaceutical-company_01.webp)
毎年、グループ会社が一堂に集まる全社イベントを開催している製薬会社様。数百名が会場内またはオンラインから参加し、数時間にわたって行われます。このイベントで利用している機材は構成が複雑で、トラブル発生時には自社での対応が難しいため、VTVジャパンのイベント支援サービスを2014年から長期にわたりご利用いただいています。
今回は2024年に開催された社内イベントの事例をご紹介します。
オンライン会議システム導入をきっかけにイベント支援にも携わることに
製薬会社様は、年に2回本社・グループ会社の役員が集結して業績発表などを行う報告会を開催しています。2014年から同社のこのイベントを弊社がサポートするようになりました。同社とのお付き合いはオンライン会議システムの導入からはじまり、導入担当者よりイベントの担当部署である総務部へ弊社をご紹介いただきました。同社にとってこのイベントは非常に重要なため、映像・音声やオンライン会議に関するトラブル対応は専門業者に委託したいと考えていました。
そこで弊社であればサポートを依頼できると判断いただき、同社のイベントの映像・音響のサポートを行うことになりました。
会場の参加者とオンライン参加者が集うハイブリットイベントを成功させるために
弊社が請け負うサポート領域は主に、会場の映像・音響とオンライン会議に関する技術支援となります。イベントを行うにあたり必要な機材の選定、機材と人員手配、設置・撤去、リハーサルから当日の技術支援など、ご要望に合わせて対応しました。
今回の報告会では、会場に約150名、オンラインで約200名の参加が予定されていました。まずはイベントの詳細をヒアリングし、会場の状況を確認しながら必要な機材の選定を行いました。
- 【オンラインイベント支援:映像】
- 発表者の資料確認用テレビモニターを1台用意
- 会場の参加者用に大型スクリーン2面用意し、それぞれに日本語と英語の資料を表示
- カメラを2台利用し、発表者と会場全景を撮影。進行に合わせて、いずれかをオンライン参加者に配信
- 【オンラインイベント支援:音響】
- スピーカーなど一部の音響機材は会場常設のものを活用し、コストをおさえる
- 音響卓を用意し、会場の常設設備と連携させてオンライン参加者に会場の音声を配信
- 【オンラインイベント支援:オンライン会議ツール】
- Microsoft Teamsでのオンライン会議環境を用意
- バックアップとしてZoomの環境も用意し、どちらのツールからもイベントに参加できる体制に
イベント開催で使用するオンライン会議用の機材は同社が普段利用しているMicrosoft Teams Roomsを会場に持ち込み、それ以外はレンタルでの手配となりました。弊社では選定した機材レンタルの手配と設置や操作にかかる人員の確保を行いました。
また、映像・音響関連以外でも長年サポートしてきた経験を活かして、事前リハーサルの実施なども主体的に引き受け、ご担当者にはイベントの運営に専念していただけるようサポートを行いました。
2014年以降報告会の開催時にはイベント支援のご依頼をいただいていますが、毎回大きなトラブルや問題も起こらず報告会を開催できています。時代によって変化するイベント開催のスタイルに常に対応できる柔軟さと知識と提案力を持って、今後もイベント支援のサポートを行ってまいります。
![オンラインイベント支援イメージ図:製薬会社様](https://www.vtv.co.jp/casestudy/wp-content/uploads/img_pharmaceutical-company_02.webp)
利用サービス
- イベント支援:オンラインイベント支援サービス