導入事例
Cisco Webex導入事例：株式会社プライムアシスタンス様（2021年）

プライムアシスタンス様は、SOMPOグループの戦略事業会社としてアシスタンス事業を中核に事業展開しています。

プライムアシスタンス様は、設立当初からテレビ会議システムを運用してきました。拠点はもちろん、グループ企業をはじめとした社外とのコミュニケーション用としてCisco社製のソリューションを導入しています。

「セミナールームや会議室には、Cisco Webex Room シリーズを導入し、ミーティングや勉強会などに活用しています。画質・音質ともに品質が高く、話者の表情も確認できますし、資料を共有することで業務の効率化にも寄与しています。いまでは、コミュニケーションプラットフォームとして欠かすことができないシステムになっています」とIT企画部・インフラストラクチャー室長の中藤謙一氏は説明します。

プライムアシスタンス様は、2020年の新型コロナウイルス感染症の感染拡大により、テレワークを推進。2021年5月現在でも出社率を30％程度までに抑えています。その結果、オンラインでコミュニケーションを行えるCisco Webex（以下、Webex）の重要性がさらに高まっています。
　「テレワークについてはトライアルでは実施していましたが、ここまで出社率を削減することは想定していませんでした。テレワークに舵を切った後で多くの課題に気づきましたが、そのなかでもとくにコミュニケーションは大きな課題でした」（中藤氏）

すでに社外とのコミュニケーションプラットフォームとして定着していたテレビ会議システムですが、部署内でのコミュニケーションは想定していなかったため、テレワークにおけるコミュニケーション基盤の構築が必要になったのです。そこでプライムアシスタンス様は、既存のテレビ会議システムと接続でき、パソコンでもリモートで会議を主催できるWebexのアクティブユーザープランを追加購入しました。

「Webexは既存のシステムとの接続性が高く、部署内でのコミュニケーションも可能です。また、他のWeb会議システムよりセキュリティの管理がしやすく、情報漏えいのリスクを低減できる点も魅力でした」と語るのはIT企画部・インフラストラクチャー室　課長代理の宮内大輔氏。
　多くのWeb会議システムは、ファイルの受け渡し機能を備えています。しかし、多くの個人情報を抱えるプライムアシスタンス様にとって、情報漏えいに繋がる機能を許可することはできません。

「ネットワークセキュリティを強化し、インフラストラクチャー室で情報漏えいのリスクを管理すれば、どのWeb会議システムを使っても問題はありません。しかし、そういった環境を構築するには時間がかかります。スピード感を持ちつつ、セキュリティを高めるには、セキュリティがコントロールできるWebexを選定するのが最も合理的な選択でした」（中藤氏）

そこでプライムアシスタンス様は、Cisco Webex Room シリーズ を導入したVTVジャパンに問い合わせWebexのアクティブユーザープランを購入し、テレワークでの運用を開始しました。

「当社では、セキュリティの観点からBYODは許可せず、会社支給のPCでテレワークを実施しています」と宮内氏は現状を説明します。さらに、テレワークで使用するPCに個人情報などを保存することを禁じ、ファイルサーバーを使ってファイルを利用する運用としました。

プライムアシスタンス様のWebexの運用については、VTVジャパンが支援しています。

「Webexはバージョンアップが頻繁で、マニュアルなども最新のバージョンに対応していないケースがあります。そういった場合でもVTVジャパンさんに問い合わせることで、スピーディーに解決することができます。トラブルなどの相談もしやすく、非常に助かりました」（宮内氏）

また、テレワークを実施している他社の事例や陥りやすいトラブルのポイントなどについてもVTVジャパンから情報提供を受けています。

「他社の事例などは本当に参考になります。遠隔会議システムをどのように使っているのかというショーケースは参考になる部分が非常に多いですからね」（中藤氏）

現在、Webexは、社内のコミュニケーション用途はもちろん、社外の人に向けた「研修」や「採用活動」でも使われるようになっています。

「当社は、アシスタンス会社とパートナー企業が相互研磨する学びの場として“Prime Academy”を開催しています。有償の研修サービスとして、これまで全国3箇所の研修施設で研修を提供していました。この研修ですがWebexを使ってオンラインで提供しています。実施してみると、地方のパートナー企業も参加しやすいと好評です」（中藤氏）

最近では、さまざまな部署がオンラインによるイベントや各種活動を活発化させているとのこと。

「これまではIT企画部としてオンラインイベントなどを支援してきましたが、最近では部署内にノウハウが貯まってきており、各部署でイベントを開催できるようになっています。かなり大きなイベントも開催しているようです」（宮内氏）

現在、オンラインイベントはリアルタイムで提供していますが、今後、録画したデータを配信するということも考えられます。そうすることで、自由な時間に研修などを受けることも可能になり、生産性のさらなる向上も期待できるでしょう。

「録画編集などのスキルを高めたり、どこまで情報をオープンにしていくのかという議論も必要になったりするため、実現にはもうしばらくかかるかもしれません。しかしWebexの活用のスピードを考えると、短期間でそれらの事が実現するかもしれませんね」（中藤氏）

オンラインに舵を切った時は社内のミーティングの開催も大変でしたが、そこから1年が過ぎWebexの活用の幅はどんどん広がっています。それだけに、遠隔会議に対する多くの知見やノウハウを持つVTVジャパンには大きな期待を寄せています。