Microsoft Teams Rooms導入事例：海運会社様
「会議室」と「リモート」、両参加者の会議体験を向上
Microsoft Teams RoomsとAV機器でよく聞こえ、しっかり伝わるオンライン会議環境を実現！
システム導入の経緯や選定のポイントについて導入・管理を担当されている情報システム室のご担当者にお話を伺いました。
1.概要
問題・課題
- ユーザーは、会議の度に情報システム室からマイクスピーカーを借りて接続準備をする必要があった
中には情報システム室のサポートがないと接続ができない社員もいた - 社員からのサポート依頼が相次ぎ、情報システム室の業務負荷が増えた
- カメラに映りきらない参加者がいて、リモートからの参加者は、会議室側の様子がわかりにくかった
- 会議室のマイクの配置によって音声が聞き取りにくく、リモート側がストレスに感じていた
導入効果
- 会議用機材が据え置きになったことで接続準備がなくなり、サポート依頼件数が減少
- スケジューラー経由で社員自身が予約・利用できる仕組みが整い、ユーザーの利便性が向上
- Direct Guest Join機能で、Zoomの会議にも同じ機材から接続可能に
- 参考リンク：Direct Guest Join機能とは？
- 映像・音声品質が向上し、ユーザーが違和感なくオンライン会議ができる環境を実現
ソリューション
- Microsoft Teams Rooms：Lenovo ThinkSmart Core + Controller
- PTZカメラ：AVer CAM520 Pro2
- バー型マイク：Shure MXA710
- オーディオプロセッサソフトウェア：Shure Intellimix Room ※ Teams Roomsにインストール
- スピーカー：Yamaha MSP3A
- その他：キャスター付きカート Hamilex PH-917など
- 社内のIT機器（PCやサーバー）とOSを統一
- 集音性に優れたマイクを中心とした機器構成でMicrosoft Teams Roomsの映像・音声機能を拡張
– 柔軟なカメラ調整機能を搭載したPTZカメラを選択
– 相手側の声がよく聞こえるよう、スピーカーは独立させる
– 集音範囲が広く、キャスター付きカートに取り付けた状態でも集音可能なShure製バー型マイクを採用 - キャスター付きカートを活用し、会議室のレイアウト変更に対応
– 機材の設置場所を固定せず、会議に必要な機材一式をキャスター付きカートにまとめて移動可能に
– タッチリモコン以外は卓置き不要に
2.詳細
異なる勤務形態の社員間コミュニケーションツールとしてMicrosoft Teamsを活用
会議用機器の利用に不便さを感じるなど会議環境に課題も
そんな中、コロナ禍により在宅勤務と出社勤務で勤務形態が分かれる社員のコミュニケーションツールとして、Microsoft Teamsが利用が増加しました。
当初出社中の社員は、PCにヘッドセットを接続して自席からオンライン会議に参加することもありましたが、オフィス内では声が響いてしまうため、次第に会議室から参加するようになりました。
会議室でオンライン会議を利用する際は、同社の情報システム室が管理するマイクスピーカーを貸し出し、社員のPCと接続するスタイルをとっていましたが、機材の扱いに不慣れな社員からのサポート依頼が相次ぎました。
「会議のたびに機材を借りて準備をする側も、それをサポートする側も不便さを感じていたと思います。また、在宅勤務の社員と出社している社員がオンライン会議をする際、会議室の機材の配置によって参加者が映りきらず会議室の様子がわからないことや、声の入りの悪い場所があるなど、在宅勤務側にはストレスだけでなく、得られる情報にも差がありました。差を完全に埋めることは難しいですが、少しでも在宅勤務側の得られる情報を増やしたいと考えていました」と担当者様は当時を振り返ります。
会議室でのオンライン会議の利便性を改善するツールとしてMicrosoft Teams Roomsの導入を検討
その後、VTVジャパンのデモルームで実機を見学することになりました。
VTVジャパンのデモルームでは、カメラ・スピーカー・マイク一体モデル、インテグレーション向けモデルと異なる種類のTeams Roomsを、映像・音声などの品質面から会議の予約・開始などの運用・操作面にわたり、さまざまな面から確認を行いました。
ご担当者は、当時のMicrosoft Teams Roomsソリューションへの所感について
「はじめてTeams Rooms同士の通信を見たときは、映像・音声の良さに驚きました。デモルームでは、一体型と分離型のモデルを見学しましたが、スピーカーとマイクが離れた場所に設置されている方が、聞こえてくる音声がよりクリアに感じました。Webサイトの情報だけではわかりづらい運用にかかわる部分も、実操作で確認できたことで、これなら社内での利用に問題はなさそうだと判断できました」と述べています。
デモルームでの評価と、同社のIT機器のOSがWindowsで統一されていたことから、外部機器との拡張性に優れたWindows OS搭載のインテグレーション向けモデルと音声・映像機器の組み合わせを検討していくことになりました。
「品質」と「運用」のバランスがとれた機材構成を選択
- オンライン会議中の音質・画質の向上
– 在宅勤務の参加者にも会議室側の様子がわかる
– こちらの音声が明瞭に相手に届き、且つ相手の音声が明瞭に聞こえる - 会議室のレイアウト変更に対応できる
Microsoft Teams Roomsと組み合わせる映像・音響機材は、「品質」と「運用」を重視しながら検討が進められました。
同社が導入を予定している2つの会議室は収容人数も多く、会議ごとにレイアウトを変更しながら利用されています。映像・音声品質はもちろんですが、会議室のレイアウトを変更しても使いやすさを損なわないことが必須でした。
これらの要件を踏まえ、VTVジャパンが集音性に優れたShure製のマイクシステムを中心とした機器構成をいくつかご提案した中から、Shure製のバー型マイクを含む映像・音声機材と、機材一式をキャスター付きのカートに載せて利用する方法が採用されました。
「検討初期にご紹介いただいたシーリングマイクやグースネックマイクは会議室内のどの場所から話しても音声を拾える点で、弊社にとって一番理想的ではありましたが、会議室レイアウト変更の際に不都合がおきると判断しました。音声品質とレイアウト変更に対応できる利便性のバランスがとれる構成を選択しました」と、担当者様は選定理由を説明します。
検討の最終段階として、お客様環境に機材を持ち込んでのデモを実施しました。
「デモルームを見学した際の映像・音声があまりにも良すぎたため、“デモルーム”という環境に由来している可能性を踏まえて、自社内でも品質を確認する必要がありました」
そして、実環境下でも通信品質が確認でき、Microsoft Teams Roomsソリューションの正式な導入が決定しました。
社員が自分で使える利便性の高い会議環境を実現
「現在、会議用のカメラはテレビモニターの上に取り付けており、会議室全体の様子が分かるようにしています。会議室同士での接続の場合は気にならないのですが、在宅勤務中の参加者にとっては、他の拠点を上から見ているような構図になるため、一体感を優先するならカメラを低い位置に変更しても良いかもしれません。
また、会議室同士での接続の場合は、自然とマイク側を向いて発言するので問題ないのですが、在宅勤務中の参加者がいる打ち合わせでは、会議室側が会話に夢中になって時折マイクに背を向けてしまうことがあるので、参加の際は座席の配置に配慮するようにしています」
今後も在宅勤務の参加者と会議室の参加者の情報量の差を埋める工夫を加えながら、同社の社内外コミュニケーションツールのひとつとして、活用が進んでいく予定です。
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