オンライン会議用設備導入事例：大手総合商社様
オンライン会議ツールが乱立する会議室で「どれを使ってもきれいな音」を目指す
Microsoft TeamsでもZoomでも快適に会議できる会議室を構築
テレビ会議システムが老朽化したためリプレイスを検討していたところ、コロナ禍により社内のオンライン会議環境が大きく様変わりし、オンライン会議ツールが乱立した状態になってしまった大手総合商社様。
テレビ会議システムからMicrosoft TeamsやZoomへと利用するオンライン会議がPCに移り変わる中で起こった会議室の問題を、今後の運用やユーザーの利便性を検討した結果、会議室インテグレーションで解決した事例をご紹介します。
テレビ会議システムのリプレイスを検討、しかし、コロナで利用状況が一変
- コロナ禍で社内のオンライン会議の利用状況が一変、PCを使ったWeb会議が主流に
- 社内で利用されるオンライン会議ツールが乱立、一つに絞れない状況に
「老朽化したテレビ会議システムのリプレイスをお願いしたい」とご相談があったのは、2020年の1月でした。以前、テレビ会議システムの音が悪いとご相談をいただいた際に、メーカー純正マイクだけでは参加者の声を集音できていないことを突き止め、他社製のマイクで拡張して音の問題を解決したのをきっかけに、今回のお話をいただきました。
しかし、提案準備を始めたところで新型コロナウイルス感染症が流行し、リプレイスの計画は一時中断することになりました。
緊急事態宣言を挟んで2020年12月に打ち合わせを再開したときには、同社のオンライン会議環境は様変わりしていました。テレビ会議システムも使われてはいましたが、リモートワークを経てMicrosoft TeamsやZoomなどのPCベースのWeb会議ツールの利用が急増していました。それはオフィスに社員が戻ってきても続き、PCベースのWeb会議ツールを使って会議室から複数人で参加したいという要望も出てきていました。
オンライン会議ツールが乱立する中、「どれを使ってもきれいな音で会議ができる」をテーマに
社内で利用されているオンライン会議は、「H.323対応テレビ会議システム（メーカー混在）」、「グループ会社所有のWeb会議サービス（独自規格）」「Web会議ツール（Microsoft Teams、ZoomなどPCを利用したもの）の3つでした。当初のリプレイス対象だったH.323対応テレビ会議システムは拠点間の会議で以前から利用されており、グループ会社所有のWEB会議サービスはグループ会社間との打ち合わせ用に導入したものでした。どちらもコロナ禍に入っても変わらず利用されていましたが徐々に利用回数は減っており、代わって利用が激増したPCベースのWeb会議は、Microsoft TeamsとZoom以外にも取引先からの要望にあわせてさまざまなツールが使われていました。しかし、PCベースのWeb会議では複数人で利用すると声が聞き取りづらいという音の問題や、接続まで時間や手間がかかるといった不満が出ていました。
以前の経験から、音の悪さが会議の質に及ぼす影響をよく理解されてたご担当者は、会議室のリプレイスを行ってこれらの問題を解決したいと考えられていました。
会議室で利用されていたオンライン会議（導入前）
利用状況を確認したところ、現在はMicrosoft Teamsでの会議開催がもっとも多く行われており、今後もメインのツールになると判断されました。
そこで、まずは弊社からMicrosoft Teamsの会議に会議室からスムーズに参加するための3つの方法をご提案しました。
パターン① 既存のテレビ会議システムからMicrosoft Teamsの会議に参加できるMicrosoft CVIライセンスを導入
H.323対応テレビ会議システムからMicrosoft Teamsへの接続を可能にするクラウドサービスのオプション機能CVI（Cloud Video Interop for Microsoft Teams）ライセンスを導入する案です。
CVIライセンスは年間契約ですので、既存のテレビ会議システムを活かしつつ、1年毎に更新が必要かどうかを検討できます。
パターン② Microsoft Teams認定デバイス「Teams Rooms」を会議室に導入
Microsoft Teams会議に会議室から接続するための専用デバイス「Teams Rooms」を導入する案です。
タッチパネルから参加する会議をタップするだけで簡単に操作できるので、誰でも簡単に会議に参加することできます。
パターン③ 持ち込みPCを会議室内のAV機器と簡単に接続できるようにインテグレーションする案
テレビ会議システムはそのまま利用し、持ち込みPCを会議室のAV機器と接続して、スムーズに複数人で会議が行えるように会議室を整える案です。
今後の運用方法を含めてご検討いただいた結果、Microsoft Teams以外のWeb会議ツールでも手間取らずにきれいな音で会議ができるようになる点を考慮し、パターン③の「持ち込みPCを会議室内のAV機器と簡単に接続できるようにインテグレーションする案」を選択されました。
- どのオンライン会議ツールを使ってもきれいな音で会議ができる環境を構築したい。
持ち込みデモンストレーションで実際の利用者も納得の機器を選定
方向性が決まったところで、会議室の規模や用途に合わせてAV機器製品の選択と構成案の検討に入りました。大会議室にはシュア社のシーリングマイクとバー型マイク、ワイヤレスマイク、中会議室にはヤマハ社のマイクスピーカーを候補として挙げ、弊社デモルームにて実機で音をご確認いただきました。
シーリングマイクやバー型マイクは天井やディスプレイ下に設置してしまえば、会議の度に設定や配置を行う必要がありません。会議参加者がマイクに一切触れることがないので感染症対策としても注目されており、お客様にも一目で気に入っていただけました。
しかし、環境のいいデモルームだけではなく実際お使いになる会議室でも確認していただくために、本社会議室での持込みデモを実施することになりました。
デモ当日はメーカー協力の元、スタンドを持ち込んでシーリングマイクを天井部分に、バー型マイクをディスプレイ下に置いて、実際に設置した場合と同じ環境をつくりました。そして接続先を想定したもう一つの会議室から、双方のマイクから集音した音を聞き比べていただきました。
会議室を普段利用しているユーザーにも比較してもらい、意見を伺いながら検討した結果、重要会議も行われる大会議室にはシーリングマイクMXA920を2台と、役員会議や研修にも利用できるようMicroflex Wirelessのハンド型とグーズネック型マイクの導入が決定しました。また、中会議室にはヤマハ社のマイクスピーカーYVC-1000が採用されました。
大会議室（役員会議、研修用）向けの構成
中会議室向けの構成
導入機器一覧
持ち込みPCとAV機器を簡単に接続できるように、Avaya社のOCC HUBを導入いただきました。あらかじめ会議室のモニター、マイク、スピーカーを全てOCC HUBに接続しておくと、持ち込みPCにUSBケーブルを1本挿すだけで会議室のAV機器に接続できるようになります。ケーブルを1本挿すだけなので、ユーザーは混乱することなくすぐに使えるようになりました。音についてもとても聞きやすくなったと好評です。
導入後、会議議事録を音声自動認識ソフトを使って作成したいといったご相談を受けましたが、今回構築した会議室は明瞭な音で参加者の声が拾えるため、ほぼそのままご利用できるレベルで音声を文字変換でき、議事録作成がスムーズにできるようになったそうです。これは予想外の効果でした。
今後も同社のオンライン会議室環境を全力でサポートさせていただきます。
- 持ち込みPCにUSBケーブルを1本挿すだけでスムーズにPCから複数人で参加できる仕組みが整った
- オンライン会議ツールに関係なく明瞭な音声で会議ができるようになった
- 音声がクリアになり、議事録作成などの業務効率化にもつながった
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