【前編】オンライン会議カオス化
Web会議環境、ようやく落ち着いたと思っていませんか？現場に広がる“オンライン会議のカオス化”という真実

どんなオンライン会議の使い方をしているのか？

Web会議ツールでも使い方に差が出てきている

テレビ会議専用端末とWeb会議ツールを選択するシーンの違いはイメージしやすいですが、実は同じような環境で利用するWeb会議ツール間についても、最近では使い分けがされていることが見えてきています。

実際にVTVジャパンが実施したオンラインセミナーにてアンケートを実施したところ、「Microsoft Teams」や「Zoom Meetings（有料版）」「Zoom Meetings（無料版）」が多くの企業で利用されていることが明らかになっています。 「Cisco Webex」や「Google Meet」なども利用されていますが、TeamsとZoomの2つが中心であることは間違いありません。

2022年7月実施のVTVジャパンウェビナー「Zoom Roomsデモンストレーションセミナー」アンケート結果より

双方を併用している企業に話を聞くと、社内会議ではMicrosoft Teamsを、そして社外会議はZoom Meetingsを使っているという声が多く聞かれます。

Microsoft Teamsが社内会議に利用されているのは、社員同士のテキストチャットの流れからオンライン会議に移行するパターンが多く、社員同士で電話しながらMicrosoft Teamsの資料共有機能を使って相談するといったシーンが多く見られるようです。また、部署などのチーム内ですぐに始めてパッと終わるような、カジュアルな会議に利用されているのが実態です。

知名度が高く利用者も多いZoom Meetingsは、社外とのミーティングや会議で利用する機会が多いようです。特にネットワーク帯域を小さく抑えることで品質面が高く評価されているだけでなく、 資料共有をメインで行うセキュアな会議にも最適だと答える方も多く、品質やセキュリティを重視するフォーマルな会議に重宝されています。

テレビ会議システムの使い分けの例

複数のオンライン会議ツールを使っている背景には、その用途による使い分けを余儀なくされているだけでなく、事業継続の観点から複数のコミュニケーション手段を確保しておかなければいけないという事情もあります。 オンライン会議が常態化している現状では、1つのサービスに依存してしまうと、大規模障害の際にコミュニケーションの断絶が発生してしまうリスクがあるためです。 そんな視点からも、オンライン会議が可能な環境を複数持っておくことは、今や当たり前の時代になりつつあると言えるのです。

新たな課題として懸念される“オンライン会議のカオス化”とは

全ての会議室でオンライン会議のためのデバイスが常設されていない

これまでテレビ会議専用端末を使って拠点間の会議を行ってきた企業であれば、一部の会議室には大型のモニターやマイク、スピーカーが導入されていますが、全ての会議室にその環境が用意されているケースは少ないでしょう。 設置されていたとしても、オンライン会議ツールとうまく接続できるかどうかは、ITリテラシーを持っているかどうかにかかってくる部分は否めません。 会議室が空いているにもかかわらず、オンライン会議ができないために全然使われてないなんて状況を生み出していませんか。

会議室にオンライン会議に必要な各種デバイスが常設されていない場合、その都度総務から貸し出しを受けるといった運用を続けているケースも見受けられます。 設営に慣れたスタッフがいない場合、なかなか会議を始めることが難しいケースは現実的に出てきています。

オンライン会議が定番化した今だからこそ、どの会議室であってもオンライン会議が開催できるような環境を整備することが重要だと言えます。

複数のオンライン会議が混在、使い分けのルールが現場任せ

企業ごとに環境は異なりますが、全社的にはMicrosoft 365のプラン内で利用できるMicrosoft Teamsをベースに、会議室ではテレビ会議専用端末、社外とのやり取りにはZoom Meetingsなど、 複数のオンライン会議環境を使い分けているケースが少なくありません。これらは現場の判断によって利用されいて、ルール化されてない企業が多く見受けられます。
逆に言えば、現場任せのために管理者がどの手段でどんなオンライン会議が行われているのか把握していないことも少なくないと言えます。ガバナンスの観点からも、 管理者が業務で使う環境をしっかり統制しておく必要があるはずです。

使い分けについては、いろいろな基準での判断が求められます。前述した通り、役員との面談や実物を見ながら判断する品質保証関連の会議などでは、 高品位な専用端末が求められるでしょう。顧客との商談場面では、先方に合わせてツールを使い分ける必要は当然出てきます。 ただし、使い方についてはルール化されておらず、会議参加者のなかで一番声の大きなメンバーに引きずられてしまうのが現実でしょう。 特に社内メンバーとミーティングする場合、相手が使い方を熟知していないものを選択してしまうと、会議を始めるまでに多くの時間がかかったり、 画面共有の機能を説明するだけで時間を要してしまったりします。

場面によって使い分けが必要な場合、なかなかルール化することが難しいケースもあります。そうであれば、用途に応じて現場の判断が必要にならないよう、 オンライン会議サービスに依存しない環境を整備してあげることが、現場の混乱を防ぐだけでなく、生産性の高い場づくりができるようになるはずです。

どうやって接続すればいいの？準備や設定が複雑で会議が始められない

会議室にモニターやカメラ、マイクなどが揃っていたとしても、その接続方法や使い方は選択するオンライン会議ツールによって異なっているケースが一般的です。 PCを持ち込んで会議室にあるデバイスと接続する場合、USBインターフェースやHDMIインターフェース、無線LANやBluetoothなどを用いて各デバイスと接続することになりますが、 うまく接続できないことも起こり得ます。会議室によってはケーブルが散乱し、どれに接続すればどの機器と繋げられるのか混乱するケースだってあるでしょう。 普段から慣れた環境でない場合、接続するだけで時間を要してしまったという経験をお持ちの方もいることでしょう。

会議体によって選択するオンライン会議ツールが異なれば、音声の調整やWebカメラの画角調整、資料共有の仕組みも異なってきます。 普段から使っているものであればいざ知らず、先方からツールを指定された場合はどのように調整したらいいのか難しいケースもあるはずです。 マニュアルを準備したとしても、利用者が必ずマニュアルを参照してくれるわけではなく困った段階で情報システム部門や総務部門に助けを求め、 それだけ時間がかかってしまうこともあります。

そんな状況を回避するためには、ケーブルやマニュアルが不要で接続できる環境が理想的であり、選択するオンライン会議ツールによって操作方法をうまく吸収してくれるような環境が望ましいでしょう。 会議のための下準備が必要になってしまうような状況では、理想的なコミュニケーション環境とは言えません。コロナの影響で、ケーブルを共有しながら使うような環境の場合、 会議が終わるたびに消毒するような運用を強いてしまうことも。できるだけシンプルな状態で運用できるような環境が求められてきます。