急速なテレワーク環境への移行により、業務におけるコミュニケーション環境が大きく変化しています。その中心にあるのが、チャットやWeb会議をはじめとした新たなコミュニケーション手段。その一角を担っているのが、連載テーマでもあるMicrosoft Teamsです。そこで今回は、そんなコミュニケーション環境の変化を概観しながら、具体的なソリューションの特徴も含めて分かりやすく整理していきます。
コミュニケーション基盤のニューノーマルとは？
新型コロナウイルス感染症（COVID-19)が蔓延する以前の企業におけるコミュニケーション手段は、直接の対話はもちろん、電話やメールを活用しつつ、リッチなコミュニケーションを求める場合にはテレビ会議専用機を利用するケースも少なくなかったことでしょう。
そんな出社することが前提だった以前と異なり、今はテレワークを中心とした在宅での業務が広く取り入れられていますが、新たな働き方においてメンバーと円滑なコミュニケーションを図るための基盤には、どんなものが採用されているのでしょうか。大きくは、従来型のメッセージコミュニケーション環境とともに、打ち合わせなど対面式のミーティングの代わりとして利用されるビデオコミュニケーション環境の2つに大別できます。
2つのコミュニケーション手段は、どちらか一方だけを導入、活用するというよりも、シーンによって使い分けながら、双方混在させた形で利用するパターンが多いことでしょう。例えばビデオコミュニケーションツールのWeb会議を行いながら、メッセージコミュニケーションとしてのチャットで資料を共有する、なんてこともよく行われているはず。これらのソリューションは以前から存在していましたが、テレワーク環境の急激な移行に伴って、企業内の標準的なコミュニケーション基盤として一気に拡大したと言えます。
現在も落ち着きを見せないCOVID-19ですが、少しずつオフィスへの出社を許可する企業が増えており、出社率を絞ってシフト制を採用している企業もよく耳にします。その意味でも、以前のように出社前提で整備されてきた基盤から脱却し、テレワークも含めたニューノーマルな環境に適したコミュニケーション基盤の整備が急がれるところです。
メッセージコミュニケーションの今
もともと業務におけるメッセージコミュニケーションはメールがその中心にあり、現在でも位置づけは変わっていません。しかし、メールを使った情報のやり取りは、本人以外も含めたCCやBCCなど関係者を巻き込んだメッセージになりがちで、業務的に重要なメッセージ以外のお知らせも大量に届きます。結果として、大切な情報を見落としてしまった経験をお持ちの方もいることでしょう。日々顔を突き合わせる環境であれば口頭でフォローすることも可能ですが、在宅勤務を中心としたテレワーク環境では、気軽に声をかけるわけにもいきません。
そこで、新たなコミュニケーション手段として注目されているのが、ビジネス利用を前提としたコラボレーションツールの1つであるチャットです。以前からチャットそのものは存在していたものの、LINEなどを部署単位でローカルに利用する程度で、全社展開には至っていない企業も多かったのではないでしょうか。
今では、手軽なコミュニケーション手段としてチャットを全社展開し、日常的な報連相を行うケースも増えています。チャットツールを活用すれば、相談したい相手に直接届きやすく、形式的なやり取りよりも気軽にメッセージがやり取りできるため重宝している企業も多いことでしょう。もちろん、従来から利用しているスケジューラーなども、部門内やプロジェクト担当同士での打ち合わせなどの調整時に利用されることから、チャットツールとともに重要なコラボレーションツールの1つとして位置づけられます。
チャットとして利用されているプラットフォーム
ビジネスで活用されるチャットツールは数多く存在していますが、社内のメンバーが参加しやすく、社外の人とも気軽にやり取りできるものが人気を博しています。その意味では、多くの人が参加するプラットフォームを基盤にしたほうが、得られるメリットは大きいのは間違いありません。
実際の商談場面でよく耳にするのが、多くの企業が導入しているMicrosoft 365にて提供されている「Microsoft Teams」やGoogle Workspaceにて利用できる「Google Chat」、そしてエンジニアを中心に活用が進んでいる「Slack」です。
使い勝手の面では、それぞれのツールで一長一短ありますが、導入及び展開しやすいかどうかが大きなポイントの1つです。個人利用で普及しているLINEのビジネス版チャット「LINE WORKS」や国産ツールとしてシェアを伸ばしている「Chatwork」なども候補に挙がってきますが、Officeアプリケーションを利用するために契約しているMicrosoft 365やスケジュール及びメールクライアントとして重宝されているGoogle Workspaceのライセンスをすでに所有している企業が多く、急なテレワーク環境であっても全社展開のしやすさから活用が進んでいると考えられます。Slackについては、もともとエンジニアを中心に利用され世界的なシェアも大きく、企業の標準的なコラボレーション基盤として採用している企業も増えているのが実態です。
Microsoft 365にて提供される「Microsoft Teams」
Skype for businessの後継として登場したMicrosoft Teamsは、インスタントメッセージングとしてのチャット機能だけでなく、通話やWeb会議、ファイル共有、Officeアプリ連携など豊富な機能が備わっています。チャット上で画像やファイルの共有はもちろん、作成中のWordやExcelなどのアプリケーションを共有し、同時に編集作業を行うなど、Officeアプリケーションとの柔軟な連携が可能な点が1つの特徴となっています。
一般法人向けのシンプルなライセンスであるMicrosoft 365 Business Basicから、脅威対策や情報保護まで可能な大企業向けのOffice 365 E5まで、どのライセンス形態であってもMicrosoft Teamsが利用できるため、何らかの契約をしている企業であれば、すぐに全社導入も可能なソリューションです。
Skype for Business は、Microsoftから提供されているコラボレーションツールの１つで、法人向けに2011年から提供されてきた「Microsoft Lync」の機能を移管したうえで2015年に登場しました。オンライン上で利用可能なSkype for Business Onlineには、インスタントメッセージや在籍確認のためのプレゼンス、Web会議や画面共有機能など、Microsoft Teams同様に豊富な機能が備わっています。ただし、ファイル共有機能や必要な相手に通知するメンション機能、メンバー管理などが十分でなく、今ではMicrosoft自身がMicrosoft Teamsへの移行を推奨しており、Skype for Business Onlineは2021年7月31日をもってサポート終了することがアナウンスされています。社内外のコミュニケーションを円滑にするツールとして一時代を築いたSkype for Businessですが、これからはMicrosoft Teamsが新たな時代のコラボレーションツールになっていくことでしょう。
Google Workspace内の「Google Chat」
これまでG Suiteで提供されてきたものが新たにGoogle Workspaceとしてリブランドされていますが、このライセンス内に含まれているチャットツールがGoogle Chatです。Google Workspaceが持つ各種機能、例えばGmailやGoogleカレンダー、Google Drive、Web会議機能であるGoogle Meet、ドキュメントやスプレッドシート、スライドなどとの連携が容易なため、旧G Suiteを契約していた企業であればスムーズな全社展開が可能なソリューションです。
Gmail上からすぐにメンバーとチャットができるなど、利便性の高さが大きな特徴となっています。また、AIを活用したbot機能がサードパーティ製も含めて手軽に利用できるなど、他サービスとの連携も容易です。例えば、Googleが提供するMeet botを適用すれば、「今日の予定は？」とチャットに書き込むだけで、botがGoogleカレンダーから予定を抽出、表示できるようになります。Salesforceの情報を検索できるSalesforce botやGitHubプロジェクトに関する更新情報を受け取ることが可能なGitHub bot、Zoomのテレビ会議を開催するZoom botなど、さまざまなbotが用意されています。
なお、Google Workspaceに関するライセンスを持っていれば活用できますが、最も安価なBusiness Starterライセンスでは、過去履歴の有効無効設定や招待状の自動承認、ドメイン外のユーザーとのチャットといった機能は利用できません。
Slack
Slack Technology社が提供しているビジネスチャットツールで、拡張性の高さからエンジニアを中心に採用が進んでいるツールの1つ。Microsoft TeamsやGoogle Workspaceのように、メールやスケジュールなどほかの機能とバンドルされて提供されているソリューションとは異なり、あくまでビジネスチャットに特化したもの。外部との柔軟な連携が可能なため、日本国内でも多くの企業が採用しています。Slackコールと呼ばれる音声通話やビデオ通話の機能も備わっており、チャット以外のコミュニケーションも可能な環境が整備されています。
Slackの大きな特徴は、その拡張性の高さです。Microsoft 365やGoogle Workspaceが提供する各種機能との連携はもちろん、外部サービスとの豊富な連携が可能なAppを数多く提供しており、slack app directoryから必要な連携機能が簡単に入手できます。社内で利用しているさまざまなソリューションをSlackに通知させることで、単なるチャットツールにとどまらない、業務インターフェースの中心的な役割として活用できるソリューションと言えます。
また、個人はもちろん、組織やプロジェクト、顧客別といったチャンネルを個別に設定することで話題が簡潔に整理できるだけでなく、必要な情報にたどり着くための強力な検索機能が備わっている点も特徴の1つ。無償プランも用意されていますが、閲覧できるメッセージ件数制限があるだけでなく、ビデオ通話が1対1ユーザーのみに限定されています。
広がるビデオコミュニケーション
またチャットツールとともに利用が加速しているのが、音声と映像を使ったリッチなビデオコミュニケーションを可能にするWeb会議ツールです。従来は会議室に設置されたテレビ会議専用機を利用し、本社と支店間など遠隔地同士の緊密なコミュニケーションを図ってきた企業も多いはず。しかし、テレワーク環境に移行するなかで、身近にあるPCなどデバイスを利用して自宅からでも会議に参加できる環境が求められており、Web会議ツールが多くの企業で利用されているのが現状です。
なかでも多くの企業が採用しているのが、「Microsoft Teams」やGoogle Workspace内で提供されている「Google Meet」です。また、Web会議専業のベンダーが提供する「Zoomミーティング」も多くの企業で採用されています。
Microsoft Teams
Microsoft Teamsが提供しているオンライン会議の機能をWeb会議ツールとして使うことが可能です。最大300人が参加できる仕組みとなっており、無償でも有償版と同じ規模での会議開催が実現できます。Outlookはもちろん、Googleカレンダーでの会議予約が可能となっており、会議招集のためのURLが発行され、そのURLをクリックするだけで会議に参加できるようになります。
背景設定や画面共有、ホワイトボード機能、会議メモといった、テレワーク環境に欠かせないオンライン会議の機能がしっかりと備わっています。また、英語対応のみではあるものの、Web会議でのやり取りに関する議事録作成が可能なライブキャプション機能も備わっています。
Microsoft 365を契約済みの企業であれば、セキュアな環境でオンライン会議が手軽に始められるため、全社の共通的な基盤として利用されているツールの1つと言えるでしょう。ただし、無償の場合はレコーディング機能や電話会議機能が活用できず、一般公衆回線網での外部との電話会議も一部のライセンスのみに提供されています。
Google Meet
「Google Meet」は、Google Workspace内で提供されているオンライン会議の機能で、以前は「Google Hangouts」と呼ばれていたサービスです。PCで利用可能な専用のデスクトップアプリケーションを提供しているほかのサービスとは異なり、Webブラウザ上で全ての機能が利用できる点がGoogle Meetの特徴です。他社の場合、Webブラウザ上では一部の機能しか提供されていませんが、Google MeetはWebブラウザさえあれば活用できるため、参加者の環境を意識せずに会議が進行できます。なお、スマートフォンからのアクセスはモバイルアプリが必要です。
ホワイトボード機能や画面共有、アンケートおよびQ＆A機能、ノイズキャンセリングなどの機能を持っており、会議の長さは最長24時間まで。Googleカレンダー上にGoogle Meetへの参加ボタンが表示されるなど、Googleが提供する各種サービスとの親和性の高さも大きな特徴の1つ。ただし、Googleのアカウントを持っていなければ参加することができないため、外部の人に参加を促す場合はGoogleのアカウント登録が必要です。
ライセンスによって同時に参加できる人数の上限が決まっており、最大は250人までの参加が可能となっています。またレコーディング機能やその動画ファイルをGoogle ドライブに保存する機能も一部のライセンスでは制限されています。なお、バーチャル背景機能などは備わっていません。
Zoomミーティング
Web会議専業のベンダーであるZoom Video Communications, Inc.が提供するWeb会議ツールが「Zoomミーティング」です。最大1000人参加のミーティングに対応しており、最大49人のビデオを画面に表示させつつ、HDビデオと高音質オーディオにて会議が実施できます。無償版では時間制限はあるものの、豊富な機能が備わっていることから、ビジネスユースはもちろん、個人ユースでも幅広く利用されています。Web会議を一気に広めた立役者として高い認知度を誇っています。
録画機能や画面共有機能、ホワイトボード機能、ブレークアウトルーム設置、バーチャル背景機能、リモートでのキーボード・マウス制御機能など豊富な機能が実装されており、使いやすいシンプルなインターフェースも多くのユーザーから支持されています。当初課題となっていたセキュリティ機能も充実してきていることから、企業での採用も進んでいる状況です。他社製品との連携も柔軟に実施されており、Google ChatやSlackなどからZoomを呼び出して利用することも可能です。
実際は、グループチャットや履歴検索、ファイル転送などのチャット機能も充実していますが、会議中では利用機会があるものの、Zoomをチャットツールとして日常的に活用している企業は少ないのが実態です。
紹介してきたとおり、新たなコミュニケーション基盤のプラットフォームとして企業が採用しやすいのが、すでにライセンスを所有している「Microsoft 365」や「Google Workspace」であることは間違いありません。ただし、使い勝手の面から採用しているというわけでは正直ないため、現場のニーズからSlackとZoomを組み合わせるという選択肢を採用している企業も少なくないのが実態です。
コミュニケーション基盤は、在籍する全従業員が利用するアプリケーションになるため、使い勝手の面から生産性に大きく影響してくるもの。どんな環境が自社にとって最適なのか、改めて考えてみたいところです。