RESOLUTION Vol.02
アフターコロナのオンラインコミュニケーション

新型コロナウイルス感染症の流行によって出社することがリスクとなり、リモートワークが一気に広まりました。ZoomやMicrosoft Teamsなどのオンライン会議ツールのユーザーは大きく数を伸ばし、自宅にいながらビジネスコミュニケーションを行うワークスタイルが、国内でも浸透しました。

１回目の緊急事態宣言解除後には徐々にオフィスに戻る人も増えはじめ、「リモート」と「オフィス」の双方を行き来するハイブリットワークを行う人が現れました。ハイブリット化の流れはさらに広がり、イベントやセミナーも「密」を避けるためにオンラインが主流となり、自社で利用しているオンライン会議ツールを使って社内研修を行いたい、顧客向けにウェビナーを開催したいといったご相談を頂くようになりました。

オフィス出勤が再開された現在もウェビナーに参加したり、社外やリモートメンバーとの打ち合わせを行ったり、オンライン会議ツールを使うことが日常となりつつあります。下図グラフからも、１対複数人で自宅と会社を接続する会議が多く開催されていることがわかります。

グラフの出典元であるシードプランニング社を含む調査会社各社のレポートでは、新型コロナウイルス終息後もこの新しい働き方が続くという見方をしています。

しかし、こうしたハイブリッドワーカーを抱える企業の担当者にとって、リモートとオフィスをどうつなげるのかが課題になっています。
現在普及している多くのオンライン会議ツールは、自宅から１人で参加するには問題ありませんが、会社の会議室やミーティングスペースから複数人で参加しようとすると、１台のPCの内蔵カメラやマイクでは、集音範囲や画角が足りず、会議室にいる全員をカバーすることができません。そこで全員が各々ＰＣから参加すると、エコーやハウリングなどの問題が起こります。それでは使い慣れた既存のテレビ会議専用機はどうかというと、オンライン会議ツールに直接接続することができず、ハイブリッド環境では利用できません。

この問題を解決するには、主に次の３つの方法が挙げられます。

また、オフィスに戻ってきた社員の感染リスクを抑える目的で非接触を徹底した会議室へのリニューアルや、パーテーションを設置しても集音を妨げない、シーリングマイクの利用を検討される企業も増えており、新型コロナウイルス感染症対策への関心の高さが伺えます。

オンライン会議ツールに複数人で参加する方法については、2020年秋ごろから問い合わせが増加しました。ハイブリッドワークが増えてきた時期と一致しています。

上段でオフィスとリモート環境をつなげる代表的な３つの方法を紹介しましたが、必ずしもこのいずれかで解決できるとは限りません。機器やツールを１つ導入して解決できることはまれで、実際は運用開始後に新たな問題が浮上してくるケースが散見されます。場合によっては、上述の方法から解決策として１つだけ選ぶのではなく、複数の方法を組み合わせる方がうまくいくこともあれば、あえて全く別の方法を取り入れる方が自社での運用にマッチすることも考えられます。導入後、実際にユーザーが利用するシチュエーションを意識して、運用方法を設計することが大切です。

相談内容が同じでも、その企業のポリシーや業務スタイル、オンライン会議ツールに対するスタンス（利便性重視かコスト重視か）など事情はさまざまで、必ずしも他社の成功例の模倣でうまくいくとは限らないのが現状です。 働き方改革やコミュニケーションのあり方など、さまざまなことが多様化していく中、今後は一般的な「正解」ではなく、自社にとっての「最適解」を見つけることが重要になると思われます。

弊社ではご相談時に現状や今後起こりうる変化や展望などを詳しくヒアリングした上で、企業ごとに適切と思われるソリューションをご案内していますので、お気軽にご相談ください。