RESOLUTION Vol.07
つながるのは会議室だけではない！コミュニケーションを活性化させる「場づくり」の方法

「オンライン会議」と聞くと、その響きから会議室での会議や打ち合わせを思い浮かべる方は多いのではないでしょうか。 しかしオンライン会議を活用したコミュニケーションの場は、会議室に限ったことではありません。 本稿では、会議室を飛び出し、オフィスをオンライン会議でつなぐ「常時接続」に注目してみたいと思います。

オンラインを介して会議を行う場が会議室であれば、常時接続は普段の業務を行う場所をオンラインでつなぎます。 そこは執務エリアだったり、作業場だったりと業種や職種によってさまざまでしょう。 便宜上本稿では、普段の業務を行う場所を「オフィス」と呼ぶことにします。会議室でのコミュニケーションは、関係者がスケジュールをあわせて集まり、 主に議論や相談、情報共有を行いますが、オフィス同士をオンライン会議で接続するコミュニケーションには、どのような特長があるのでしょうか。

常時接続を導入している弊社お客様の活用例をご紹介します。コミュニケーション活性化だけではなく、実務に落とし込んで便利に活用されていることがわかります。

• 新オフィスの立ち上げ支援
• 展示会場と製造部門担当者をつなぎ遠隔からの製品説明
• 同エリア内の近隣店舗を接続して備品や在庫の取り回し
• 海外拠点との連携
• 同ビル内の別フロアを接続し、疑似ワンフロアとして活用
• 複数の拠点の受付業務をオンラインで一本化
• BCP対策　など

常時接続の方法は、PC（Web会議）や会議室向けの専用機を利用するなどさまざまです。 しかし自力で常時接続をしてみたものの、うまくいかず弊社にご相談いただくこともあります。よくあるお悩みとして「毎日の接続・切断が手間。 対応し忘れることもある」「機材のスペック不足」「操作ミスでつながらないこともある」などが挙げられます。

弊社では2005年の大阪オフィス開設を機に常時接続を開始しました。業務支援が主な目的でしたが、 時折「ひとりでさみしい」と呟いていた当時唯一の大阪オフィス社員が感じていた孤独感の緩和にも一役買っていたようです。
社員が増えた今でも常時接続を利用しているのは、 私たち自身が遠隔地の様子が見えて会話ができる便利さや、チーム力強化を実感しているからです。
長年常時接続を利用してきた経験と、お客様の常時接続環境の構築にかかわってきた経験から、弊社は2023年10月に常時接続専用システム「VTV Office Leap（ヴィティヴィオフィスリープ）」を開発・リリースしました。
VTV Office Leapには弊社が常時接続を利用して、あると便利だと思った機能やお客様からのご要望が反映されています 。

現在弊社ではこのVTV Office Leapを利用して東京・大阪オフィス間を常時接続しています。今後もユーザーの役に立つ機能を随時更新する予定です。

社内コミュニケーションを活性化させるツールは多岐にわたります。いつもの社内コミュニケーションにひと味違うアプローチをお考えでしたら、まずは弊社のデモルームで常時接続をご体感ください。 体験を通して、新たな社内コミュニケーションのイメージが生まれるかもしれません。