RESOLUTION Vol.07
各社のオンライン会議利用状況から考える　会議室整備のススメ

各社一斉導入から数年

オンライン会議導入企業の動向はいかに

アンケート結果からみえてきたオンライン会議の利用状況は？

2024年5月

オンライン会議がビジネスシーンで広く利用されるようになり、数年が経過。各社の利用状況は現在どのようになっているのか？

2023年秋、弊社ではオンライン会議導入企業の管理担当者を対象に、リアルな利用状況を探るべくアンケートを実施しました。
利用ツールの傾向としては、Microsoft TeamsやZoomなど、複数のオンライン会議ツールを利用している企業が全体の7割を越えていました。（グラフ①）
主な接続先（グラフ②）として「社外」が多く挙げられていることから、接続相手に合わせてオンライン会議ツールを使い分けていると推察できます。同時に「リモートとオフィス」「リモート同士」での接続も見られ、異なる場所でさまざまな働き方をする人たちのコミュニケーションツールとして活用されていることがわかります。

会議への参加方法（グラフ③）を見ると、7割以上の企業が、参加者のPCや、会議室常設のPCにカメラやマイクスピーカーを接続していました。アプリやWebブラウザから会議に参加できるPCの汎用性の高さを活かして複数のオンライン会議ツールに対応しているようです。
オンライン会議において改善したいこと（グラフ④）については、「音声品質」「トラブルによる会議の中断」「使い勝手」の順に回答が多く、

ネットワーク負荷の影響により音声が途切れる
ハウリングで話が中断される
参加ＵＲＬを共有しても参加できない人がいる
ＰＣへの機器接続など、機材側の準備に時間がかかる
会議室の常設機材の使い方がよく分からず、結局ＰＣ・マイクスピーカーを利用する

などコメントが寄せられました。
グラフ②・③と照らし合わせると、オンライン会議の主な参加場所である会議室での利用に何かしらの問題を抱え、多様な会議スタイルへの対応に苦労している様子がうかがえます。

今、どのようなオンライン会議環境が求められているのか？

アンケート結果や、弊社に寄せられるご相談内容から、現在のオンライン会議環境に求められる３つのポイントが見えてきました。

ストレスのない品質
さまざまなオンライン会議ツールとつながる
誰にでも簡単に使える

オンライン会議浸透のきっかけとなった新型コロナウイルスの影響が薄れつつある現在もオンライン会議が活用されているのは、

映像・音声を組み合わせた効果的なコミュニケーションがとれる
異なる場所で多様な働き方をする人たちにフィットする柔軟性
移動コスト（時間・費用）の削減
緊急事態や災害時における有用性

など、他のコミュニケーションツールにはない特長が昨今の企業の在り方や働き方と合致し、広く受け入れられたからではないでしょうか。
現在多くの企業が、新しい価値観のもと多様な働き方にシフトしています。ここで挙げている３つのポイントは、働き方の変化を支えるコミュニケーションツールとその利用場所を、ストレスなく且つ使いやすい形に整えるにあたって達成すべき項目です。

理想的な会議環境を目指して・・・会議室をいかにオンライン仕様に整えるか？

前頁で挙げたポイントを踏まえて、会議室環境を整える方法は主に２つあります。

1.映像・音声を組み合わせた効果的なコミュニケーションがとれる

リモートワークや自席から参加する時と同じ操作感を維持しながら、会議で利用するPCを、会議室規模に合わせた音響・映像機器で拡張する方法です。
PCがベースなので、さまざまなオンライン会議ツールの利用に対応できます。

2.専用機で整える（Microsoft Teams/Zoom Rooms）

別途専用のライセンスが必要ですが、Microsoft Teams/Zoomの専用機で、メインツールを会議室で複数人で利用することを前提に設計された機能（スケジューラー連携、タッチパネル操作、2画面表示など）で最適化する方法です。
専用機でありながらメインツール以外とも接続できる機能にも対応しています。

PCの拡張・専用機それぞれの特長を活かしながら、安定した品質で使い勝手の良い、スムーズなオンライン会議を実施することが可能になります。
しかし、どちらの方法を選択した場合も、会議室の規模や用途（会議やセミナーなど）、会議環境の特性（反響しやすい、立地上騒音が入りやすいなど）、運用（会議室のレイアウトを都度変更しながら利用するなど）にあわせて製品を選択することで、本来の機能や性能を発揮できます。どのような場所で、どのように利用するのかを把握したうえで、オンライン会議環境を設計するには、オンライン会議と音響・映像関連の専門知識が不可欠です。
弊社では、オンライン会議や会議室の音響・映像設備に関する知識を組み合わせ、快適なオンライン会議のできる会議室づくりのお手伝いをしております。ご予算や用途をおうかがいして、ご希望の環境に近づける方法を考え、ご提案をすることも可能ですので、お困りの際は是非ご相談ください。

	直感的に操作できるタッチパネル。スケジューラー連携で、会議参加はワンタッチに。
	マイク・カメラをタッチレスな機材構成にすることで、利用者がさわるのは、タッチパネルと資料共有用のケーブルのみに。
	会議室専用機とライセンスが紐づくので、コスト効率よくシンプルなライセンス管理・運用が可能に

選択の決め手 : 専用機で整えたお客様の声
ユーザーがスケジューラーから自分で予約して利用できる、据え置き型のアプライアンスを探していたタッチパネルで操作できる点が良かった PCがらみでの会議トラブルが多く、PC以外からZoomに接続できる方法として採用したテレビ会議専用機の利用が社内に定着していたので、同様の運用ができる製品が望ましかった

	ワイヤレス映像伝送装置で会議用機材を連動させ、機材準備は専用ボタンを会議PCに接続するのみ。
	天井マイクを取り付け、参加者がマイク位置を気にせず会話ができる空間に。
	PTZカメラで、会議室の様子がカメラフレームに収められるように。

選択の決め手 : 音響・映像機器で整えたお客様の声
どの部署が何を利用しているか把握しきれないため、あらゆる会議ツールに対応できる方法と判断したメインツールがGoogle Meetなので、専用機でなく社員が会議室で簡単に利用できる方法を選んだ全社一斉リモートワークの頃から利用して操作には慣れていたので、PCメインの方がユーザーの混乱が最小限にできると考えた

未来を見据え、「コミュニケーションの場」として会議室設備を整える

会議室では日々、情報共有、意見交換や意思決定、チームビルディングが行われています。ビジネスを継続するなかで「コミュニケーションの場」として大きな役割を果たしているからこそ、会議室がオンライン・対面に関係なく、効果的で円滑なコミュニケーションがとれる環境であることが重要です。

また、現在はＤＸ対応への機運が高まっています。企業のビジネスモデルや働き方、ひいては社会をも変革するような長期的且つ大規模な取り組みを支えるコミュニケーションの場ともいえる会議室を「オンライン」に対応させておくことは、ＤＸ対応においても有効な初期ステップとなります。各社オンライン会議を導入している今だからこそ、オンラインコミュニケーションを行う場をより使いやすくなるよう整え、来るべき大きな変化に備えてていきませんか？