トレンドウォッチ:
Microsoft Teams Roomsがハイブリッド会議に最適な理由

新型コロナウイルス感染症が感染症法上5類に移行し、ポストコロナへの大きな一歩を踏み出しました。

出社勤務を再開する企業もある一方で、多くの企業が出勤とリモートワークを組み合わせたハイブリッドワークを実施する見通しです。

会議のシチュエーションも、リモートからの参加者と会議室に集合する参加者が混在する「ハイブリッド会議」が増えています。
しかし、ハイブリッド会議の参加者は、参加場所ごとに問題を抱えているようです。

会議室からの参加者の悩み

リモート参加者の悩み

内容を見ていくと、会議室の参加者は運用に、リモート参加者は会議室側の音声や映像の品質に不満を感じる傾向にあります。こういった問題に共通するのは、参加する環境(場所・人数・会議体)と利用する機器のスペックが合っていないため起きているということです。

そして、最近増えているのが、会議室側とリモート側で会議に対する温度差が生じるケースです。
会議室側は同じ室内でコミュニケーションがとれるため、リモート側に上記のような問題が起きていても気づかないまま会議が進行し、参加場所の違いによる情報量や会議の質の差が、会議に対する満足度や参加意識の差となって表れます。

会議室側の環境整備方法のひとつに、会議室で利用することを前提に作られたツールの導入があります。
弊社では、コミュニケーション基盤にMicrosoft Teamsを採用している企業様には、Microsoft Teams Rooms( 以降、TeamsRooms) の利用をおすすめしています。

Teams Rooms は、会議室からTeams 会議に参加するためのソリューションで、Microsoft社認定の対応デバイスと、Microsoft Teams Roomsライセンスで構成されます。
最大のポイントは、会議室で利用するために作られていることです。会議室側の参加環境を最適化することで、リモート参加者にとっても会議に集中しやすい環境が整います。ハイブリッド会議の参加者が抱える問題を解決できれば、参加場所の違いによる温度差の原因を取り除くことにつながります。

ポストコロナ期に入り出勤の回数が増えても、業務でのオンライン会議の利用がなくなることはありません。業務を円滑に進めるうえで、情報共有や議論、意思決定をする場が「会議」です。働き方が多様化する現在、働く場所を問わず会議に集中できることは重要です。今後もハイブリッドワークを継続していくことを考えるなら、出社頻度とともに利用者の増加が想定される「会議室」をハイブリッド仕様に整える価値は十分にあります。Microsoft 社の2023 年度第2四半期報告よると、現在世界規模で50万台以上のTeams Roomsが稼働しており、その利便性の高さを物語っています。

オンラインコミュニケーションのメインツールにMicrosoft Teamsを利用しているなら、Teams Roomsで会議環境整備の一歩を踏み出してみませんか。