RESOLUTION 特別編集号
【トレンドウォッチ】Microsoft Teams Roomsがハイブリッド会議に最適な理由

ポストコロナのコミュニケーション環境を整える方法とは？

2023年6月

いよいよポストコロナへ。会議環境の新たな課題とは

新型コロナウイルス感染症が感染症法上5類に移行し、ポストコロナへの大きな一歩を踏み出しました。

出社勤務を再開する企業もある一方で、多くの企業が出勤とリモートワークを組み合わせたハイブリッドワークを実施する見通しです。

会議のシチュエーションも、リモートからの参加者と会議室に集合する参加者が混在する「ハイブリッド会議」が増えています。
しかし、ハイブリッド会議の参加者は、参加場所ごとに問題を抱えているようです。

会議室からの参加者の悩み

周辺機器の接続や設定に手間取り参加に時間がかかる
参加者全員のPCで接続してハウリングする
会議中、PCの操作担当が必要。操作担当者は参加者として会議に集中できない

リモートからの参加者の悩み

定刻通り始まらず待たされる
会議室側で議論に熱が入ると発言しづらい
マイクから遠い座席の参加者の声が聞こえづらい
誰が話しているかわからない

内容を見ていくと、会議室の参加者は運用に、リモート参加者は会議室側の音声や映像の品質に不満を感じる傾向にあります。こういった問題に共通するのは、参加する環境(場所・人数・会議体)と利用する機器のスペックが合っていないため起きているということです。

そして、最近増えているのが、会議室側とリモート側で会議に対する温度差が生じるケースです。
会議室側は同じ室内でコミュニケーションがとれるため、リモート側に上記のような問題が起きていても気づかないまま会議が進行し、参加場所の違いによる情報量や会議の質の差が、会議に対する満足度や参加意識の差となって表れます。

リモート側の反応の薄さは、進行の問題だけではない可能性も

弊社でも、接続相手からの指摘をきっかけに会議環境改善のご相談をいただく件数が増えています。
参加場所による会議品質の差を埋めるには、参加場所に合った機器を利用するのが一番です。ハイブリッド会議の中心的役割を担う場所に「会議室」を据えるなら、会議室環境の整備は必要不可欠です。

専用機という選択肢：Microsoft Teams Rooms

会議室側の環境整備方法のひとつに、会議室で利用することを前提に作られたツールの導入があります。
弊社では、コミュニケーション基盤にMicrosoft Teamsを採用している企業様には、Microsoft Teams Rooms( 以降、TeamsRooms) の利用をおすすめしています。

Teams Rooms は、会議室からTeams 会議に参加するためのソリューションで、Microsoft社認定の対応デバイスと、Microsoft Teams Roomsライセンスで構成されます。
最大のポイントは、会議室で利用するために作られていることです。会議室側の参加環境を最適化することで、リモート参加者にとっても会議に集中しやすい環境が整います。ハイブリッド会議の参加者が抱える問題を解決できれば、参加場所の違いによる温度差の原因を取り除くことにつながります。

Teams Roomsでハイブリッド会議環境整備への第一歩を

ポストコロナ期に入り出勤の回数が増えても、業務でのオンライン会議の利用がなくなることはありません。業務を円滑に進めるうえで、情報共有や議論、意思決定をする場が「会議」です。働き方が多様化する現在、働く場所を問わず会議に集中できることは重要です。今後もハイブリッドワークを継続していくことを考えるなら、出社頻度とともに利用者の増加が想定される「会議室」をハイブリッド仕様に整える価値は十分にあります。Microsoft 社の2023 年度第2四半期報告よると、現在世界規模で50万台以上のTeams Roomsが稼働しており、その利便性の高さを物語っています。

オンラインコミュニケーションのメインツールにMicrosoft Teamsを利用しているなら、Teams Roomsで会議環境整備の一歩を踏み出してみませんか。