RESOLUTION Vol.04
【Zoom移行プロジェクト支援事例】ツールが変わってもユーザーの利用を止めない方法

某企業様（以下、お客様）は、国内10拠点でテレビ会議専用機とクラウドサービスを使用してきました。弊社はテレビ会議の提案から導入後の保守サポートまで、ワンストップで運用を支援していました。

そんな中、リモートワーク推進を目的に、コミュニケーションツールを取引先が利用しているZoomに移行する計画が始動しました。

お客様は本計画を進めるにあたり、社内外でのコミュニケーション活性化を目標に掲げていました。そのためには簡単かつ快適にコミュニケーションがとれる環境を作ることが大前提となります。　Zoomを利用したことがある人が多いとはいえ、コミュニケーションツール変更により、社内ユーザー間で混乱が起きることが想定されました。この混乱を最小限に抑えるために、何をどの程度準備する必要があるのか不明瞭なまま、自分たちだけで移行プロジェクトに取り組むことに不安を抱えていました。他のZoomの販売店にも相談しましたが、運用面については思うような回答を得られず、運用サポートの実績があった弊社にご相談いただきました。

お客様は、総務部が運用を、情報システム部がシステム管理を担当しています。そこで、関係部門全員で方向性を合わせる場を設けました。

① ツール変更後も安心して利用できる環境実現のための布石

まずは運用面へのアプローチとして、次の２つを提案しました。

提案１　全社員向け勉強会の開催

総務部が懸念するツール変更によるユーザーの混乱や抵抗感の軽減を目的に、全社員に向けて新会議ツールに関する勉強会の開催を提案しました。

お客様の前コミュニケーションツールとZoomを知る弊社が講師となり、実際の操作画面を見せながら、両会議ツールの異なる点・同じ点を説明することで「Zoomに変わっても、使い方に大きな変化はない」と認識してもらうことが狙いです。勉強会を通して、全社に向けてコミュニケーションツールが変わることへの意識づけを図れると考えました。

提案２　Zoomサポートの提供

弊社サポートデスクがZoomに関するお問い合わせに対応する、「Zoom運用アシストプラン」をおすすめました。

② ユーザーファーストを意識したツール提案

次にツール面へのアプローチです。「ユーザーに優しいコミュニケーション環境」を実現するツールとして、ご提案の核にZoom用会議ソリューション・Zoom Roomsの導入を据えました。理由は３つあります。

理由１　お客様にとってなじみのある拠点間接続に適している

お客様は長年、テレビ会議専用機を利用して集合型の拠点間会議を実施してきました。コロナ禍を経て、出社する社員が徐々に増え、以前のように集合型の会議も増えている状況から、Zoom環境でも専用機を利用した方が、今までの利用方法に近いため、社員の抵抗感も少なく受け入れてもらえると考えました。

理由２　ユーザーのＩＴリテラシーに関係なく簡単に利用できる

主電源を入れ、タッチリモコンのボタンを押すだけで会議に参加ができる常設型のZoom Roomsなら、誰でも簡単に利用でき、接続トラブルを未然に防ぐ方法として最適と考えました。

理由３　ライセンス費用とユーザー数のバランスをとりつつ、全社員がZoomを利用できる

お客様から、全社員がＰＣから会議に参加する運用に切り替える案も出ました。しかし、Zoomのライセンスは個人に紐づくため、共用ができません。多くの社員を抱えるお客様にとって全社員へのZoomライセンスの配布は、費用面で大きな負担になることが想定できました。

そこで、ライセンスが端末に紐づくZoom Roomsを利用することで、一部の社員にのみライセンスを配布し、それ以外の社員はZoom Roomsから会議を開催・参加することで、誰でもZoomが利用できる環境が整うと考えました。

提案を通して、ツールが変わっても今までと同様の運用を維持しながら、社内外コミュニケーション活性化につながる新環境を構築できる見通しが立ったことで、弊社の提案を採用いただきました。

今回の一連の提案には、弊社がお客様のテレビ会議の運用状況を把握していたことが役立ちました。

弊社では、テレビ会議導入時から、社内ユーザーの様子をはじめ、導入されたシステムの情報や保守契約内容、弊社サポートデスクでの対応履歴など、お客様に関する情報を把握しています。

こうして、総務部・情報システム部の両部門に納得いただけるZoomとZoom Roomsの連携構成と運用案が完成し、導入に至りました。

運用開始から１か月後、導入後の経過を伺いました。

総務部からは、特に問題なく運用をスタートできたと感想をいただきました。弊社主導でZoom移行にあたっての勉強会を実施したことで大きな混乱もなく、お問い合わせも想定の範囲内で対応できているとのことです。

一方で情報システム部からは、時折音声が途切れたり、通信が不安定になることがあると報告を受けました。
早速弊社サポートデスクと情報を共有し、現地調査を実施した結果、ネットワーク負荷がかかり、接続状態が不安定になっていることがわかりました。Zoom RoomsだけでなくＰＣからの参加者数も増えたことで、想定以上にZoomの稼働率が上がり、社内ネットワークへのアクセスが増加していたことが原因でした。

調査結果と解決方法をお伝えし、ネットワーク環境を見直していただくことになりました。ネットワークが増強された現在は、不具合は解消され、問題なくご利用いただけています。

弊社では、「運用」と「ツール」は快適なコミュニケーション環境を作るための両輪であると考えています。

また、会議ツールは導入することがゴールではなく、運用を開始してからが本当のスタートです。導入時に決めた運用方法が常に最適ということはなく、社会が変化すれば会社の方針も変化します。その変化にあわせて今の運用方法が本当に最適なのか定期的に見直すことをおすすめします。その際は管理側の視点だけではなく、ユーザーの利便性を考えた運用を検討することが重要です。

今後も、社内のコミュニケーションツールは誰のためのものなのか、何のために利用するのかを念頭に置き、結果的に業務効率化につながるコミュニケーション環境をお客様と一緒に構築いたします。