RESOLUTION Vol.04
担当者たちの「苦労」から見えるオンライン会議運用見直しのポイントとは

下図グラフはオンライン会議ツール導入済み企業の担当者が、運用にあたって苦労した点をツール別にまとめたものです。

各グラフを見ていくと、いずれも、運用担当者がユーザーから一番問い合わせを受ける「使い方説明」や、問い合わせに対応するためにも管理者自身が把握しておく必要がある「操作方法」、「映像・音声品質が悪いクレーム」「繋がらないクレーム」への対応が上位を構成しており、担当者が運用にあたって対応することの多さを物語っています。

ユーザーがオンライン会議ツールの利用に慣れてきたことで、「苦労した点はない」担当者がいる一方で、過去３年間苦労した点の上位構成に大きな変化は見られず、担当者は同じ課題を抱え続けているようです。

担当者が運用で苦労している点がなかなか減らない理由のひとつに、ここ数年で起こったビジネスコミュニケーション環境の急激な変化が挙げられます。

これまでオンライン会議ツールの利用は、社内でも一部の部門に限られ、会議室に設置されたテレビ会議専用機からグループ単位で参加する方法が主流でした。

そのため、管理者のサポート対象は特定の部門の社員且つ、質問やトラブルの傾向も特定のものに限られることがほとんどでした。

そしてコロナ禍のピークが過ぎて、オフィス内の会議室とリモートワーカーをつなぐハイブリッド会議が浸透し始めると、グラフＣにもあるように、オフィス内の会議室からグループで会議に参加する際に「ＴＶ・プロジェクターとの接続や音声システムとの接続に苦労」するなど、新たな課題も発生しています。

変化し続けるコミュニケーション環境に対応しようとすればするほど増えてしまう担当者の負荷を軽減するには、課題や問題に直面した時に、解決に向けて一緒に取り組める相談先の存在がより重要になります。

もちろん、メーカーやサービスプロバイダーと連携して解決できる場合もあります。

しかし、トラブルの原因が製品・サービス側でなく、利用環境側にある場合、原因の切り分けはできても解決には至りません。

メーカーやサービスプロバイダーからのサポートだけでは、運用が成り立たないのが現状です。

このように、相談先と言っても、製品やサービスを熟知しているだけでなく、そのユーザー企業の利用環境を把握したうえで、ツール・運用の両軸でサポートできる相談先でなければ、オンライン会議の運用を維持することは難しいと言えます。

目の前で起きているトラブルを解決することも大切ですが、利用中のオンライン会議ツールでの運用継続を考えるなら、もう一歩踏み込んだ運用改善を検討したいところです。

世界規模の変化を経て、働き方やコミュニケーションの在り方など、企業ごとの方針や価値観が多様化する現在、オンライン会議ツール運用における正解も企業によって異なります。

ＶＴＶジャパンは、オンライン会議の管理担当者の「困った」を解決するためのスペシャリストであり、そのためのサービスを提供しています。

利用中のツールのトラブルや操作質問への回答はもちろん、その質問が多い理由や、その質問や要望が出た背景から、運用環境の全容を把握したうえで解決策をご提案いたします。

また、製品知識はもちろん、オンライン会議に関連する技術知識や、お客様の利用環境・ユーザー像の理解を組み合わせたワンストップでのサポートが可能です。

「自社の運用に利用中のオンライン会議ツールが合っていない」「ツール運用の問題を根本から解決したい」と感じているなら、是非弊社までご相談ください。